谈电子档案时代做好高校外事档案管理工作
白茵 孙宝辉
【摘要】当前我国的很多高校在交流上日益频繁起来，高校外事档案在很多方面都出现了非常显著的变化，同时也展现出了很多新的特征，在这样的情况下，高校外事档案管理工作的难度也有所增加，对管理人员提出了更为严格的要求。因此，我们必须要采取有效的措施保证其工作的质量和效果。本文主要分析了电子档案时代做好高校外事档案管理工作，以供参考和借鉴。
【关键词】电子档案；高校外事档案；管理
高校外事档案通常就是高校与国外机构或个人在学术交流、科研合作、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，是高校国际交流、对外合作的真实写照和凭证依据。在当前的社会发展中，高等教育的国际化趋势越来越明显，同时对高校外事档案的管理工作也有了更为细致的要求，所以采取有效的措施做好高校外事档案管理工作也成了当前非常重要的一项工作内容。
一、电子档案对外事档案管理的影响
1、储存的方式发生了变化 以往的外事档案管理过程中通常是针对纸质档案对其进行管理，，同时在工作中是根据长期工作所总结出的一些经验进行处理，在应用了计算机之后，电子档案直接被提供人写在磁盘上面，或者是将其直接拷贝到光盘上，在形成了一个完整的档案之后，技术人员可以对其进行共享。文件可以在产生之后根据实际的情况进行适当的调整，同时还可以反复的拷贝保存，在电子档案拷贝之后就一直都需要这种设备进行处理，人们借助这种技术和设备来对数据进行全面的处理、还原和识别，这样一来就无法判断档案资料的原始性，此外，电子档案在长期保存的过程中会受到很多因素的影响，需要有新的技术和新的设备对其进行处理。在归档的时候一定要采取磁盘或者是光盘的方式对其进行移交或者是处理，归档的具体范围也具有一定的复杂性。
2、分类方式的变化 因为电子档案信息和载体是相互分离的，档案实体的分类也可能会逐渐的演变成概念分类和整理，实体分类的过程中只能完全的展现同一种属性之间所产生的联系。这种操作方式在手工操作的方式中是比较适用的，但是在电子档案数量猛增的时代文件的形式和内容的基本特征都产生了非常显著的变化，同时电子文件具体的位置也可以根据需要进行适当的调整，同时，其还可以在不同的载体之间实现移动和转换，但是内容上是完全一致的。电子档案通常可以借助计算机系统进行更加全面迅速的整理，同时它也不再需要对其进行实施纸质文件的整理程序不需要对档案进行分类整理，同时用户也可以按照不同的需要使用自动化系统对电子档案进行有效的处理。
二、电子档案与纸质档案的外事档案管理
按照当前的档案管理技术和档案管理条件，纸质档案和电子档案有着不同的特点和作用，所以二者处于并行不悖的状态，但是二者在管理过程中关注的内容有着一定的不同。电子档案应用的过程中信息传输处理以及开发利用等多个方面都存在着非常显著的优势，和纸质档案相比，电子档案的效率和传输的速度便捷性都存在这女非常明显的优势，所以如果要提高档案管理的现代化水平，对档案信息资源进行更加充分合理的应用，我们就需要采取有效的措施发展电子档案。但是从当前的发展形势来看，完全实行无纸化办公还需要一定的时间，此外，一些非常重要也非常关键的档案还不能完全的实现无纸化办公，在这样的情况下，电子档和纸质档案管理都不能完全代替彼此。所以他们之间是相互借鉴也是相互影响的，它们也都在经历着些许的变化，二者如果能够以合理的方式去叠加和混合，就可以保证二者在融合的过程中可以更好的体现其自身的优势，同时还在融合的过程中形成一套相对较为合理的文件管理方式和体系。在纸质档案和电子档案管理过程中，我们可以按照电子档案的关系将纸质文件分成三大类，一类是先于纸质文件而出现的电子档案。一类是未生成电子档案的原始文件。最后一类是本级接收的纸质文件。在实际的工作中，我们需要对需要形成电子档案的纸质文件进行分析和判断。同时还要将其录入计算机，之后还要对其进行编号处理。这样就使得纸质档案和电子档案之间能够形成非常紧密的联系。在移交的时候需要将电子档案和备份的纸质档案一同上交，这样就使得电子档案的安全得到了非常好的保证。现代文件管理得流程和传统的档案管理流程有着非常大的差别，一方面它要充分的保证电子档案管理的质量，同时还要对纸质档案进行有效的管理。为了更好的保证二者的管理质量，现代文件管理的过程中也要注意档案之间的统一性，所以对电子档案和纸质档案的管理中，我们需要对其进行有效的处理。
1、同步归档 对收到的或者是形成的纸质文件进行全面的核对之后按照要求对其进行归档，电子档案在保证其符合归档的规定之后，将其储存到一个特定的计算机硬盘或者是档案数据库当中，同时还要标记归档图标。
2、同步鉴定 在电子档案鉴定中最好的一种状态就是采用计算机进行后自动化的鉴定，同时还要根据实际情况制定一个管理期限表，将其直接归入到管理系统当中。管理系统在运行的过程中根据保管期限表当中的要求对档案的保管期限进行全面的判断。纸质档案鉴定的过程中我们可以根据具体的要求对其进行鉴定，在鉴定之后可以对其进行归档处理。
3、同步整理 将纸质文件和电子档案整合到一起，这样就使得二者的档号和著录信息完全相同，所以在整理纸质档案的过程中，电子档案的整理工作也可以同时进行。
4、同步利用 在对文件进行查阅处理的时候，我们可以按照同一个著录信息对纸质档案和电子档案进行检索处理，主要提供电子档案信息，如果需要纸质档案，我们可以按照相同的档案编号找到文件，这样也就使得档案利用的效率得到了显著的提升，减少了不必要的档案磨损问题，对档案内容的长期保存有着十分积极的作用。
三、保证电子档案原始性的措施
1、加强电子档案制作和管理人员的管理 人是活的因素，易受外界影响，任何一个好成分，在没有管理要求的情况下也会逐渐懈怠甚至可能变坏。明确具体管理措施，不断地提高电子档案制作者和管理人员的责任心，使档案人员树立一丝不苟的工作作风，精益求精的技术水平是保证电子档案原始性、真实性的根本措施。
2、完善电子档案管理的记录系统 纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子档案形成后因载体的转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，每一份电子档案都应建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，以保证电子档案的原始性和真实性。
四、结语
当前，电子档案已经成为了一个非常重要的发展趋势，但是外事档案的管理有一定的特殊性，纸质档案还不能完全的退出历史舞台，为了更好的提高档案管理的质量和水平，我们必须要采取有效的措施保证外事档案管理的质量，这样才能更好的顺应时代的发展和变化。
参考文献
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