如何做好特殊资金管理

    王静

    

    摘 要 在企业的日常运行中，特殊资金往往因为业务发生频率较低容易被忽视。本文从特殊资金的定义及重要性、职责分工、管理措施和注意事项四个方面，阐述如何做好特殊资金管理，以期提高对特殊资金的认识，提高特殊资金管理水平。

    关键词 特殊资金 管理 内部控制

    一、特殊资金的定义及重要性

    《关于开展中央企业“小金库”专项治理工作的通知》（国资发评价〔2010〕107号）出台后，经过“小金库”治理发现，很多企业存在特殊资金（资产）。

    《关于加强中央企业特殊资金（资产）管理的通知》（国资发评价〔2012〕6号）中对特殊资金（资产）的范围作了详细的界定。企业通常涉及的主要有以下几项，即工会经费、党团经费、年金、实行行业管理尚未移交社保部门的社会保险资金、企业虽不拥有所有权但承担资金安全管理责任的资金，以及企业所有但尚未并表的各类资金。

    特殊资金种类较多，管理责任分散，业务发生频率较低，容易被忽视。一方面，如果管理不到位，特殊资金就容易变成“小金库”或者被用来进行高风险投资，甚至被挪用;另一方面，特殊資金作为审计重点关注事项，几乎成为了必审严查项目。所以，企业从上至下一定要提高对特殊资金的认识，将特殊资金的安全重视起来。

    二、特殊资金管理职责分工

    在以前，特殊资金往往在一个部门运作，开展业务组织活动的部门也是进行收支的部门，只不过经过部门里多个岗位的审批才能完成。

    现在，从内部控制的角度出发，特殊资金的管理应当在明确管理架构的前提下，采取不相容岗位分离的原则，可以将事权和财权进行分离，达到相互牵制，专业规范管理的目的。

    明确特殊资金管理架构，是为了明确责任主体和各部门职责。

    特殊资金的管理机构是责任主体，其法定代表人或负责人为第一责任人。例如，工会经费责任主体是工会，党团经费责任主体是党建部门，年金、实行行业管理尚未移交社保部门的社会保险资金责任主体是人力资源部门，其他各类特殊资金根据法律关系及资金权属确定责任主体。

    责任主体负责事权方面，对特殊资金经济业务活动的真实性、合法性、合规性负责。组织制定并颁布本类特殊资金财务管理制度，组织编制、审定、控制和执行分析特殊资金年度预算，通过资金管理系统监控特殊资金账户收、支、余额情况，按照制度规定履行特殊资金收支审批程序，提供真实、完整、合法的原始凭证给财务部门进行会计核算，负责签署特殊资金财务报告，负责特殊资金实物资产管理（现金除外），对本类特殊资金财务管理负最终责任。

    财务部门负责财权方面，对特殊资金现金流管控、会计处理的专业性和规范性负责。协助责任主体制定特殊资金财务管理制度，将特殊资金账户纳入资金监控系统，对特殊资金银行账户、货币资金及印鉴进行日常管理，审核责任主体提供的原始凭证，并按照国家和该类特殊资金会计制度进行会计核算，对特殊资金收付的合规性进行审核并办理收支，编制特殊资金财务报告，进行固定资产价值管理，进行现金实物管理。

    三、如何做好特殊资金管理

    （一）机构合理配置

    以前由一个部门运作的特殊资金，按照以上的管理职责分工需要移交的，应做好移交工作。要明确交接基准日，移交方完成基准日前的账务处理资金收付等工作，移交资料应由双方签字确认，还可以经过审计部门审计以明确责任。

    除了将特殊资金按事权财权分离进行部门分工而外，部门内部也要按照不相容岗位分离的原则配置，不能由一人办理业务全过程，将授权、签发、核准、执行、记录人员分开，还要进行必要的亲属回避。

    （二）完善制度，规范流程，加强内部控制

    应该在符合国家规定的基础上，制订特殊资金管理办法或实施细则，对特殊资金日常收入业务、支出标准、结余使用和管理、固定资产采购、入库、变卖、报废、盘盈盘亏、折旧计提、投资运作、预决算、报告披露等事项，从经办、审批、授权、决策、监督检查到责任追究等流程进行规范。特殊资金管理办法或细则还应包括大额资金支出集体决策或联签制度。

    （三）严格账户、账簿、收支管理，确保资金安全

    特殊资金应纳入企业资金管理系统进行监控，按精简必要原则设置账户，清理冗余账户，专户存储、专款专用、独立核算。为特殊资金设置会计账簿，按照国家规定及特殊资金特有的会计制度，设置账簿中的会计科目。以真实的经济业务活动为基础，以取得的合法有效的原始单据为依据，以按照特殊资金管理办法或实施细则履行完审批手续的资料为附件，进行账务处理。特殊资金不得“坐收坐支”，不得随意拓宽特殊资金的来源渠道，不超范围、超标准开支。

    （四）资产、往来定期核对清查

    严格货币资金管理，减少现金收付及库存，严格按照国家规定的现金开支范围和开支限额明确特殊资金、现金使用范围及限额，并按规定开展现金盘点。严格备用金借支管理，建立必要的登记制度，定期督促备用金归还和冲账。建立固定资产卡片并明确保管地点和保管责任人，定期进行固定资产账实核对。

    （五）定期报告及审计

    按月编制特殊资金银行存款余额调节表，财务人员及主管领导应核对审批签字。根据特殊资金性质及制度要求，定期编制财务报告，如有必要可聘请专门的中介机构对年度财务报告开展审计。应将特殊资金纳入企业内部审计或专项检查范围，有计划地组织审计或检查。审计检查应重点关注特殊资金收缴、支出的规范性和投资经营的风险，检查内控制度的执行情况及业务操作的规范性，及时发现存在的突出问题和主要风险，并负责督促整改。应自觉接受有关部门和职工群众的监督，按照国家规定向有关部门定期报告，可以根据特殊资金的性质采用公示的方式提升资金使用管理透明度。

    四、特殊资金管理中的注意事项

    （一）发票信息

    特殊资金与企业日常业务报账使用的发票，信息是不同的。例如，X企业日常业务报账发票购买方名称为X有限责任公司，而X企业工会报账发票购买方名称应为X有限责任公司工会委员会。经办人员在办理特殊资金业务时，要注意给开票方提供正确的名称，财务人员办理特殊资金报账时应注意审核。

    （二）银行账户信息

    特殊资金是单独的账户，与企业日常业务的账户不同。经办人员从特殊资金借支备用金后，归还未用完的备用金时，应注意存入特殊资金账户。

    （三）支出标准

    同类型业务活动，特殊资金报账的支出标准不应高于企业日常业务报账标准。例如，企业员工出差参加工会培训，在工会报销差旅费的标准不应高于员工日常出差工作的标准。

    （四）财务共享中心的特殊资金管理

    现在很多企业设立了财务共享中心，虽然账务都由财务共享中心处理，但不同单位的特殊资金仍然需要单独设立账簿，进行独立核算。虽然单位不同、账簿不同，但是同一类的特殊资金应使用相同的会计科目，同一业务记录为同样的会计分录。不过，在报账时，财务人员应注意根据各个单位的报销标准进行审核。

    五、结语

    特殊资金不应因为名称特殊、不经常发生就“特殊”对待，应该与企业日常业务一样进行严格的管理和监控。要切实做好特殊资金的管理分工、制度完善和落实执行，做好特殊资金的管理。

    （作者单位为贵州电网有限责任公司）

    参考文献

    [1] 张岩.集团公司资金管理探索[J].财经界，2020（07）：15-16.

    [2] 杨娟.基于风险防范的国企资金管理体系的构建[J].财经界，2020（24）：36-37.

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