科技馆展品信息管理系统设计研究

    王学旗

    

    

    

    [摘 要]为实现科技馆展品基础信息分类统计，运营维护工作协同高效，备件管理科学规范，完好率数据准确全面，依托信息化技术，研究设计一套展品信息管理系统，该系统的功能涵盖展品基础信息、展品巡检、展品报维修、展品维修知识、展品完好率、展品备件、展品车间等多方面的管理。同时，对系统的实际建设提出建议。

    [关键词]科技馆 信息化展品运维 系统设计

    [中图分类号]G245

    [文献标识码]A[文章编号]10019596（2020）050056-05

    科技馆是以展览教育为主要功能的公益性科普教育场所。近年来，随着我国科普事业的蓬勃发展，科技馆如雨后春笋般建立起来。截至2018年，全国“达标”（符合《科学技术馆建设标准》）的科技馆有244座，在建的尚有100多座[1]。展品是科技馆普及科学知识、开展教育活动的载体，通常具有较强的互动性，积极鼓励观众亲自动手探索。展品经过长期运行会出现外观磨损、机械松动、电控损坏等故障现象。为了保证观众的参观质量，对损坏的展品进行高效的维修十分重要，而展品维修涉及故障报修、备件采购等诸多环节，这些环节的处理方式与效率对维修工作有重要影响，为此，本文设计一套展品信息管理系统，用于协调科技馆展品运维工作。

    一、展品信息管理系统需求分析

    目前，科技馆展品运维管理有以下几方面需要提高：①展品报维修缺乏统一规范的流程。展品损坏时，运行人员通常以电话、短信或者微信的形式通知维修人员，展品修复后，维修人员以同样的渠道反馈给报修人员，这种沟通途径虽然快捷方便，但缺乏规范性，无法形成统一的展品报维修记录，无法对展品的维修次数及维修人员进行统计。②展品维修知识与经验缺少传承。展品维修通常需要专业的知识技能，也需要经验的积累。展品损坏时，维修人员通常急于对展品进行快速修复，而对维修过程中所使用的方法与技能，则很少进行总结。这些方法与技能，对后续的维修人员有着重要的参考价值[2]。③人工统计展品完好率，难以获取展品的实时状态。展品完好率是反映展品运行情况、衡量维修质量的指标。人工统计完好率虽然在一定程度上能够反映出展品的运行情况，但要随时掌握展品的运行状态，人工方式则较难实现。④备件采购缺乏大数据支撑。展品维修人员通常会对展品设备采购一定数据的备件，以便损坏时能够及时更换。但如何确定备件的采购频率与采购数量，在没有长期可靠的数据支持下，较难做出科学决策。这些问题，在移动互联技术高速发展的今天，可借助信息化手段，通过提升展品运维管理方式和转变管理理念来解决。

    二、展品信息管理系统功能设计

    展品信息管理系统总体功能如图1所示，包含展品基础信息管理、展品巡检管理、展品报维修管理、展品维修知识库、展品完好率管理、展品备件管理、展品车间管理以及系统后台管理等方面，每一个管理模块又分别包含了不同的子功能。系统分为PC网页端与移动客户端两种类型，网页端涵盖上述的所有功能，移动客户端主要用于展品巡检、各流程的发起、审批以及完好率数据查看等，因此只包含随时需要使用的功能。展品信息管理系统PC网页端与移动客户端共用一套数据库系统PC者的操作数据相互同步。

    （一）展品基础信息管理

    展品从最初的概念设计到进入场馆运行，会逐渐被赋予特定的“身份信息”，并存在于整个展品的生命周期中。展品基础信息包括展品名称、资产编码、位置、重量、电压、硬件、软件以及制造商等。展品基础信息是整个系统建设的基石，同时也可依据基础信息的具体属性开发出十分有用的功能。

    1.展品硬件统计。科技馆展品硬件包含计算机、电视机、显示器、投影机等设备，不同展品的设备型号及数量有所区别。将这些展品硬件信息录入系统中，通过设置相应的查询字段，使用时将能够快速统计出某型号设备的数量或所用展品的型号。

    2.展品软件管理。展品在移交科技馆运行时会附带展品的图纸、软件等资料。将电子版图纸与软件备份以展品为单位分类存储在系统中统一管理，能提高展品资料管理的规范性与完整性。在展品维修时，若想安装某展品軟件，可直接在系统中进行下载，同时，展品维修人员也可将平时发现的有利于展品维修工作的软件分类存放在系统中。

    （二）展品巡检管理

    展品运行人员一般会在开馆时对所有展品的开启及运行情况进行一次巡检，也称作给展品“打卡”。展品巡检是展品日常运行工作的重要组成部分，巡检能够从宏观上把握展品的运行情况，做到心中有数，同时也可及早发现展品故障，迅速通知维修人员处理，保证当天的参观质量。展品巡检管理功能包括巡检、巡检审批、巡检查询三方面，巡检时，如果展品运行一切正常，则在系统上点击确认，代表已巡检;如果展品有故障，可进行报修;巡检负责人通过审批、查询功能对巡检工作进行管理。由于巡检时间相对有限，展品的巡检功能设计需遵循简单、易用原则。

    （三）展品报维修管理

    展品报维修是展品信息管理系统的重要功能之一，报维修流程如图2所示。

    科技馆展品损坏时，展厅运行人员通过移动客户端或网页端填写展品的损坏内容及损坏百分比，发起报修流程。损坏百分比是根据展品所包含的设备数量以及损坏部分对展品运行的影响因子综合确定的[3]，通常需要提前设定。运行人员报修后，系统将报修信息发送至运行负责人进行审核确认，当然此处可灵活设置，如损坏率≥50%的报修单需要运行负责人审核，损坏率<50%的报修单可无需审核，直接到达展品维修人员手中。维修人员接单后，进行相应的故障处理，处理过程中，维修人员可以随时通过系统发起设备采购、入库、出库以及退库操作。故障处理完成后，由接单人员填写相应的维修内容及维修人，提交给报修人员进行修复确认。在展品报维修流程的每个节点，系统都可发送信息，提醒工作人员及时响应。

    （四）展品维修知识库

    科技馆展品具有唯一性，展品的展示内容与实现形式各不相同，且随着科技的发展，展品所使用的设备类型也越来越多，维修人员需要不断学习与借鉴，才能更好地完成维修工作，因此展品信息管理系统有必要设计一种分享展品维修技能、方法与经验的共享平台，即展品维修知识库[4]。展品维修知识库从用途上可设计为两部分：一是公共留言平台，用于日常维修业务的交流与信息共享;二是针对每一件展品的留言功能，用于记录展品的日常维修方法、紧急情况下的应急预案等。

    （五）展品完好率管理

    展品完好率是记录与衡量展品运行完好程度的量化指标，对展品运维工作有十分重要的意义。单件展品运行完全正常时，完好率为100%，部分功能损坏时完好率相应降低，如果展品的损坏部分完全影响了展品内容的展示，则此件展品完好率为0。展品的完好率可分为实时完好率与历史完好率，实时完好率反映展品此刻的运行情况，可按照展馆、展厅、展区、展品设计不同的统计维度;历史完好率是展品历史某段时间的平均完好情况，可按照时间与空间维度进行二维统计，如空间维度按照展馆、展厅、展区、展品分类，时间维度按照年、季度、月、天分类。展品的损坏比率从运行人员报修或运行负责人对报修信息审核通过时开始计算，直到展品维修完成，完好率恢复至100%。

    （六）展品备件管理

    科技馆展品维修工作需要预先准备一定数量的备件，以便提高展品的维修效率。展品备件采用精细化的管理方式，从采购、入库、出库，到更换设备的退库，每一环节都需要严格的申请及审批程序，确保备件管理的透明、规范。

    科技馆展品备件种类繁多，采购时需从参数、价格、质量以及时效性等多方面去衡量，做出有利于展品运行的采购。展品信息管理系统的备件采购需填写用途、物品名称、型号、单价、数量、总价、供应商等信息，然后提交至管理者逐级审批。采购申请过程是透明且不可逾越的，纵使采购设备的总价较低，也需要按照规范的流程去操作执行。

    展品备件采购完成后，需对所采购的物品进行入库，入库时必须关联对应的采购单，将入库信息带入，然后由库房管理人员进行信息确认，确保采购的设备与信息相对应。维修人员需要使用展品备件时，在展品信息管理系统中查看是否有所需的备件，如果有，可提交出库申请，填写备件信息、用途及所需的数量，然后由库房管理人员进行审批，审批通过后将备件交予维修人员。同时如果有更换下来的设备，也需要进行退库处理。退库的设备一般分为可重复利用的设备与完全损坏的设备，可重复利用的设备需要重新进入备件库，完全损坏的物品则归纳到废品库中。库房管理人员可对备件库存数据进行定期盘点，为采购提供依据。展品备件管理的完整流程如图3所示。

    （七）展品车间管理

    科技馆展品维修通常配备有机床设备车间，在维修过程中，对于损坏严重的展品，维修人员需要申请返回车间，由专业人员进行大型维修作业。为将车间的展品作业流程化，展品信息管理系统单独设计了车间管理功能。车间人员接单后，按照实际的维修工作，定期在系统的车间管理模块中更新进度信息，方便申请人查看;作业完成后，通过系统将完成信息反馈至原维修人员，原维修人员继续进行后续工作。

    三、展品信息管理系统开发建议

    展品信息管理系统能够改善科技馆展品运维流程，提高展品维修效率，规范展品设备管理。通过引入实时完好率，能及时、准确地反映展品当前的运行状况;通过展品维修记录和完好率統计查询，能够多维度分析展品故障及运行规律，辅助领导决策。展品信息管理系统包含的功能较多，流程复杂、数据量大，因此在设计过程中要注意以下问题。

    （一）重视PC网页端与移动客户端操作界面的友好性与易用性

    展品信息管理系统建设的核心是功能，在功能实现的基础上，要充分考虑系统的友好性与易用性，界面设计需要美观大方，可操作性强。

    （二）注意系统查询统计的流畅性

    展品信息管理系统每天会记录大量的完好率数据与报维修信息，在查询完好率时，系统要对数据按照时间与空间维度进行筛选，并按照完好率公式进行大量计算，因此系统的运行速度要有保证。

    （三）在规范性的前提下提高便捷性

    展品信息管理系统强调流程管理的规范性，但同时也要求操作的便捷性。规范性与便捷性之间并不矛盾，可通过充分优化系统结构细节，在保证规范的前提下提高操作效率。

    参考文献

    [1]刘奕，秦伟，胡坤.馆企合作创新展品的思考与实践[J].自然科学博物馆研究，2019，4（2）：29-36，88.

    [2]张鸿起.对科技馆展览教育工作的体会与思考——关于展品的管理[M]//科技馆研究文选（2006-2015），2016.

    [3]裴媛媛.科技馆展品完好率统计方法初探[M]//科技馆研究文选（2006-2015），2016.

    [4]蔡文东，龙金晶.知识管理在科技馆发展中的应用研究——以中国科技馆为例[J].科普研究，2010，5（4）：51-57.