行政机关文书档案运行模式的不足与对策

    孔红霞

    我国行政机关的文书档案基本处于半封闭状态，对机关和系统内部提供利用。档案法规定经过上级机关的同意，机关档案室可以对外提供利用，但由于手续的繁琐和受保密观念的影响，极少对外提供利用。

    1? 机关文书档案运行模式的转变

    通过电子政府这个信息平台，机关的部分现行文件及半现行文件通过文档管理人员信息存储和输送，文件利用在电子政府网站上得到实现。但部分内部文件，如会议记录、工作笔记、任免、奖惩等文件;专业性文件，如诉讼档案、商标档案、专利档案、科研档案等这些文件具有机密性，或涉及知识产权专利等问题，需要有所控制，不适宜在政府网站公布，只能直接归档，根据特别的申请提供有针对性的利用。

    2? 机关文书档案运行的新模式

    首先，文件接收者被提到重要地位上来，文件接收者可以随时上网或到机关档案室查阅需要执行的现行政策法规，与个人相关的如行政裁决文件等针对性较强的文件，可以依公民申请由机关档案室提供。

    其次，“档案馆在收集、集中政府机构现行文件的基础上，以政务信息公开为基础任务，方便社会各界，特别是普通公民查询、了解政府在社会事务管理方面现行政策法规的内部机构”。

    最后，设立政府网站，主动公布要求得到普遍遵守和执行的规范性、政策性文件。机关档案室承担对外开放服务，不再单独设立网站，可以在政府网站上设立栏目，协助维护政府网站的运行，及时对政务网站上的文件信息进行鉴别，删除过期或已经存档的信息，对利用者有关问题提供凭证和具体细节。

    机关单位形成文件后，文件有三个走向：一是文件直接从形成者到接收者，解决文件所针对的问题。二是有约束力的规范性、政策性文件登录到政府网站

    公布实施;三是直接归档的涉密或涉及知识产权、专利问题文件，不适宜公示。

    政府网站、机关档案室、档案馆，为政府和公众之间提供了交流互动平台，这样有利于收集公众意见、建议，接受公众监督，加大政府决策的透明度，使文件运行周期性得以扩展和深化，实现文书档案的利用价值。新模式是对旧模式的改造和扩展。

    3? 机关文书档案运行新模式的实现机制

    一是认识上到位。这就要求机关文档工作人员转变观念，主动掌握新知识、新技能，提升服务意识。

    二是尊重公民知情权。保障民众知情权是“公民行使一切民主自由权利的基本前提”，政府承认人民自主权的一个基础是对信息的掌握，信息是决策基础和权衡标准，我们要尊重和重视文件接收者的知情权。

    三是实现文档一体化管理。文档一体化管理是指借助计算机网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥最大效能，确保机关文书档案高效利用，一体化将打破文件、档案的界限划分，实现文档运行环节的优化重组。

    四是机关档案室要协助维护政府网站。政府网站要经常更新，保证其发布最新的政务信息，机关档案室要协助维护政府网站，对网站信息进行及时补充和价值鉴别。

    五是相关法律法规的修订。我国在文档信息公开方面，还没有相关法律文件可以参照执行。《档案法》应尊重民众信息知情权，就机关文书档案的利用价值作出修订。

    总之，机关文书档案利用的新模式是机关档案工作发展趋势，它不仅适应电子政府和政务公开的发展和运行，符合文件生命周期规律，机关档案室作为半现行文件的集中地，要为档案馆积累史料，为机关内外提供利用服务，还要为政府网站提供现行文件信息，充分实现文书档案的利用价值。

    （作者单位：驻马店市中心医院? 来稿日期：2015-08-15）