研究AI技术在高校档案管理中的创新性应用
李薇?孙康燕
摘 要：研究AI技术在高校档案管理的目的是，使档案管理更加适应当今用户的需求，采取信息化、云数据、大数据等措施运用与档案管理工作，结果是能够辅助工作人员优化档案管理方式，提升档案管理工作的准确性及创新性，采用自动化、无纸化、信息化的方式提高负责档案管理工作人员的工作效率，并能迅速满足用户对档案的调取，并能够给用户提供更多的相关档案帮助用户进行个性化的资源供给，AI技术在高校管理档案中能够起到，学生及教师随时随地无任何时间和空间限制的调取所需档案，能够降低检索档案及运输档案的时间成本，因此AI技术能够很大程度的帮助高校管理好自己的档案。
关键词：AI技术;高校;档案管理
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.038
传统的高校档案管理以及无法适应当前高度信息化的社会，当今社会信息化、大数据、云计算的出现使高校档案管理在档案精准度，安全性上得到了更高的提升。
1 AI技术概述
AI技术，中文名叫人工智能，它的作用是模拟人类智力，拓展人类行为能力的技术手段，也是提供一种未来发展的可行性目标，是一项新的科学技术。AI技术正是试图通过模拟人类的智能来提高人类的工作效率，帮助人类更好的适应新的环境，提高人类与工具的契合度。
AI技术需要经历三个阶段，实现问题求解是第一次，代替人进行部分逻辑推理工作的完成，如机器定理证明和专家系统。智能系统能够和环境交互是第二次，从运行的环境中对信息进行获取，代替人进行包括不确定性在内的部分思维工作的完成，通过自身的动作，对环境施加影响，并适应环境的变化，如智能机器人。第三次是智能系统，具有类人的认知和思维能力，能够发现新的知识，去完成任务，如基于数据挖掘的系统。目前AI技術有一个突出的关注点，就是数据挖掘，数据挖掘就是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的实际应用数据中提取隐含在其中的、人们事先不知道的、但是又潜在有用的信息和知识的过程。数据挖掘和知识发现的研究目前已经形成了三根强大的技术支柱：数据库、人工智能和数理统计[1]。其中数据库就可以很好的帮助到高校档案管理，通过AI技术整合所需要的数据辅助工作人员进行审核、统计和筛查，可以极大的提高效率，提高准确率，降低时间成本。
2 高校档案管理现状
高校档案管理，是整个高校系统对于学生等信息内容的源头，作为高校的信息源，档案管理在高校一直是重要内容，档案管理是否清晰明了，是否精准无误等都对于高校的具体发展起到很大的作用。由于近几年来，我国的高校一直在扩招，为了实现高等教育普及化，高校学生数量越来越多，导致高校的档案信息量大量增加。不仅如此，在大数据时代，各种信息不仅仅以文字的形式呈现，视频、音频、数据和文本等都成为档案的表现形式，这就使得高校的档案信息数量和种类急剧增长。大数据时代的一个最突出的特点就是每时每刻数据的增长都极为快速，对于高校来说也是一样，档案管理的数据在不断增多，因此，传统的档案管理手段和方法已经难以满足大数据时代的档案管理需求。当前时代，人们要从海量的信息中得到自己需要的信息难度有所增加，并且要确保信息的可靠性和真实性才能为自己所用。对于高校的教师和学生来说，档案具有原始性和权威性，是师生都非常认可的信息，具有非常高的利用价值，因此大数据时代背景下高校档案价值大幅提升。随着社会的不断进步和高校的不断发展，高校更加重视自身的发展历程相关信息的保存，而对于学校的师生来说，他们对国家的政策法规以及学校的政策法规需求非常大，迫切想要了解最新的政策动态，这些都大大增加了高校档案管理的工作量，高校档案信息需求表现出多元化的趋势和特点。当前我国已经步入了大数据、信息化、智能化时代，以及高校数据急速增长阶段，传统的档案管理方法及管理模式已经不能完全满足当前时代的数据管理要求，因此当前时代对高校数据管理有了新的观念。高校档案管理观念发生了一定的转变，在传统的高校档案管理中，档案管理的主要内容是收集档案、整理档案、保存档案和利用档案，档案人员在正式开展管理工作之前，会先对档案的实际价值进行预判，结合相关的法律法规来预判档案的价值，事先确定好档案保存的方式和时间，然后才会正式开始档案管理工作，并且很多时候需要提出对应的服务需求之后才会开展进行档案管理。在大数据时代的背景下，传统的档案管理模式已经无法满足现代社会人们档案的发展需求，各种计算机以及云技术等的发展，为档案储存提供了新的媒介，大数据时代人们的档案管理理念也发生了转变，不仅注重档案的收集、整理和储存等，同时，也越来越注重档案的利用功能和服务功能[2]。
当前传统高校档案管理已经无法完全适应当前激增的高校档案，因此AI技术的出现就可以极大解决传统高校档案管理中所遇到的普遍问题，帮助档案管理人员从以前的人工检验、分类核对、装订、编写编号等转变成利用AI技术分析数据、搜集信息、分类档案、数据存储，检查档案等，提高了档案管理人员的工作效率，增强了档案工作人员的工作兴趣。
3 AI技术如何创新性应用于高校档案管理
3.1 AI技术优化用户体验
在AI技术的辅助下，高校档案管理能够使得用户在丰富的档案资源中迅速找到所需要的档案信息，能够帮助高校师生高效率的学习和工作，由于AI技术不限制空间时间，因此能够满足高校随时调取和存档相关档案的需求，并做到对于管理者而言完全不受任何空间及时间的限制。同时由于AI技术能够电子化管理高校档案，充分运用大数据来统计高校档案，对高校档案进行分析和综合性的管理。AI技术可以使用各种语言文字识别功能，来对高校档案管理进行智能的分类和检索，这样就极大的帮助了高校用户，利用最少的时间精准找到所需的档案，极大的节省了高校用户的时间，提高了高校用户的效率。
3.2 AI技术智能搜集高校数据
高校档案管理。随着计算机技术和网络技术的发展，出现了大量的电子档案，这是一种“通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合”，它的爆炸式增长、广泛式分布为高校档案管理带来了极大的压力。电子档案的收集并不是简单的网络信息抓取，还要对收集来的文档进行“四性”处理，检查其真实性、完整性、可靠性和可用性。有些电子档案还是以图像、音频形式存在，则需要应用语音识别技术，将音像档案转换为文本，识别语言种类涵盖中英文语种和多种方言，便于之后档案分类和内容分析。有些档案因光线不足或逆光、雾霾天气、分辨率不足等因素导致模糊，可利用基于信号处理和深度学习的图像处理技术，为其提供图像低光照增强、去雾、超分辨率重建等能力，重建出高清图像[3]。
3.3 AI技术提高高校档案管理的安全性
在当前的时代，高校档案管理的安全性是非常重要的，是高校关注的重点，因此在高校档案管理工作中，需要得到各种技术手段的支持以确保每个档案的安全不能被影响和破坏，利用AI技术可以增强好高校档案管理对登陆人员身份的核实和认证，提高高校档案管理系统对登陆人员权限的监督和对相关登陆人员密码的审核和管理，及时发现异常登陆和非法下载等，及时保护高校师生的档案安全。
4 结语
高校档案管理作为高校的信息的本源，所以要重视高校档案信息的安全性以及档案信息的准确性，通过AI技术帮助高校档案建立好安全的管理模式，通过大数据尽可能提升高校档案资源数量及质量，高校档案管理能够在AI技术的帮助下提高工作效率，提高准确率，紧跟时代的步伐。
参考文献
[1]叶强，罗西海.人工智能AI的研究热点及其应用[J].集成电路应用，2018，35（02）：95-96.
[2]安丽君.高校档案如何在大数据时代进行管理创新[J].兰台内外，2020（26）：7-9.
[3]周凡.人工智能技术在档案管理中的应用[J/OL].卷宗，2019（12）：7-7.
