对通信光缆建设项目档案准确性问题的探讨

    田煜

    摘 要：准确性是项目档案质量的灵魂，对项目日后的维护、管理、改建、扩建等工作具有决定性影响。文章结合中国联通河南省分公司通信光缆建设项目档案管理及验收工作实践，对项目档案准确性的衡量标准、判别方法、保障措施进行分析探讨，以丰富项目档案管理经验，进而提升管理效率和效果。

    关键词：项目档案；准确性；标准；方法；措施

    由于通信光缆线路多属于隐蔽工程，受不可抗力、人为因素破坏后，抢修工作对通信光缆建设项目档案（以下简称“项目档案”）的依赖性很大，项目档案的准确性对其抢修效果往往具有决定性影响。项目档案准确性有无衡量标准？如何判别项目档案准确性？怎样在项目档案形成时保障其准确性？笔者结合项目档案管理及验收工作实践，进行分析探讨。

    1 衡量标准

    1.1 依据性。依据性是项目档案准确性的前提，项目建设的酝酿、决策、立项、可研等过程都不是随心所欲的，而是一个有理有据、环环相扣、严谨细致的过程，每一个建设阶段或专业都应有相应的批复文件、会议纪要、合同、协议等作为建设依据，以确保建设过程的合法性、合理性。因此，项目档案也必须真实反映这一客观过程，准确体现事物的来龙去脉，以避免项目成为无源之水、无本之木。

    1.2 完整性。完整性是项目档案准确性的保障，不完整的项目档案准确性便无从谈起。只有从立项到竣工投产各阶段，从线路、设备、工艺各专业都形成完整的项目档案，并满足以下三个条件方能称得上完整：一是归档文件应办理完毕，各项内容填写完整，不缺项漏项；二是载体形态完整，在确保纸质档案完整的基础上，查看照片、录音带、录像带、光盘等各种载体形态的档案资料，与纸质档案对应的电子文档，以及与项目有关的实物档案等是否完整；三是法定手续完备，项目档案的完整性不能忽视其印章、签字等法律手续，责任人的全称或通用简称、签字日期及签署意见不能随意省略，应清楚、规范、完整。

    1.3 一致性。一致性是项目档案准确性的核心，只有整套项目档案反映的内容与线路、配套设备、建筑物、构筑物、隐蔽工程等竣工时的实际概貌一致，并随改、扩建活动及时准确地进行相应变更和补充，与实物保持持续一致性，方能体现项目档案的准确性。具体来讲，项目档案的一致性体现在以下几个方面：

    1.3.1 设计文件与建设目标的一致性。建设目标反映项目建设单位的业务需求、投资额度、建设规模、预期效益等，设计文件应与建设目标保持一致，在设计说明、概预算、施工图等方面不应与建设目标出现较大偏差，除非建设目标发生变化，也不宜进行过多设计变更。

    1.3.2 招标文件与建设合同的一致性。投标单位只有对招标文件的全部内容进行点对点应答，并符合招标文件的要求，否则就不可能中标。因此，招标文件作为签订建设合同的重要依据，其内容应与建设合同的内容保持一致，除非根据《合同法》第七十七条双方协商一致可以变更合同外，不能出现背离招标文件实质性内容的合同。

    1.3.3 竣工文件与工程概貌的一致性。只有竣工文件与工程概貌保持完全一致，才能作为工程管理、维护、改扩建的依据，否则“如果图物不一，建筑物管理和维修就会瞎子摸鱼、到处碰壁、处处开挖，造成极大浪费，甚至造成断水、断电、断气和安全事故，造成重大损失”。[1]这种一致性体现在：①光缆、通信设备等的数量与设计文件标注的数量相一致；②设备的规格、型号、供应商、产地、批次与实际相符；③光缆、设备等的布放位置，相互间的方位关系与实际一致，做到图物相符；④各种主材、辅材的品种、质量、理化性能与效用同竣工文件一致，否则会造成实际使用寿命与设计寿命不符。

    1.3.4 财务决算与概预算的一致性。概预算是依据建设目标对投资额度的估算，在实际执行过程中可能存在一定的偏差，但误差率应控制在一定的范围内，不能有计划外支出、变相支出等不合理支出，投资额度调整应进行严格的审批，保持工程竣工决算与概预算基本一致。

    2 判别方法

    2.1 日期校验法。日期校验法是根据《企业内部控制基本规范》的要求，通过查看项目档案的成文日期，判断项目档案准确性的方法。其一是通过项目档案的成文日期判断建设过程是否违背正常建设流程，比如开工日期早于施工合同签订日期，试运行日期早于完工日期等，上述成文日期的相互矛盾，说明建设流程的相互颠倒和混乱，必将为项目档案的准确性埋下隐患。其二是通过项目档案的成文日期判断项目建设与档案编制工作是否同步进行，如果项目档案形成日期晚于对应的建设进度，说明项目档案的编制存在事后补缺的嫌疑，特别对于隐蔽工程来说，事后编制的项目档案的准确性将令人难以信服。

    2.2 按图索骥法。按图索骥法是指根据项目档案记录的某项内容判断与之相关联的其他内容是否完整、准确的方法。如根据设计变更通知单，去查看设计变更的依据及审批流程是否合理，施工文件是否做出了相应的修改，竣工文件是否与工程概貌一致等，根据线索判断与之相关的一系列项目档案的完整性、准确性是项目档案验收中常用的方法之一。

    2.3 重点排查法。重点排查法是汲取同类建设项目在档案准确性管理方面的经验教训，对容易出现问题的地方进行重点排查，并进行补充完善的方法。重点有以下几个方面：①隐蔽工程档案的准确性；②进行设计变更、施工组织方案调整的竣工档案的准确性；③有不良记录的参建单位形成的项目档案的准确性；④对涉及技术保密和专利内容的项目档案，因担心失密、泄密容易造成项目档案不完整、不准确；[2]⑤竣工测试档案的准确性，测试内容、方式、结果、人员、日期等应准确无误，不能随意简称或省略。

    2.4 竣工测量法。竣工测量法是对照建设项目竣工件中的相关内容，由设计、施工、监理及档案部门共同参与，对工程全部或部分内容进行验证的一种监督手段。实施竣工测量既验证了项目档案的准确性，又倒逼相关参建单位在编制竣工文件时做到图物相符，打消蒙混过关的念头。同时，形成的竣工测量档案又丰富了项目档案内容，提高竣工档案的内在质量，可谓一箭双雕，有条件的建设单位不妨一试。[3]

    3 保障措施

    3.1 法律保障

    3.1.1 标书事先约定。招标文件作为签订合同的重要依据，应设立专门条款对项目档案的完整、准确等质量指标进行约定，以避免双方签订合同时因额外增加项目档案质量要求而推诿扯皮，为运用法律手段把好项目档案质量关奠定基础。

    3.1.2 合同固化责任。项目档案的准确性主要在项目档案形成阶段，取决于项目档案形成者的档案意识、责任和管控手段，因此，通过合同条款固化参建单位在档案形成过程中的责任，并设置切实可行的管控手段，建立明确的责任追究机制，是实现项目档案完整、准确的重要手段。

    3.1.3 违约责任追究。为配合落实工程质量保证金制度，违约责任追究条款应具有可操作性，不能含混不清、模棱两可。笔者所在单位在合同条款中这样界定：“各参建单位形成的项目档案应完整、准确反映项目建设过程和工程概貌，如经甲方质监部门或第三方鉴定机构认定项目档案标注的内容存在一处与实际数量、规格、型号、理化性质等不符的情况，扣减其工程质量保证金的3%，发现三处以上的不予通过竣工验收，并计入不良信用记录。”

    3.2 制度保障

    3.2.1 “四同步”制度。为了赶工期和进度，很多施工单位在施工结束后为应付竣工验收集中编制竣工档案，特别是隐蔽工程在施工结束后再进行相关档案资料的编制，这种亡羊补牢的做法难免造成项目档案失真、失信，认真落实“四同步”制度是保证项目档案的完整和准确的重要手段。

    3.2.2 图纸修改补充制度。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，如果按施工图施工有变动的，符合杠改或划改要求的一般在原图修改，对于设计结构、工艺等重大变动或修改面积超过35%的应重新绘制竣工图。在项目改建、扩建、维修等活动结束后，应及时对竣工图纸进行补充、更新，有底图的也应进行相应修改，确保竣工图纸始终与工程概貌相一致。

    3.2.3 竣工文件五级审核制度。在项目档案管理中仅靠档案人员的力量无法确保其完整、准确、系统、安全的质量要求，实行五级审核制度管控效果明显。即竣工文件先由施工单位进行自审，然后提交监理单位全面审核，再由质监部门把关，之后提交专业技术人员审核，最后由档案人员从档案收集、整理角度审核后办理档案交接手续。落实竣工文件五级审核制度可以划清职责界面、明确各自责任、发挥各自特长，确保项目档案的完整、准确。

    3.3 组织保障。《工程建设监理规定》第九条规定：“工程建设监理的主要内容是控制工程建设的投资、建设工期和工程质量；进行工程建设合同管理，协调有关单位间的工作关系。”由此可见，项目档案质量作为工程质量的重要组成部分，监理单位负有重要的监管责任，充分发挥监理单位在项目档案形成过程中的把关、审核、监督、指导作用，并协调各参建单位落实项目档案管理制度，切实履行项目档案准确性方面的合同条款，有利于提高项目档案的完整率、准确率。强化监理单位在项目档案质量方面的监管责任，是确保项目档案完整、准确的重要组织保障。[4]

    3.4 倒逼机制。以“黑名单”制为盾牌，通过提高档案部门的话语权，把好建设项目档案验收关和档案交接查验关，并综合运用法律、经济、行政手段倒逼各参建单位在项目档案形成阶段，把其准确性放在突出位置，是确保项目档案准确性的重要途径。

    4 结语

    项目档案的准确性是评价项目档案质量的核心要素，通过源头治理、过程管控、后评价反馈机制，不断提升项目档案准确率，进而实现项目档案完整、准确、系统、安全的质量控制目标。

    参考文献：

    [1] 詹爱民.城建档案的成套性和准确性[J].城建档案，2011（7）：39～42.

    [2] 杨晖.浅谈科技档案的准确性[J].江苏通信技术，1994（2）：55.

    [3] 李省三，张建中.一项保证工程竣工档案准确性的补充措施——浅析实施工程竣工测量的作用[J].上海档案，1996（1）：48～49.

    [4] 宋黎香，浅谈建设工程监理与建设工程档案完整性、准确性的关系[J].云南档案，2007（3）：25～26.

    （作者单位：中国联通河南省分公司档案馆 来稿日期：2015-10-20）