新形势下做好高校档案工作的思考
张忠良
当下，全国档案界在中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》指引下，面对“互联网+”时代的到来，高校档案部门和档案管理人员将如何扬帆起航、创造事业的辉煌？这将是当前高校档案工作者最迫切的期盼。
1 新时期高校档案工作面临的形势和特点
高校档案工作正进入传统档案形态与电子档案形态的“双元并存”时代。当今是信息技术高速发展的时代，网络技术以及数字化技术的广泛应用使诸多领域的工作效率得到了很大程度的提升。在这个背景下，难以计数的电子文件出现在人们的视野之中，电子档案随之产生。档案的存储正在由传统的纸质存储转向如今的电子光盘、U盘之类的形式存储。电子档案与传统纸质档案并存，高校档案管理部门和档案管理人员一定要做好这一特殊时期的档案管理工作，保证传统纸质档案向数字化电子档案时代的完美过渡。
从传统纸质档案与现代电子信息的特点来看，这两种档案各具优势，各存不足，这一点不容置疑。在实际工作中，高校档案部门与档案管理人员只有尽可能地双向结合，扬长避短，才能保证档案管理工作高效安全。
（1）高校档案管理人员应当充分认识到高校档案数字化的必然趋势。电子档案从起草、修改、存储再到印发离不开计算机，极其便于修改、复制和转移，这一特点使得电子档案获得了以往传统档案系统无可比拟的开放性，也使得电子档案具有了极强的检索性，能够使档案工作走向社会，服务于社会民众。电子档案体系使档案信息用户无需亲自跑到档案管理单位进行档案信息借阅，摆脱了时空限制，在世界的任何地点只要有计算机即可实现目标档案的查阅。同时，数字网络在档案管理工作中的应用，使得档案管理进入一个全新的工作时代，大大提高了档案工作人员的工作效率。
（2）强化传统纸质档案的管理力度。传统纸质档案有着极强的稳定性、安全性、不可替代性。在法律意义上，传统档案中的字体、字迹、图像、印章等信息，有助于档案内容的鉴别，大学生在就业、升职、学历认证、留学等方面信息利用，有关部门都以高校档案部门纸质凭证作为依据采纳；传统的纸质档案可以作为法律凭证，有着电子信息不能比拟的法律效力，在司法实践中有非常的权威性，而电子档案因其转移方便使得其在这点劣势尽显。另外，传统纸质档案以纸张为主要存储载体，形式上简单直观，而且可识别性强，因此，在当前广泛倡导数字化档案系统建设的背景下，高校档案部门以及档案管理人员更须进一步强化自身的对于传统纸质档案的管理力度。
通过传统档案形态与电子档案形态的比较，我们对传统档案形态与现代电子档案形态有了进一步了解。在信息领域，任何先进的只是暂时的，所有的信息技术档案今后将不断地完善和发展。
2 突出高校档案部门的双重职能，强化行政管理
当前形势下，个别高校档案工作领导还不够重视，其部门的地位相对其他职能部门较低，可以用“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”来概括有些高校档案部门在高校中的地位。在学校组织的改革，档案部门位置往往削弱，只看到了它的服务功能，而忽视其行政协调、监督和指导职能。要把档案工作作为学校内部行政管理的重要部门，根据《档案法》及27号令《高校档案管理办法》赋予档案管理人员的职责，明确规定了高校档案馆（室）具有档案行政管理、档案业务管理与服务职能。因此，高校档案部门在积极做好档案工作的同时，要主动和学校领导沟通，得到主管领导对档案工作的支持。档案工作不仅是简单地做好归档、保管和利用，还要依法开展档案工作，“对所属单位的档案工作进行监督和指导”，同时还要“负责保管本校的档案”。高校档案部门应具有双重性，作为职能部门，负有“监督和指导”的职能；作为业务部门，具有“保管”的职责。因此，在学校工作中高校档案部门要理直气壮地强调所做档案工作的双重职能。
3 更新观念，促进高校档案工作创新
习近平总书记在2015年5月29日指出，综合国力竞争说到底是创新的竞争。要深入实施创新发展战略，推动科技创新、产业创新、 企业创新、市场创新、产品创新、业态创新、管理创新等，加快形成以创新为主要引领和支撑的经济体系和发展模式。足见“创新”对于事业发展、对于国家昌盛、对于民族复兴的重大作用。在高校档案管理中，创新同样有着举足轻重的作用。
首先，要更新档案工作人员的观念。由于传统档案管理模式，档案馆工作人员思想僵化，接受新事物、新方法迟缓，难以适应新的档案管理工作发展的新时代的要求。在新形势下，高校档案工作人员要与时俱进、更新观念，要把封闭保守的观念，转换成为积极创新的理念；把满足现状的观念，转换成为敢闯敢干、开拓进取的观念；把就档案论档案的单纯业务观念，转换成密切关注改革发展新情况，为学校和社会服务的观念；把被动利用档案资料的观念，转换成为主动创造条件为学校发展和一线师生服务的观念；将开展自己经验的档案工作理念，转化为社会和经济效益的概念；把因循守旧，无所作为变成勇于实践、大胆创新的理念。
其次是实现档案工作的创新。
①制度创新。有的高校档案管理体制和制度不够完善和健全，高校要依据《档案法》、《高校档案管理办法》，结合本学校的实际情况，制定出本校档案管理的规章制度和规范性文件，使高校档案部门对档案工作的开展有法可依，有章可循，从而使高校的档案工作步入法制化、规范化管理的轨道。
②机制创新。第一，高校档案工作要建立责任制，明确学校各级领导档案工作管理的职责。要把学校的档案工作纳入本校的议事日程。学校各部、系、院等职能部门相对也要建立档案工作管理的职能，各负其责，有了明确的档案管理职责，就能改变高校档案工作责任不明，进一步使学校的档案工作落到实处。第二，要建立和完善各项档案工作的程序、标准和规范的运转机制。第三，要建立健全学校档案工作机构，落实档案部门编制和人员，明确责任和权利，为学校档案工作的开展提供组织保证。
③工作创新。工作创新首先就是服务创新，档案人员应自觉服从和服务于学校的中心，在扩大服务领域的实践中，深化服务内容，优化服务方式，提升服务功能，积极拓宽档案工作为学校工作服务的渠道和领域。要以档案利用为中心，大力宣传馆藏档案信息，积极参与国际“档案日”宣传活动，不断拓展参与范围和活动内容。编制必要的检索工具；注意档案信息的二次加工和分析研究，搞好编研工作；收集和整理专题信息；充分挖掘、收集对档案价值的编制研究。
4 适应形势，加快高校档案工作现代化建设
①建立现代化的档案管理网络系统。现代高校普遍建立了完善的校园网，网络已经成为高校各类信息的传递中心。高校档案管理工作也要充分利用这一有利条件建立自己的网络管理系统，实现档案管理工作现代化。因此，第一步是建立一个网络采集系统，利用计算机网络建立一个可行的软件系统，建立档案信息存储在互联网上的网站，涵盖高校需要的所有档案材料。让学校有关人员可以随时利用相应的档案材料。其次是网络查询系统的建立，内容涵盖了所有的信息已经被存储，网络快速、准确地为学校的教师和学生提供所需的信息使用。这不仅将提高档案管理机构的效率，也有利于形成档案信息的收集、存储、处理、传输和利用，更好地为教学、科研、管理等服务，使档案管理网络成为学校档案现代化信息服务中心。
②实现档案管理办法和手段的现代化。高校档案馆（室）应尽可能配备齐全的现代化设备，实现档案部门计算机管理。设置科学的文件编号系统、编排系统、归档系统。广泛应用更多更好的计算机管理软件，实现信息交换网络、咨询业务情报、档案管理、档案工作程序规范化。应用光盘技术和微编技术扩大信息存储量，配备现代化设备必要的摄影、录音、录像、扫描和复制，使档案能更好地为学校的改革和发展服务。
5 提高自身素质，建立一支稳定的档案工作队伍
在传统档案形态与电子档案形态的“双元并存”的时代，对档案管理人员提出更高的要求，要做到五个适应：知识结构要适应，人员配备要适应，管理理念要适应，工作能力要适应，服务态度要适应，造就一支专业的复合性人才队伍，担负起传统纸质档案与电子档案并存时代的档案管理重任。
（作者单位：郑州铁路职业技术学院 来稿日期：2015-10-16）
