油田档案管理工作观念和方法的创新

    高雯　代达琪　张广凤

    1 油田档案管理的意义及目的

    档案是一个组织或企业发展的详细记录，是油田企业管理系统不可或缺的部分，对企业未来的发展意义重大。新项目的启动、新油井的开发依赖于以往的经验，档案记录了企业各项工作内容和工作总结，对油田企业的快速发展有着推动作用。因此，档案不仅要有翔实的记录，而且要能准确地调出使用，这样才能实现档案的价值。笔者通过近几年档案管理的工作实践，总结了一些自己的看法和建议。

    2 油田档案管理存在的问题

    2.1 观念上对档案管理工作重视不够。各级领导甚至档案管理人员普遍认为档案管理工作可有可无。主要表现在没有收集档案和归档的意识，并且归档不规范。这样，一方面无法追溯检查工作中出现的问题，另一方面无法积累工作经验，不利于企业的长久发展。另外，负责档案管理的工作人员学历水平普遍偏低，专业知识缺乏，档案管理工作没有统一的标准。

    2.2 档案管理流程不规范。目前很多油田企业档案流程不规范、老旧，没有实际的操作价值，档案管理人员靠自己的经验整理档案。这些不规范的工作方式使档案保存杂乱，对以后的档案调出和利用带来很大的麻烦。

    2.3 档案管理技术落后。现代信息及技术飞速发展，档案推行数字化管理后，使存储和利用更便捷。但仍有部分油田企业采用纸质等实体归档和调档的档案管理方法，自动化程度不高，效率极低。

    3 油田档案管理观念和方法的创新

    3.1 增强油田档案管理意识。包括：档案收集整理意识、档案递交意识、档案查阅意识、档案数据分析意识等，这些并不是只有档案管理人员才该有的意识。档案室就如同图书馆，充分利用档案可以减少新项目的前期准备时间，在实施过程中也能少走弯路。只有让人们意识到档案对他们工作的价值，他们才能从思想上重视档案管理工作。

    3.2 规范档案管理体系。首先，健全档案管理机构，并配备专业档案管理人员进行管理。其次，完善档案管理流程。目前油田企业档案管理流程混乱，可由专业人员参照国际先进的档案管理体系进行规范化建设。最后，加强对档案的利用，要提高档案的利用率，就要积极了解各部门的档案需求，为其提供及时便利的档案服务，逐渐建立起档案管理部门和各部门间的信息的流通与互动，实现档案的价值。

    3.3 加强档案的信息化建设。在信息爆炸的时代，能否快速存储并调用需要的信息对一个企业的生产活动至关重要。首先，应继续推进档案的数字化。很多油田企业已经搭建了资源共享平台，对档案进行了统一化管理。但在数字化进程中遇到的一些困难，比如电子文档易被改动等，仍需进一步规范。然后，应实现档案的自动化检索。档案管理可以参照现代化图书馆的建设方法对档案馆进行升级改造，这样可以大大提高档案利用率。最后，应该对档案进行深入利用，聘用专业化统计分析人才，对企业数据进行大规模分析，为企业的生产提供数据支撑，助力企业发展。

    总之，油田档案管理是一项复杂的工程，对企业的发展非常重要，一定要重视档案的收集和利用。档案管理，不仅要收好存好档案，关键是能否用好档案，在信息技术高速发展的今天，怎样处理并使用档案中的重要信息值得每一位档案管理人员深思。