哈佛大学档案馆的多元角色研究
明月
摘要：在档案馆的生态环境中，高校档案馆往往同时扮演着不同的角色，哈佛大学档案馆就是一个很好的范例。除了最基本的档案保管者身份外，哈佛大学档案馆还成功扮演着许多其他角色，其中最重要的三个角色分别为：哈佛记忆的传承者、哈佛学术研究的助推者以及行政工作的辅助者。解构哈佛大学档案馆的多元角色，我们得以进一步了解这些角色的特点以及它们是如何进行实践的，希望给我国高校档案馆角色定位研究带来启示。
关键词：哈佛大学档案馆；高校档案馆；角色
在档案馆的生态环境中，高校档案馆往往同时扮演着不同的角色，随着时代的发展，公众早已不满足于其最初单一的高校档案保管者的角色期待，高校档案馆的角色定位逐渐变得多元。诞生于一六三六年的哈佛大学是美国少数设有独立档案馆的大学之一。哈佛大学档案馆除了最基本的档案保管者身份外，还成功扮演着许多其他角色，其中最重要的三个角色分别为：哈佛记忆的传承者、哈佛学术研究的助推者以及行政工作的辅助者。解构哈佛大学档案馆的多元角色，我们得以进一步了解这些角色的特点以及它们是如何进行实践的，以期给我国高校档案馆角色定位研究带来启示。
1 哈佛记忆的传承者
哈佛大学档案馆的收集范围主要可以分为八个方面：哈佛集团档案；哈佛出版物；个人和教师档案；文章和论文；校友及相关组织的记录；照片和其他视觉材料；哈佛历史相关的额外收藏；地方史资源。哈佛大学档案馆全面而广泛的档案收集，已不局限于基础的档案保管，进阶到了哈佛记忆网络构建的层面，成为完整哈佛记忆的传承者。
1.1 哈佛大学档案馆的馆藏特点。
（1）行政与个人并重。哈佛大学档案馆保存了哈佛建校以来800多个行政部门、学院、研究所近四个世纪一系列的行政档案和出版物。[1]除了完整保存建校以来的所有行政档案，哈佛大学档案馆也注重对个人档案的收集与保存。从17世纪至今，“哈佛大学档案馆在人事档案管理方面收集了超过1500个活跃在哈佛校园的、曾和哈佛大学有重大关系的个人产生的论文和手稿等档案。这些档案包括但不仅局限于教师、高层管理人员、学生、校友以及和学校密切关联的家庭所产生的所有形式的档案”，[2]日记本、未发表的论文或著作的手稿、剪贴簿、回忆录等都在他们的收集范围之内。
（2）整体与细节共举。在利用行政档案构建哈佛大学历史大框架的同时，也不忘为哈佛历史增添鲜活细节。哈佛大学档案馆在收集学生或教师的学术性著作、研究性文件时，也一并收集他们的信件、日记、剪贴簿等。收集行政部门业务过程中创建的文件同时，也收集大学出版物以及校园活动中的宣传材料，如：期刊、报纸、学生主办的网站和博客、海报、明信片、公告、门票、节目单、传单、别针、奖牌等。
（3）全面与特色共存。哈佛大学档案馆收集的档案类目众多但“不同馆藏室各有侧重，具有鲜明的特色，比如：有专门收藏著名校友档案室、有富兰克林手稿档案室，以及美国天主教教会档案室等”。[3]
1.2 哈佛大学档案馆的捐赠体系。除了校内各部门的档案移交外，企业、教会、个人的档案捐赠构成了哈佛大学档案馆档案来源的一大途径，并在馆藏建设中发挥着不可或缺的独特作用。哈佛大学档案馆在其网站首页上也开设了捐赠专栏，并对如何预约咨询、税收优惠和评估、捐赠政策以及具体的联系方式进行了详细介绍。例如：西奥多·怀特，费正清在哈佛大学的第一位弟子，二战期间美国《时代》周刊驻重庆的首席记者，是重庆国民政府历史的重要见证者和记录者，其死后家人根据遗嘱将其全部个人档案捐赠给哈佛大学档案馆，以供后人研究之用。
哈佛大学档案馆对教职工、学生甚至他们的家人以及朋友的档案资料都非常关注，因为他们认为哈佛大学的重要历史隐藏在各种各样的地方，许多记录了哈佛重要历史的档案并不在校方可强制规定收集的范围之内，只能依靠档案的产生者主动捐赠。正是这些来自社会各个不同阶层、不同职业的捐赠，哈佛大学档案馆记录了哈佛大学、哈佛个人和团体随着时间推移不断发生的变化，从而展现了一个多元的哈佛大学。[4]因此，哈佛大学档案馆的捐赠策略一定程度上弥补了官方收集政策未能顾及的历史细节，成为构建哈佛大学完整记忆不可或缺的一个环节。然而，现实中大多数的高校档案馆都未利用这一策略，尤其是我国一些建校历史久远、知名度极高的高校，实在可惜。
1.3 哈佛记忆共同体的构建。所谓共同体，即“一个基于共同目标和自主认同、能够让成员体验到归属感的人的群体”。[5]哈佛大学档案馆建馆150多年来，收集范围之广泛、主题之丰富、细节之全面，已无形中为其构建出一个“哈佛记忆共同体”。在这个记忆共同体里，哈佛校园是记忆共同体的“核心领导”，其产生的行政档案、人事档案、校园生活记录等是哈佛记忆的主要构成部分；哈佛周边社区则是记忆共同体的次核心，其社区档案在无意中记录了哈佛历史的变迁；哈佛教职工以及学生的家人或朋友，都与哈佛有着千丝万缕的联系，其构成了记忆共同体一个个“散落点”。最终，哈佛大学档案馆作为“哈佛记忆共同体”的总部，集中保管着所有相关档案。哈佛大学记忆的传承是多维的、非平面的，而这一切都离不开哈佛大学档案馆对其记忆传承者角色的全面贯彻。在笔者看来，这正是哈佛大学档案馆优于大多数高校档案馆的关键之处：不甘于做一个简单的档案保管者。高校档案馆因其自身主体的独特性，一所高校往往不仅承载着无数师生的历史记忆，更是历史发展之路上的推动者。一所高校的历史记忆并不是简单的行政档案就可代表的，它是一个复杂多层次的关系网，是一个“共同体”，哈佛大学档案馆完成得出色。
2 哈佛学术研究的助推者
哈佛大学档案馆工作的核心就是为学术研究服务，其丰富的馆藏资源不仅服务了本校的学术研究活动，更为全球的学术研究做出了贡献。
2.1 对校内师生的学术支持。哈佛大学档案馆十分注重发挥档案的教育功能，在新生入学后，档案馆工作人员组织新生参观档案馆，在入学初期就将档案意识根植于学生的日常学习与生活之中，为以后档案工作的推行铺平道路。哈佛大学档案馆“相关的档案工作人员时刻准备着与教师协作，支持创新、互动。通过亲自指导档案收集，进行特色项目数字化，并且召开介绍性研究会议”。[6]在哈佛大学档案馆的捐赠政策中，便鼓励捐赠者转让可公开档案的版权，其出发点则是为了帮助研究人员更好地引用档案集合中包含的文件。特殊、罕见的档案且对学校进行的历史项目研究有所帮助的，哈佛大学档案馆甚至会不惜重金购买相关档案，Richard Theodore Greener的个人档案便是哈佛大学档案馆的最新收购项目。有学术支持需求的学生或教职工要做的只是发送一份邮件至档案馆研究服务人员的邮箱。
哈佛大学档案馆在高度配合学生和教职工的学术研究的同时，了解研究者的兴趣、收集并系统整理资料，建立档案文献专题。此外，哈佛大学档案馆还会不定期进行特色档案项目的开发并将成果发布在网站上。例如：2015年10月29日，哈佛大学档案馆在其档案网站上发布了“打开新世界：北美殖民项目”的研究成果。该项目历时多年，完成后将向世界提供哈佛大学档案馆十七至十八世纪数字化的图像档案和手稿资料，主题包括：教育、贸易、金融、政治、革命、战争，等等。除了反映美国的起源，这些数字化材料也记录了当时英国、法国、加拿大等地区的工作和生活。[7]类似这样的项目还有很多，不同于大多数高校档案馆空守着“宝藏”不懂挖掘，哈佛大学档案馆非常擅长开发自己的馆藏资源造福师生。笔者认为，除了技术问题，思想观念才是关键，没有一颗为“学术研究服务”的心，有再多的“宝藏”也只能任其埋在地下见不到天日。
2.2 对校外学者的研究助力。哈佛大学档案馆历来有为世界各地的学者提供可利用档案的开放意识，据哈佛大学档案馆馆长所言，“每年约有一万八千人次来馆利用档案。此外，每年约有一万人打电话来查询档案文件所记载的某项问题。档案馆对所有来借阅或查询问题的人，都要尽可能满足，可以代制缩微胶卷、复制档案，或口头答复所询问的问题。在上述来借阅或查询问题的人数中，约有百分之七十是使用行政性档案。国外也可以通过来信或来电话利用档案，外国人利用档案的手续与美国公民相同”。[8]哈佛大学档案馆的学术支持并不局限于本校，对校外人士的研究助力也是他们的服务内容之一。例如：哈佛大学档案馆在1980年率先开放之前从未公开过的俄国政治家托洛茨基的17500封书信，它包括了托洛茨基政治生涯中所有意义重大的文件资料，[9]而这对所有利用者都无任何条件限制。哈佛大学档案馆丰富的档案馆藏以及简单便捷的利用手续，吸引了美国国内乃至全球著名的学者不远万里来到这里寻找有价值的档案资料，开展学术研究，校内与校外的学术互动，将哈佛大学档案馆变成了名副其实的学术研究中心，其学术研究助推者的身份也得到了最佳的实践。
3 哈佛行政工作的辅助者
哈佛大学档案馆建立之初的目的就是服务大学的行政工作、校史编纂、学术研究，其对行政档案的管理以及对行政工作的辅助由来已久，哈佛大学行政工作辅助者的角色在实践工作中也得到了最好的演绎。
3.1 辅助者角色的历史由来。哈佛大学档案馆在校内有着崇高的地位，而这并非一蹴而就，两个重大的历史事件为其奠定了行政工作辅助的基石。
其一，哈佛大学成立批准书与校长换届的历史传统。1650年，由当时受英国国王委派的殖民地总督签署的成立哈佛学院（哈佛大学前身）的批准书，现依旧被作为校史最珍贵的文件保存在档案馆中。每当校长换届，卸任的校长都要在典礼上出示1650年哈佛大学的成立书，并交接给新任校长，传统延续至今。
其二，哈佛校训“真理”事件。“VERITAS”（真理）并没有从一开始就成为哈佛大学的校训。十九世纪初期，哈佛大学守旧气氛浓厚，西昆教授接任哈佛校长后着手变革现状。他在哈佛大学1643年的档案中找到了印有拉丁词Veritas，即“真理”的哈佛印章设计图纸，有书面记载，并且经过了学校董事会决议通过。最终，这份材料成为西昆教授改革哈佛的重要武器。在1843年，哈佛董事会决定正式采用VERITAS为校训，完整地呈现了“以柏拉图为友，以亚里士多德为友，更要以真理为友”的大学精神。[10]
3.2 行政辅助工作的具体实施。除了独有的历史传统，哈佛大学档案馆对行政工作的全力配合也是造就其行政工作辅助者角色不可缺少的一环。“哈佛大学档案馆的工作人员可以提供咨询、协助行政人员的部门工作以及机构的决策、部门的历史、特殊事件、纪念日和展览。”[11]在哈佛大学档案馆网站上，为历史行政研究专门开设了资源导航：霍利斯档案合集、哈佛拉德克利夫年度报告、哈佛大学新闻与公共事务办公室存库的照片等。
哈佛大学档案馆认为“档案是大学最有价值的资产。档案支持决策、证明合法性，记录大学的历史，最为重要的是，能够使我们做我们的工作”。[12]其档案管理服务致力于协助学校各单位和部门控制成本，提高效率，通过高素质的档案管理措施满足规范义务，确保永久的档案被转移。哈佛大学档案馆提供的具体服务主要包括以下几个方面：与需要档案管理指导的大学办公室或部门进行协商；进行档案管理项目合作；提供准则和最佳做法以及进行员工培训；提供存储、文件保存、电子文件管理的建议。完善的行政档案管理以及对日常行政工作的支持构成了哈佛大学档案馆行政辅助者角色的基本功能。行政辅助者角色的正确演绎也为日后的档案收集保管打下坚实的基础，档案保管者与行政辅助者两种身份交相呼应，相辅相成。
4 结语
2008年9月1日起我国施行的《高等学校档案管理办法》对高校档案馆的设立条件进一步放宽，不仅删除了原办法中“高等学校设立档案馆须经主管部门批准，并报所在地档案行政管理部门备案”，[13]并且将高校档案馆设立的四个条件简化为三个“建校历史在50年以上；全日制在校生规模在1万人以上；已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上”。[14]然而现实并不容乐观，符合条件的高校未按要求设立档案馆，即使建立了高校档案馆，其角色定位也并不明确，有些甚至还停留在单一的档案保管者层面。哈佛大学档案馆的多元角色构建十分成功，每个角色的特点、功能在经历了长时间的实践后已非常成熟，是我国高校档案馆角色定位研究可借鉴的最佳范例之一。
参考文献：
[1] Using The Collections [EB/OL].[2015-11-23].
http：//library.harvard.edu/university-archives/using-the-collections/homepage.
[2][3][9] 李虹.美-日高校档案工作的特点和启示[J].湖北档案，2011（7）：18～20.
[4]DonatingMaterials：FamilyAndFriends[EB/OL].[2015-11-24].
http：//library.harvard.edu/university-archives/donating-materials/homepage.
[5] 张志旻.共同体的界定、内涵及其生成[J]. 科学学与科学技术管理，2010（10）：19.
[6] Faculty / Curriculum Support [EB/OL].[2015-11-29].
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[7] Opening New World [EB/OL].[2015-11-24].
http：//library.harvard.edu/opening-new-worlds.
[8]韦庆远.参观哈佛大学档案馆记[J].档案学通讯，1982（2/3）：125～127.
[10] 别敦荣，贾杰静.哈佛大学的发展历程、教育理念及启示[J].大学教育科学，2011（6）：76～81.
[11]AdministrationResearchSupport[EB/OL].[2015-11-29].
http：//library.harvard.edu/university-archives/using-the-collections/administrative-research-support.
[12]Managing University Records [EB/OL].[2015-11-29].
http：//library.harvard.edu/university-archives/managing-university-records/homepage.
[13] 《普通高等学校档案管理办法》，国家教育委员会第6号令，1989-10-10.
[14]《高等学校档案管理办法》，中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令，2008-08-20.
