认清档案工作现状 注重利用实际效益
[摘要]指出档案工作存在的主要问题和制约因素，采取有效对策，档案工作者应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫
[关键词]档案；问题；对策
《档案法》第二条指出：“本法所称的档案是……对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”由此可知，档案是历史事件的原始记录，是一种宝贵的社会资源和财富，是现实的一面镜子。档案工作是整个社会主义现代化建设事业的重要组成部分。以史为鉴，做好档案工作，搞好档案工作的开发与利用，就可以知过去，解现实，测未来，对于促进整个社会主义现代化建设事业的发展具有重要意义。本文仅就目前档案工作中存在的主要问题、制约因素及其改进措施，谈谈笔者的粗浅看法，与档案同仁商榷。
一、认清存在问题
建国以来，特别是改革开放30年以来，在党中央、国务院的重视和领导下，我国档案事业有了长足的发展。但与社会主义现代化事业发展的要求相比，还有相当差距，主要问题是：
1、对档案工作的重要性认识不足。档案工作是一种幕后服务工作，很容易被领导忽视。有的领导认为档案工作是软任务，无足轻重，因此，抓得不紧，舍不得在人、财、物方面加大投入。由此，造成不少档案馆、室人员不足，素质低下；资金缺少，经费严重短缺；馆房少而陈旧，馆内设备简陋，严重影响了档案保存的质量；档案工作人员的政治、经济待遇得不到应有的保障，影响了他们积极性、创造性的发挥。
2、档案工作人员素质偏低，管理质量不高。一些单位不仅人员配备不足，而且不注重提高他们的政治素质和业务素质。既不能定期进行政治及业务培训，又不能组织他们出去参观学习进修。有的甚至人员变化频繁，对档案工作不熟悉、不适应。因此造成档案工作管理质量低：一是有的归档分类不合理，保管期限划分不准确；有的注重文件归档，对材料归档不重视；个别的甚至有应归档的材料未归档的现象。二是档案信息化程度不高，没有统一的档案管理软件，档案检索工具单一。
3、不注重开发利用档案的实际效益。收集和管理档案的根本目的，除了不使其散失和能够安全保存之外，更重要的是开发利用档案的实际效益。不少档案行政管理部门，只注重编制年报，统计利用数据，不了解、不注重通过档案信息资源的开发利用获得实际的社会效益和经济效益。表现在具体工作中，就是坐等式的服务方式，不重视档案利用信息反馈等问题。既不深入基层，做好跟踪调查工作，也不把已经掌握的利用实例等资料汇集编发重返社会。这样，就违背了档案工作的宗旨和目的，影响了其发挥应有的社会作用。
二、正视制约因素
光看到档案工作中存在的主要问题还远远不够，还必须了解和掌握相应的制约因素。笔者认为，这些制约因素主要有以下几点：
1、整个社会档案意识还比较淡薄。目前我国社会档案意识不是说没有，而是说与社会主义现代化事业发展的形势和要求相比，还明显地显得薄弱。有相当一部分人不清楚档案工作，甚至不知道档案为何物，档案工作是干什么的。有些人虽然知道有档案部门，也了解一些档案工作的内容，但认为它无足轻重，认识不上位，工作不到位。
2、法制不够健全完善。我国的档案工作曾经走过了艰难曲折的道路，其中最为深刻的教训就是缺乏应有的法律保障，法制不健全。在我国漫长的封建社会中，档案被封建统治者视为自己的私有财产和剥削愚弄劳动人民的工具，档案事业的发展根本就没有法律可言，全凭封建统治者的“金口玉言”，他们的意志就是法律。建国以后，虽然有些内部专业性的法规、条例、通则等规章制度，但在一个相当时期内，并没有从国家、从人民、从事业监管的实际需要的角度出发，制定出与整个国家和全体人民相联系的法律。各级政府对档案事业的管理也主要是运用行政手段而不是法律手段，而行政手段的运用和实施又与领导者的个人政治素质、思想素质、文化素质和业务素质相关联，并受许多因素的影响。这样，便致使档案事业的发展失去平衡和稳定，各项档案业务建设受到直接影响。
我们再从档案利用自身的完整与安全方面来看，由于缺少明确的法律规范和制度规范，有不少单位根本不注意积累和保护档案，公民不主动利用档案。部分机关人员、个别的档案工作者也不能正确地对待档案工作，有的部门和单位领导不重视档案工作，致使档案损坏、丢失、失盗而不完整，安全也受到损害。
3、经费缺口大。应当承认，档案是我国社会主义事业的一个组成部分，要发展离不开整个国民经济的发展与提高。但是，由于我国脱胎于半封建半殖民地社会，是个各方面欠发达的发展中国家，起点低，底子薄，建国后又很长一段时间忽视经济建设，总体上看各方面均较为落后。正是在这种情况之下，国家不可能拿出足够数量的资金来发展档案事业，从而使不少地方的档案工作缺少必要的设备和条件，管理技术落后，档案库房简陋，从根本上限制了档案事业的发展与前进。
三、采取有效措施
既然我们已经认清了当前档案工作中存在的主要问题及其制约因素，那么，我们就应当采取积极有效的对策和措施，千方百计地加以解决，特别是要在不断提高档案利用实际效益，充分发挥其在社会主义现代化建设事业中的应有作用上下功夫。笔者认为，应着重抓好以下几点：
1、加大宣传力度，切实提高全社会的档案意识。江泽民同志在视察中央档案馆时指出：“档案工作是各项事业发展的一个重要基础，这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的。”档案工作是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的崇高事业。做好新时期档案工作，对全面建设小康社会、构建和谐社会，具有重要作用，因此，我们要利用各种舆论工具，广泛进行宣传，使全社会各行各业人士都对《档案法》及其相应的法规制度有一个清楚的了解，切实树立档案意识，重视、支持档案工作，从而进一步打牢这个各项事业发展的重要基础。
2、强化领导，健全制度，加强管理，提高档案工作的质量。
各级档案行政管理部门及其档案馆、室的主要领导，要切实提高对档案工作重要性的认识，把这项工作列入重要工作日程，切实加强对这项工作的领导。工作好不好，关键在领导，领导重视是做好档案工作的前提。为此，要做到以下几点：第一，要健全档案工作责任制，明确主管领导及直接负责的相应领导。第二，要建立档案工作管理机构网络，形成以综合档案馆、室为中心，各基层单位及相关科室共同参与的管理网络。第三，要逐步建立健全统一领导、分级建档、逐级负责、条块结合的档案管理体制。第四，加强检查、监督工作，促使各项档案工作落到实处。
在加强领导、建章立制的基础上，要把握重点，规范管理，提高质量。文件材料的归档及其管理是整个档案工作的重点和中心，是做好整个档案工作的基础。因此，要集中精力、切实做好这项工作。为此，要做到以下几点：第一，做好文件材料收集工作，确保文件材料的齐全、完整、准确。第二，做好文件材料的整理工作，确保文件材料归档规范化。第三，做好文件材料管理工作，防止其损毁或丢失，确保档案的真实性、可靠性。第四，做好文件材料保密工作，严防涉密档案内容泄密。
3、切实提高档案利用实际效益，充分发挥档案的社会作用。
做好档案工作的根本目的，是为了开发与利用、不断提高档案的经济效益和社会效益。为此，要做好以下几项工作。第一、认真做好查（借）阅登记工作。这是各个档案馆在查（借）阅档案时必须做好的一项重要工作。在登记时，一要做到认真负责，按项目一一登记清楚，应当填写的项目不要漏填；二要写清查（借）阅档案的利用目的，不能只写“工作参考”等，而要写明作何工作参考，具体内容及将起到的作用与效益。这样才能提供实际效益的线索和确定是否有必要进行跟踪调查等。第二，加强编研工作，以适应档案信息资源的开发利用需要。这就要求档案管理人员随时了解信息，社会发展的动向和需求，并结合馆藏实际，有目的、有计划地编研一些有针对性、参考性、指导性的档案资料，提供给社会，以供其利用。第三，汇集编发档案利用实例，及时重返给社会，以促进档案的开发利用。档案馆、室应始终注重档案利用信息的反馈工作，及时收集有参考价值、实用价值的档案利用实例，并随时汇编发表，重返社会。这样，才能使社会和全体人民更加认识、了解档案的作用，促进档案的开发利用，并不断提高档案馆的社会地位和知名度。第四，做好档案开发利用的跟踪调查工作，通过信息反馈，及时了解档案的价值。为此，有必要建立用户联系制度。就是说，把用户的姓名、单位地址、联系电话及邮编等一一登记在册，以便与用户联系。档案馆也可把自己的联系人和联系电话告诉给用户，以利于用户及时反馈信息。也可以定期召开用户座谈会，沟通情况，交换意见，改进工作，以便更好地为社会和用户服务。
提高档案利用实际效益，具有重要的社会作用。第一，有利于了解档案的价值。档案是否具有保存价值，最重要的一点就是要提供利用。否则，最有价值的档案也就失去了保存的意义。只有通过档案的开发和利用，才能了解档案的价值。第二，有利于档案的鉴定工作。档案到了规定的保管期限，就要及时组织鉴定。通过鉴定，确认是将其销毁还是继续延长保管期限。档案价值的有无、大小，是鉴定时必须考虑的主要因素。如果该档案利用频率高，即使已经到了规定的保管期限，也应该继续延长其保管期限；反之，档案利用频率很低，保存价值不大，即使未到规定的保管期限，也应该降低保管期限。因此，通过调查收集档案利用实际效益，大大有利于档案的鉴定工作。第三，有利于体现档案馆、室业务工作实绩。档案业务工作的内容虽然很多，但重中之重是档案信息资源的开发与利用。因此，衡量一个档案馆、室 的业务工作及其实绩，开发利用档案信息资源的情况是主要依据。用户通过利用馆藏的档案，促进了工作的开展，并获取了一定的经济效益和社会效益，就说明该档案馆的档案工作很有实绩。如果用户既利用了馆藏的档案数据，又获得了档案的实际效益，就说明档案馆的档案业务工作有突出实绩。第四、有利于了解和掌握档案利用信息，进一步拓宽档案工作的利用渠道，最大限度地发挥档案的价值与作用。通过对档案实际效益的调查和了解，能进一步了解社会和市场对档案利用的需求情况，了解档案利用者的心理状态。据此，可以进一步改进档案工作的服务形式，进一步拓宽档案实际利用渠道，从而使更多的人了解档案，熟悉档案，利用档案，更广泛地发挥档案利用实际效益及其重大作用。
[作者简介]杨红梅，女，秦皇岛市城市建设档案馆。
