论转文式通知标题简化规则
范铮
摘 要：批转、转发公文是“通知”这一文种的重要职责，在各级党政机关使用范围广泛、应用频繁，但“通知”标题简化不当问题大量存在，影响了公文的规范性和严肃性。文章提出了转文式通知标题制作需遵循合规、无歧义、简洁原则，并提出了标题简化的规则。
关键词：公文；通知；简化规则
在《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）确定的15种法定公文中，通知是各级党政机关使用范围广泛、应用频繁的文种之一，其“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”。[1]由此可见，“批转、转发公文”是通知这一文种的重要职责。而“批转、转发”因涉及其他公文，给文秘工作者如何拟制标题带来许多困惑，造成通知标题简化不当问题大量存在，影响了公文的规范性和严肃性。杨墨同志发表在《档案管理》2015年第4期的《转文式通知标题规范性研究》对此进行了探讨。本文试对转文式通知标题的拟制规则进行分析，并就部分观点与杨墨同志进行商榷，希望对广大文秘工作者起草此类公文时有所借鉴。
1 转文式通知标题制作原则
1.1 合规原则。公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《条例》，已于2012年7月1日起正式实施。《条例》以法规的形式确立了党政机关公文处理规范化的基本遵循。《条例》规定，标题“由发文机关名称、事由和文种组成”，[2]发文机关名称、事由和文种称为标题的“三要素”，三者缺一不可。如：《国务院办公厅转发中央编办质检总局关于整合检验检测认证机构实施意见的通知》（国办发﹝2014﹞8号），发文机关是“国务院办公厅”，事由是“转发中央编办质检总局关于整合检验检测认证机构的实施意见”，文种是“通知”。《条例》规定，标题“由发文机关名称、事由和文种组成”，没有在“由发文机关名称、事由和文种组成”之前加上表示大多数情况的“一般”或表示能愿的动词“可以”，表明这一规定必须执行。制作转文式通知标题必须符合《条例》规定。
1.2 无歧义原则。歧义是指语言或文字有两种或多种解释，易使人产生误解的一种语言现象。[3]党政机关公文是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文语言应该是概念明确、没有理解歧义的。标题作为公文的“眼睛”，更应把握无歧义原则。
1.3 简洁原则。党的十八大以来，全社会积极倡导、大力弘扬“短、实、新”的文风。公文作为上情下达的载体，亦要改进表达方式，践行新风，使公文文风更接近“短、实、新”的要求。制作公文标题时把握简洁原则，可以使公文更具时代性和感染力。
2 转文式通知标题简化规则
适应新时代公文写作要求，公文可以在“合规、无歧义”的前提下，尽可能使标题“简化”。但杨墨同志认为，“转文式通知标题的规范格式应当：第一，能最大限度地避免标题出现语法错误，即具有正确性；第二，适合绝大部分场合的拟题工作，即具有普适性；第三，无法避免在特定环境中出现瑕疵，即具有缺陷性”。[4]笔者认为，“正确性”和“普适性”可作为规范转文式通知标题格式规则，而“缺陷性”虽然在某种程度上客观存在，但应把“避免缺陷”作为转文式通知标题格式的制作规则，而不是“应当”“具有缺陷性”。
2.1 转文式通知标题不可简化的要素
2.1.1 发文机关名称不可以省。实践中，有的机关认为制发的公文“红头”中已有发文机关标志，制作公文标题时省略发文机关也无妨。杨墨同志认为，“转文式通知的标题只有在少数情况下可以省略转文机关名称，基层单位为具体事务而转发文件时就可以。如‘关于转发××大学关于建立我校“青年就业创业见习基地”通知的通知。这类通知大都在该机关的特定渠道内发布，面向特定的读者，读者从渠道本身即可知道转文机关；并且这种通知一般不会被再转，无需考虑再转它时的拟题问题”。[5]笔者认为，即便是公文“红头”中已有发文机关标志，或者在机关特定渠道内发布、受文者从渠道本身即可知道发（转）文机关，从公文制作规范化、标准化出发，发文机关名称也不可省略。还有的省略被转发文机关名称，河南省人民政府制发的“转发、批转”类通知普遍采用这一做法，如：《河南省人民政府办公厅转发关于全面开展生源地信用助学贷款工作意见的通知》（豫政办﹝2015﹞79号），通知标题省略了《关于全面开展生源地信用助学贷款工作的意见》制定机关“省教育厅、省财政厅、人行郑州中心支行、河南银监局”。笔者认为，被转发文机关是受文者从公文标题可以了解的重要信息，从标题追求简洁出发，可以将被转发文机关简化为××等部门，也不宜全部删减。还有的对多层转发的公文，为使标题简洁，只转最近一级或直接转发最高一级机关发布的文件。如《××县安委办关于转发市安委办关于转发省安委办关于加强危化品运输安全工作的通知的通知的通知》改为《××县安委办关于转发市安委办转发的关于加强危化品运输安全工作意见的通知》或《××县安委办关于转发国务院安委办关于加强危化品运输安全工作意见的通知》。笔者认为，只转最近一级或直转最高一级，省去转发的中间环节都不符合行文规则。对多层转发的公文，杨墨同志提出了“向上级机关反馈意见”“坚决不再转发该文”“妥善对该文件进行归档”的三条解决方案，总体思路是不再转文。笔者认为，尽管层层转发不可取，但转文式通知的作用是传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，如果不及时传达有可能会贻误工作。因此，采取制发文件并将上级来文作为附件的方式解决较为妥当。如对上述文件处理，××县安委办可以制发《××县安委办关于加强我县危化品运输安全工作的通知》，并将市安委办文件作为附件下发，既传达了上级要求，又结合实际对工作进行了部署。
2.1.2 文种不可以省。文种作为公文标题“三要素”之一，按照《条例》规定也不可删去。被转发文件如果文种是通知，转发后的文件标题会出现“……的通知的通知”现象。这一问题，“从语法角度来分析，它并不存在语病，但却存在着人们常说的‘看着别扭，念着拗口的毛病”。[6]如《郑州市人民政府办公厅转发河南省人民政府办公厅关于印发河南省道路交通事故社会救助基金管理试行办法的通知的通知》。针对这一问题，有学者指出，“当来文的文种也是通知的时候，……在文种中只保留一个‘通知。例如：《北京铁路局关于转发铁道部关于直通旅客列车晚点通报办法的通知的通知》，则可直接写为：《北京铁路局转发铁道部关于直通旅客列车晚点通报办法的通知》”。这样修改，北京铁路局转发的文件变为《铁道部关于直通旅客列车晚点通报的办法》，与原来文意大相径庭。要矫正这一病误，又避免标题啰嗦，笔者认为，可以将前一个“的通知”改为“文件”，通知标题变为《北京铁路局转发铁道部关于直通旅客列车晚点通报办法文件的通知》。
2.1.3 被转发文中的“关于”不可以省。介词“关于”在公文标题中起引进处理对象的作用，旨在使受文者一看标题即知该公文要处理什么事情，以提高阅文效率。但转文式通知标题往往会遇到“关于”重复出现的问题，关于“关于”怎么省略，学界同仁有两种观点，一种认为转文机关名称后面的“关于”可以省略，被转发文机关名称后的“关于”不宜省略；另一种观点正好相反，认为“应当保留第一个“关于”，可以省略第二个“关于”。[7]杨墨同志从语法结构分析，认为“对于转文标题‘A关于批转/转发B关于……通知的通知：省略第一个‘关于后成为‘A批转/转发B关于……通知的通知，或者省略后面的‘关于后成为‘A关于批转/转发B……通知的通知，都没有破坏标题的结构。前者只是将‘通知之前的定语从介宾短语变为主谓短语；后者也没有改变事由中以‘通知为中心语的定中结构”。[8]笔者也从语法结构对通知标题“A 关于批转/转发B关于……通知的通知”分析如下：
如省略第一个“关于”，标题变为“A批转/转发B关于……通知的通知”，语法结构如下：
如省略第二个“关于”，标题变为“A关于批转/转发B……通知的通知”，语法结构如下：
从语法结构分析，省略第一个“关于”，改变了标题的结构，而省略第二个“关于”，前四层结构没有改变，只是到了第五层从定中结构，变为主谓结构，标题结构基本未变。因此，杨墨认为“省略第一个‘关于……，或者省略后面的‘关于……，都没有破坏标题的结构”的说法是不恰当的。笔者统计了近两年国务院公报公布的国务院制发的转文式通知，全部采用省略第一个“关于”的做法。省略第一个“关于”，使标题第二层变为主谓结构，充分表达了通知的主旨，即谁批转了什么内容，增强了表达效果。可是如果省略第二个“关于”，往往会产生歧义。如《国务院办公厅关于转发国家机关事务管理局关于清理规范驻省会城市办事机构指导意见的通知》，如果省略第二个“关于”，标题变为《国务院办公厅关于转发国家机关事务管理局清理规范驻省会城市办事机构指导意见的通知》，从要求各地政府清理规范变为国家机关事务管理局清理规范，改变了通知本意。因此，笔者认为，被转发文中的“关于”不可省。
2.1.4 被转发文中的动词性定语不可以省。当被转发文标题中没有“关于”时，如果被转发文机关名称和事由之间缺少必要的能体现拟文机关行为动词性定语，会造成不符合语法规范的问题，甚至导致产生歧义。如《国务院关于批转发展改革委等部门法人和其他组织统一社会信用代码制度建设总体方案的通知》（国发﹝2015﹞33号），此标题在“发展改革委等部门”和“法人和其他组织统一社会信用代码制度建设总体方案”之间缺少了动词性定语“制定的”，容易误读成国务院批转的是“发展改革委等部门法人和其他组织”来统一社会信用代码制度建设的总体方案。此类型标题，在国务院办公厅的行文中比较多见。再如杨墨同志举例国务院办公厅要转发卫生部和发展改革委等部门制定的《全国重点地方病防治规划（2004年～2010年）》，他认为“不能将标题拟为‘国务院办公厅关于转发全国重点地方病防治规划（2004年～2010年）的通知，而应拟成‘国务院办公厅关于转发卫生部等部门全国重点地方病防治规划（2004年～2010年）的通知”。[9]笔者认为，在被转发文机关名称和事由之间加上动词性定语，如“制定的”“编制的”“修订的”等才符合语法规范。（顺便指出，上例中“～”应改为“—”，2004后面的“年”可以省略。）上例拟成《国务院办公厅关于转发卫生部等部门制定的全国重点地方病防治规划（2004—2010年）的通知》表意更为确切。也有学者指出，上例“为简洁起见，标题可以拟制成《国务院办公厅关于转发全国重点地方病防治规划（2004年～2010年）的通知》，被转发文的拟文机关在正文中说明即可”。[10]这样改写虽然避免了歧义，也符合语法规范，但标题中忽略被转发文的发文机关名称也不妥当。此例因为制定全国重点地方病防治规划（2004年～2010年）的卫生部、发展改革委、财政部都是国务院所属部门，笔者认为，改为《国务院办公厅关于印发全国重点地方病防治规划（2004年～2010年）的通知》更为确切。
2.2 转文式通知标题可以简化的要素。除了上文提到的转文式通知标题出现“‘关于的‘关于”时第一个“关于”可以删去，被转发文机关由多个部门组成时可简化为“××等部门”以外，还有以下等情形可以简化。
2.2.1 删去不必要的书名号。原来《国家行政机关公文处理办法》对公文中标点符号的用法规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”虽然《条例》并无明确规定，但上述规定已是约定俗成的用法，为力求标题简洁，笔者认为，除了“公文标题中全文引用的法律、法规、规章名称应加书名号”[11]以外，其他名称特别是被转发文标题的书名号可以删除。如《××关于转发〈××实施方案〉的通知》应拟为《××关于转发××实施方案的通知》。
2.2.2 删去被转发文事由和文种之间的结构助词“的”。转文式通知标题会出现被转发文文种和发文文种前各有一个结构助词“的”的现象，可以将被转发文文种前的“的”删去，使标题结构紧凑，不啰嗦。如国务院批转发展改革委制定的《关于2015年深化经济体制改革重点工作的意见》，标题拟为《国务院批转发展改革委关于2015年深化经济体制改革重点工作意见的通知》。
3 结语
转文式通知标题简化不当现象在党政机关公文中经常出现，这就要求党政机关的文秘工作者加强对国家相关规定和语言语法知识的学习，在合规、无歧义的原则下追求简洁的文风，这样才能避免公文不规范现象出现，更好地发挥以文辅政的作用。
参考文献：
[1][2]中共中央办公厅，国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例[Z].2012-04-16.
[3]孙际垠.公文语言歧义现象的生成与消除[J].秘书之友，2007（4）：32.
[4][5][8][9]杨墨.转文式通知标题规范性研究[J].档案管理，2015（4）：75～76.
[6]栾照钧.对转文式通知标题文种省略不当和重叠使用之矫正[J].秘书之友，2004（1）：35.
[7]王茂跃.批转、转发、印发性通知标题中连接事由的“关于”不宜省略[J].档案管理，2013（5）：76.
[10]栾照钧.转文式通知标题中词语衔接不当实例矫正[J].秘书之友，2013（12）：30.
[11]徐成华，等.GB/T9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M]北京：中国质检出版社，中国标准出版社，2012：95.
作者单位：沧州师范学院文学院
来稿日期：2016-02-15
