浅谈医院档案信息化建设中的问题与对策

    朱红娟

    摘 要：档案实现信息化是医疗系统信息化建设的重要组成部分。本文论述了医院档案信息化建设的必然性和发展趋势，分析了医院档案在信息化建设中存在的问题，并针对存在问题提出了解决对策，从而使医疗系统的档案管理事业实现跨越发展。

    关键词：医院档案；信息化；解决对策

    档案事业属于党和国家事业发展的有机组成部分，发展档案事业不仅可以帮助我们更好地了解过去，还可以把握未来的发展动向。医院对于社会而言重要性不言而喻，在当今现代技术发展的环境之下，档案信息化建设工作得到了有效的提升，医院要想实现自身的信息化管理，必须对档案信息进行网络化和数字化管理，实现信息档案接收、档案传递、档案储存以及档案利用工作的一体化发展，对相关信息实现高度共享。在相关部门的努力下，医院档案信息化建设工作取得了一定的进展，但不容置疑的是，医院档案信息化建设工作中依然存在着一系列的问题。

    1 医院档案信息化建设工作中的常见问题

    1.1 法律法规不健全。目前，虽然针对档案信息化建设国家制定了一系列法律法规，但并不完善，各个医院也未针对自身情况来完善相关的档案信息化标准，就现阶段来看，现有的法律法规仅仅只有《电子文件归档及管理规范》《计算机病毒防治办法》《医疗电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等，这些法律法规关于电子档案信息真实性的界定还不够完善。在以上因素的影响下，医院档案信息化建设工作的开展困难重重。

    1.2 档案人员综合素质水平有待提升。就目前情况看，医院从事档案信息管理工作的人员多数年龄偏大，且学历不高，他们所掌握的科学文化知识有限，还有部分老同志不愿意积极学习新知识。目前只能够以传统手段开展工作，还有部分人员不能准确理解信息档案的内涵，难以适应工作规定的要求，在他们心目中，只要购置了现代化办公设备，就代表档案工作实现了信息化管理。实际上，这种认识是非常片面的，医院档案信息化工作不仅要求医院有现代化的办公设备，还要采用先进的管理手段与管理技术，还需要工作人员具备良好的素质，从这方面而言，医院档案管理人员整体思想水平滞后，需要不断地提高与改进。

    信息化时代的到来对医院档案管理人员的综合素质水平提出了更高要求，与以往相比，其综合素质也得到了相应的扩充，但是，在各类因素的影响下，很多医院档案管理人员并不能掌握全面的计算机技能与网络技能，更有甚者，连基本的电脑操作都无法掌握，无疑严重影响医院档案信息化建设的顺利开展。

    1.3 医院档案信息资源开发与利用脚步不一致。医院档案是医院各项工作评估的主要依据之一，《医疗系统档案实体分类法与工作规范》中明确提出：“医疗系统档案工作是办好医疗事业的重要基础工作，也是评估医院医疗质量与管理水平的重要标志，档案工作是医院评估体系的有机内容。”医院档案信息与其他信息不同，其内容涵盖医疗、设备、财务、党群、科研等内容，综合性非常强。之所以要建设医院档案信息，就是为用户提供准确、及时的服务，医院档案室中各类科研资料和医疗资源都是医院的宝贵财富，但是，在各类因素的影响下，医院档案在开发与利用过程中，还存在着一系列的问题，在日常管理工作中，大多数工作都集中在档案保存、档案分类以及查阅和咨询上，关于档案数据库的开发以及相关网站的建设，还存在着很多的缺陷。

    2 促进医院档案信息化建设工作开展的对策

    2.1 完善现阶段的档案管理法律法规。从制度上而言，要保障医院档案信息化建设工作的顺利实施，政府必须制定科学的法律法规，这也是保障医院档案管理人员工作权益的重要措施。现代社会科技水平迅速发展，如果失去了法律制度的保障，医院档案管理工作就会混乱。同时，完善医院内部档案管理方面的规章制度，规范收集范围、整理标准、编目要求、保管期限、研究开发、利用权限等工作，并相应做出明确规定，使具体的工作有据可依。特别是在现阶段政务信息公开的前提下，电子文件的真实性成为医院电子档案信息顺利实施的重要保障，为了保障这一工作顺利开展，必须根据医院档案信息的内容制定出科学、完善的管理法律法规，保障档案信息资源安全性和完整性。

    2.2 提升医院档案数字化标准规范。档案信息化建设工作的基础离不开标准的规范，这是档案管理工作顺利开展的前提条件和法律保障。鉴于此，在开展档案信息化建设工作时，必须注重“交通规则”问题的解决，根据档案信息的建设要求制定出相应的管理规范与管理标准。其内容主要包括档案信息管理、电子文件归档、档案信息资源标识、信息资源的管理、档案信息的查询等方面，形成一个完善的标准管理体系。同时，在纸质档案数字化过程中，重点在档案整理、目录建库、档案扫描、图案处理、图像存储、数据质控、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等基本环节制定相应的质量规范，而且，要加强数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。

    2.3 增加医院档案信息化的投入。要保障医院档案信息管理工作顺利开展，相关部分需要适当增加对医院档案信息化的投入，为其提供必需的财政支持。如果失去了财力的支持，任何工作的开展只能是纸上谈兵，医院档案信息化管理工作也不例外。因此，相关部门必须予以重视，为医院档案机构提供必备的硬件支持和软件支持，让医院档案信息化建设工作变得更加科学、合理。在医院档案信息化管理过程中，档案管理部门应积极争取医院的支持，依托医院，建立档案数据库，利用软件管理系统，将档案集中存储于一个共享的数据库中，将医院档案信息资源通过网络平台为档案利用者提供在线的档案调阅利用服务，也可以根据需要定制档案服务。

    2.4 加强医院档案数字化人才培养是关键。必须确立“以人为本”的思想观念，即重视数字化档案管理专业人员、管理人员及其后续储备人才。在各类因素的影响下，很多医院缺乏专业档案管理人员，现有的档案工作人员普遍学历偏低，不仅专业的档案工作人员少，懂现代化信息技术的专业人才更少。为了解决这一问题，医院在开展档案管理工作时，必须重视数字化建设工作，解决人才的瓶颈问题，加强对现有档案工作人员的培训与教育，重视网络技术、信息技术的培训，通过岗位培训、专题讲座、重点讨论以及在职教育等多种形式来提高现有的档案工作人员在专业知识、数据库资源管理、计算机网络运用等方面的知识和技能，不断更新档案工作人员知识结构，保证每一个档案工作人员都可以紧跟社会的发展脚步。此外，还应注意到的一个问题是，以往传统的档案工作模式是采用人和纸的结合，数字化档案管理模式与之不同的是强调“人机结合”，工作人员需要通过计算机和计算机网络来为相关人员提供专业性的档案服务。要适应数字信息时代要求，档案管理人员不仅要具备扎实的档案知识，还要具备计算机知识、医学知识、通讯知识、网络知识，还要了解基本的网络维护知识和知识版权问题，成为一名复合型人才。必要时，可引进计算机、网络技术等方面的专业人员，对他们进行档案业务知识培训，同时由他们负责对网络资源开发、网络安全、数据库建设方面进行技术支撑。在这一个关键的过渡性阶段，每一个档案管理人员都要注重自身角色的转变，真正地履行档案工作者的职责。

    2.5 利用网络推进档案工作的开展。充分利用现代化技术手段，建立档案信息资源数据库，将医院档案管理部门收集的纸质档案、缩微胶片档案、视频音频档案转化成为数字信息并建立不同的档案信息资源数据库。通过医院建立的局域网，或将互联网与自身的医疗科研网连接起来，这也给医院档案工作的开展提供了对外服务窗口，为信息资源共享提供了良好的契机。采用网络技术和计算机技术可以帮助医院建立完善的自动化信息管理系统，该种系统需要支持WINDOWS NT、NOVELL、NETWARE或UNIX等多种组网方式，该种模式可以帮助档案人员随时查阅和传递信息，提升医院的档案服务水平与档案资源的利用率，这对于档案工作的开展是大有裨益的。

    3 结语

    综上所述，医院档案信息化工作的开展是一个循序渐进的过程，需要花费大量的时间和精力，医院档案信息化也不是一个简单的问题，为了做好这项工作，需要在日常工作中不断地发现问题、解决问题，借鉴他人的管理经验，每一个档案工作人员都需要从科学的角度来看待档案信息化问题，以建设数字档案馆为核心，实现信息资源共享，满足用户需求，以信息化带动档案管理创新，全面提升信息服务水平，积极地参与医疗事业的发展建设，促使医院档案事业与时共进。

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