疾控档案管理工作分析与研究

    苏迎

    加强对疾控机构档案工作的管理，不仅是提高单位整体管理水平的需要，也是加快构建高效疾控体系建设的必然趋势。多年来，各级疾控机构在科学化、规范化管理进程中，档案管理工作水平不断提升，但也存在一些问题，急需改进。

    1 疾控档案管理面临的问题

    1.1 管理意识淡薄、对档案管理工作重视不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导人员，不重视档案工作，认为档案工作是一项简单的收集、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位带来经济效益，认为档案工作就是单纯的存档，没有实质性的用途。“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档和各类检查就行，使本单位的档案工作无法适应新形势发展的需求。

    1.2 档案管理的硬件基础设施落后。档案一般保存在单位档案室，档案室应该有独立的保管场所和专门的管理人员。有的单位档案数量多，但基础设施落后，甚至缺少必备的管理条件。特别是一些基层疾控机构，没有专用档案室，不少档案室办公条件较差，库房、办公、阅览未实现三分开，档案保护设备配置不全。同时，档案室建设也不规范，档案柜陈旧老化，保管条件简陋，档案室狭窄、潮湿，“六防”设备不配套，极易引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的安全保管。

    1.3 档案信息化建设薄弱。近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。但许多疾控单位的档案管理工作还采用手工收集、检索，信息量小，落后的工作方式不利于档案的利用和档案资源的开发。目前，还有许多疾控单位仍然没有建立完善的局域网，使得信息不能共享，有碍于疾控档案管理工作效率的提高。

    1.4 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。疾控机构档案人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，档案专业毕业人员较少，知识结构不合理，现代科学知识匮乏，高层次的档案专业人才更少，不适应新形势下疾控档案管理工作的开展。而且，大部分档案人员没有经过系统的专业知识培训，对档案管理要求，档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解，而且身兼数职，对档案工作精力投入不足，往往只是将材料放入档案盒，未对档案及时分析与整合归档，重“藏”轻“用”，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

    2 档案管理工作改进的措施

    2.1 强化法制意识，是做好档案管理工作的基础。搞好档案工作着重要从“提高认识、强化制度”上下功夫，使依法治档的理念深入人心。加强档案工作制度建设和管理网络建设，切实把档案工作列入疾控发展规划和年度计划，保证档案工作专项经费，落实各级领导档案工作责任制，实行档案管理“四同步”“三纳入”等制度，使依法治档工作落到实处。

    2.2 建立高效的网上档案管理系统，加强档案管理软硬件设施建设。网络技术与档案管理的结合是时代发展的必然选择，以数字化、网络化为主旋律的档案信息化战略，已在全世界范围内推展；加强疾控单位的信息工作也是疾控单位逐步实现国际化战略的重要组成部分。在疾控单位实现跨越式发展过程中，以档案工作为依托，成立专业的信息服务中心，建立网上档案管理系统，扩展为疾控单位提供档案信息咨询服务的范围，及时地为疾控单位发展提供档案信息的服务，避免疾控单位管理工作的盲目性。因此，为适应各级疾控单位的信息化建设要求，运用电子档案系统实现现代化信息技术，达到档案工作信息化管理，同时构建档案数据库来实现档案的动态化管理，利用计算机及扫描仪等设备将档案资料录入，运用不同软件制作各种统计表、专题目录等，实现纸质档案和电子档案并存的“双套制” 管理模式。

    2.3 稳定人员，提高素质。一支专业水平高，业务素质强，高效、稳定的管理队伍是提升疾控档案管理工作的关键。针对档案专业工作的性质，疾控单位一方面要建立专业的管理队伍，培养专业档案管理人员，另一方面，还要根据档案工作人员经常变动、身兼数职、人员不稳的现实，采取措施，稳定队伍。同时，单位领导要采取多种形式，积极选送档案管理人员参加各种档案专业知识培训，为档案人员学习、深造、进修、提高创造必要的条件，为稳定这支队伍，提高人员素质多做工作，以使得这支队伍的整体能力和业务水平有很大提高。同时，档案管理人员要及时更新观念，增强做好工作的职业责任感，及时学习新知识，给自身做好工作不断“充电”，不断提升自身的专业素质，对所保管的档案进行系统的分析整理和研究，积极主动地为现阶段本单位的重点工作及时提供急需的信息，为疾控档案工作的发展作出自己应有的贡献。