地方高校人事档案纳入综合档案管理问题浅析
安莹莹
摘 要：地方高校人事档案纳入综合档案管理具有积极和深远的意义，然而因两者在归档方式、监管部门、执行标准等方面存在差异，使得人事档案长期游离于高校综合档案之外。文章提出在档案资源及体制的整合、信息系统相互间的兼用性、相关部门的沟通与合作等条件下，可使高校档案统一管理，也是高校档案事业发展的必然趋势。
关键词：高校档案；人事档案；统一管理；分析与对策
长期以来，很多高校的人事档案都单独存在于组织人事部门，游离于高校综合档案管理的门槛之外。2008 年 9 月，教育部和国家档案局联合签署并实施的《高等学校档案管理办法》（下称《办法》，即第 27 号令），明确把学生档案纳入高校档案统一管理。由此引发的对于高校人事档案的管理归属问题也一直被讨论，支持和反对意见并存。由此，也逐渐形成了中国高校人事档案的管理模式。
1 当前中国高校人事档案管理的基本模式
1.1 综合档案馆模式。就是将高校的人事档案统一纳入综合档案馆中进行统一管理，工作人员隶属于档案馆就职人员，所有的工作业务构成了高校档案馆业务的组成部分。高校档案馆的模式有利于现代人事档案管理工作朝着专业化、标准化方向建设，有利于提升高校人事档案材料的使用效率与服务职能，有利于学校各级领导重视与促进高校人事档案管理工作的整体性发展。采用这种模式的这类高校有清华大学、北京师范大学、四川大学、中山大学、武汉大学、华中师范大学等院校。
1.2 组织人事模式。其中一种是人事模式，也就是院校人事部门机构下面设置了专门的科室来负责高校人事档案管理工作，工作人员隶属于人事部门，而人事档案管理业务属于高校人事部门的业务；另一种是组织人事模式，也就是高校组织与人事部门下面专门设立的科室来负责管理高校教职员工的人事档案，工作人员分属于不同的部门，不同的人事档案管理业务也分属于不同部门。这种组织人事模式有利于院校组织人事部门对人事档案材料的运用便捷，但是人事档案管理业务只是自己部门工作的一部分，对档案材料管理投入力度较少，专业化建设程度相对落后，整理工作不科学规范，人事档案材料分散于高校人事与组织两个部门机构，材料难以得到统一管理。采用这种类型的高校包括北京大学、浙江大学、上海交通大学、山东大学、华南理工大学等。
但是，人事档案纳入高校档案综合管理的院校所占比例相对较少，而且形成目前的管理格局是有其内在成因的。
2 人事档案不纳入高校档案馆（室）管理的原因分析
2.1 人事档案和高校档案的归档方式存在较大的差异性。高校档案在整理方法、保管期限历经多次改革，件与卷结合的归档方式更是简化了档案的整理环节，使得整理更具人性化。但是人事档案因其自身特殊性，要求其管理方式相对保守。根据《干部档案管理工作暂行规定》，人事档案的载体都是 16 开纸，在 2009 年增加了 A4 型纸的选择。为了档案的整齐，但凡新补充的非 16 开归档纸质材料只能被迫进行裁剪或托裱，再装入案卷。但是高校其他档案的载体是A4 型纸，使用载体上的不一致也就使高校档案馆（室）主观上不愿接收此类的档案，同样限制着两者的统一管理。
2.2 人事部门对于人事档案的使用存在依赖性。人事部门所产生的关于人事、师资、劳资、岗位设置等大量的档案材料均需入个人档案，这些材料在部门内部归档较为方便。特别是在人事档案的利用方面，也是人事部门利用较多，存放在人事部门更便于利用，如办理人员退休、调出调入手续、人员信息核对等，均需查阅人事档案实体。另外，对于人事部门的人员信息维护，也可以随时进行利用。特别是各级各类人事统计报表，所须填报的数据主要源于人事信息系统，但每年数据填报会因其统计类别不同存在差异，特别是系统没有的信息，只能从档案实体中进行查询。如果档案单独存放在档案馆室特别是和人事部门不在同一楼内，查档人员动辄需要到档案馆内查档，不便于档案的提供利用。
2.3 人事档案和高校档案的评级标准与监管部门各异。高校档案的评级标准一般分达标升级及其复查和日常检查三种，对达标升级及其三年一个周期的复评因评级不同其标准也不一样，人事档案也有自身一套评级的体系及标准。相对而言，评级的监督力度较小，很多高校人事档案是没有参加评级的，也没有形成检查监督机制。人事和高校档案工作的主管机构不同，高校档案评级是相应的各级档案行政管理机构，人事档案评级是相应的各级党委组织部门负责。两者统一管理会面临着不同的领导和评级机构、不同的评级及复查标准等问题。
3 人事档案纳入高校综合档案管理的可行性分析
虽然人事档案纳入综合档案管理有着种种困难，但是将其纳入高校综合档案管理仍是高校综合档案管理发展的一种必然趋势。随着并入条件的不断成熟，特别是清华大学、北京师范大学等一些院校已经走到了统一管理的前列，对其他高校并入也是一种积极的示范作用，两者统一管理的很多积极作用将越来越明显。
3.1 高校资源有效整合的基本要求。人事档案单独管理不能有效整合高校档案资源，人事档案纳入档案统一管理后，可将高校的所有档案统一进行管理。一是精简合并机构意味着高效，各类档案的统一管理使部门分工更清晰、问责更容易，更便于服务基层；二是便于统筹安排档案办公及库房用地；三是可以积极保障档案保管条件；四是更利于档案资源整合，更全面地对高校档案工作进行规划和协调。
3.2 相关政策和理论的有力支持。《高等学校档案工作规范》（下称 《规范》）中采用了“高等学校档案”这一综合概念，以高等学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别[1]。《规范》规定高等学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。再者，《办法》将学生档案纳入归档范围，而且单独设类，彰显了以人为本和重视民生档案的理念，强调了高校档案资源建设的“大档案”理念[2]。按照《办法》中强调的高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。至此，给人事档案纳入高校综合档案统一管理有了充分的理由，档案的大融合是必然趋势。
3.3 高校档案事业发展的必然趋势。将高校各类档案整合到一起，不仅可以将档案工作做强做大，更有利于档案工作的开展。各类档案大综合后，档案形式的多样性、档案内容和数量的增加、档案业务范围的扩大、档案人员的增加等，也是提升档案工作的一种机遇，更利于档案工作服务学校发展，也更利于高校档案事业的发展。
4 人事档案纳入高校综合档案统一管理的对策
4.1档案资源及体制的整合是档案统一的基础。档案资源的有效整合，使得各项资源更加有效利用。人员、库房、办公室用地及相应的室内设备都可以统筹安排，更加合理地利用各项资源。再者，高校档案馆室可以更好地处理近期发展目标和长远发展规划的关系、规章制度的构建及完善、档案信息化建设与学校其他工作同步发展的关系、内部管理机制的发展与各有关部门的协调关系。
4.2 信息系统间的可兼容性是档案统一的路径。高校综合档案历经了多年信息化建设后，形成了较为丰富的信息资源，而人事档案信息化进程相对落后，需要利用现代化的手段使两者有机结合起来。软件开发部门可以根据用户需求，将两个系统进行兼容，使档案信息系统功能更加强大。另外，还有高校将人事档案系统嵌入自主研发的系统中，形成系统的大档案管理系统。在较为成熟的技术保障下，合并后的档案管理系统必然形成可持续发展的良性循环，更加有利于提高人事档案的信息化水平和人才信息利用。
4.3 部门间的沟通与合作是档案统一的有力保障。由于人事部门每年产生大量的材料需要入档，如年度考核表、工资变动表、岗位晋升表等等，并且利用人事档案最为频繁。所以，学校综合档案部门应考虑为人事部门开辟绿色通道，为其简化查档手续，必要时要提供尽可能的方便，如职称晋升需要个人年度考核表，人事部门可提前联系档案部门让其直接复印相关人员的材料，档案部门复印完毕后再通知相关人员办理签字手续取走材料，这样可以节省时间。总之，综合档案部门应树立主动服务的意识，才能保证两者统一的成果。
诚然，人事档案纳入高校综合档案实现档案大融合管理不是简单的一加一问题，档案管理工作的做大做强涉及到方方面面的因素。在实践中，各高校存在着不同的管理基础和状态，故此不能实行一刀切的管理模式，条件不成熟的不应急于求成。档案统一管理确实有着积极的作用和深远的意义，其最终目的就是更好地整合档案资源，这既适应了档案信息化建设的需要，也为实现档案资源共享奠定了坚实的基础。
