中国平煤神马集团项目档案基础管理及专项验收情况调查分析

    朱艳杰

    摘 要：煤矿项目档案验收是煤矿项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目不得进行或不得通过整个建设项目的竣工验收。通过此次调查分析，有助于我们了解和掌握基层单位项目档案管理及档案专项验收的现状及存在的问题，便于有针对性地开展工作，确保建设项目档案专项验收顺利进行。

    关键词：项目档案；基础管理；项目档案专项验收；调查分析

    为了解煤矿建设项目档案基础管理和项目档案专项验收情况，笔者于2016年5月～8月分别从项目档案人员配置情况、对项目档案专项验收了解程度和制度建设方面、项目档案收集和归档的管理方式方法、信息化建设、保管条件等几个方面对中国平煤神马集团旗下100多个基层单位中的90名专职项目档案管理人员进行了一次问卷调查。此次调查共发放调查问卷100份，收回90份，回收率达90%。其中，有效问卷为90份，有效率为90%。以下是此次调查情况的报告。

    1 调查基本情况分析

    1.1 人员配置情况、对项目档案专项验收了解程度、制度建设情况。

    1.1.1 项目档案管理人员年龄结构合理。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，50岁以上的11人，占12.2%；35到49岁的42人，占46.6%；34岁及以下的占37人，占41.1%。

    1.1.2 大多数项目档案管理人员接受过档案业务培训，但绝大多数没有参加过档案继续教育培训。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，接受过档案业务培训的83人，达92.2%；未参加过业务培训的7人，占7.7%；未参加过档案继续教育培训的89人，占98.8%。

    1.1.3 项目档案管理专、兼职人员比例差距大。在基层100家处级单位的710名档案管理人员中，项目档案管理专职人员90人，占21%；兼职人员345人，占79%。

    1.1.4 长期从事项目档案工作的固定人员少，更换频繁。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，从事档案工作在10年以上的15人，占16.6%；5～10年的20人，占22.2%；1～5年的38人，占42.2%；1年以下的17人占18.8%。

    1.1.5 项目档案管理人员职称分布成“菱形”结构，底层和顶层职称人员分布较少，大多集中在中间层。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，底层的管理员12人，占13.3%；助理馆员43人，占47.7%；馆员的30人，占33.3%； 副研究馆员5人，占5.5%。研究馆员无，占0%。

    1.1.6 多数项目档案管理人员未进行科研项目的研究。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，主持或参加过档案科研项目的有15人，占16.6%；未参加过档案科研项目研究的有75人，占83.3%。

    1.1.7 半数以上专职项目档案管理人员表示未参加过项目档案专项验收。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，参加过项目档案专项验收的有48人，占53.3%；未参加过项目档案专项验收的有42人，占46.6%。

    1.1.8 九成以上项目档案管理人员清楚未通过档案专项验收的项目不得进行或通过建设项目的竣工验收。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，清楚未通过档案专项验收的项目不得进行或不得通过建设项目竣工验收的有86人，占95.5%；不清楚的有4人，占4.4%。

    1.1.9 大多数单位项目档案实行了集中统一管理，并实行了领导和相关人员岗位责任制。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，项目档案实行集中统一管理的88人，占97.7%；实行集中统一管理但未建立岗位责任制的1人，占1.1%；不清楚的1人，占1.1%。

    2 项目档案收集、整理和归档的管理方式与手段

    2.1 多数单位项目档案验收中项目文件材料收集、归档的主要形式为合同管理。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，项目档案纳入合同管理，在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件的时间、套数、范围等的有85人，占94.4%；不清楚的5人，占5.55%。

    2.2 多数单位的项目文件材料收集未能与项目建设同步进行。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，由于领导不重视，无法参与项目建设全过程的有42人，占46.6%；项目建设周期长，人员更换频繁，无法参与项目建设全过程的有14人，占15.5%；档案人员自身专业水平不高、缺乏矿井专业知识，无法参与项目建设的全过程有的有34人，占37.7%。

    2.3 多数单位未采取措施对建设项目档案前期进行管控。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，清楚本单位采取措施对项目档案前期进行管控的有24人，占26.7%；不清楚的有66人，占73.3%。

    2.4 近半数以上不清楚竣工图是折叠成“手风琴”式和竣工图章的内容填写不能是同一笔迹。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，清楚竣工图的折叠方法和竣工图章的内容填写不能是同一笔迹的41人，占45.5%；不清楚的49人，占54.4%。

    3 项目档案信息化建设

    3.1 多数项目档案信息化建设未予本单位信息化建设同步。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，未纳入单位信息化建设规划中、未与本单位OA系统对接的有51人，占56.6%；纳入本单位信息化建设并与OA系统对接的有20人，占22.4%。不清楚的有19人，占21.1%。

    3.2 多数项目档案管理单位未使用档案管理软件。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，进行目录检索时，使用单机条文版档案管理软件的有20人，占22.2%；使用全文检索版档案管理软件的有10人，占11.1%；未使用档案管理软件的有53人，占58.8%；正准备购置的有7人，占7.7%。

    4 保管条件

    4.1 多数综合档案库房面积大于30平米，项目档案专用库房则小于30平米。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，项目专用库房面积“10～30㎡”的1人，占0.1%；“30～50 ㎡”的31人，占34.4%；“50～100㎡”的50人，占55.5%；“>100㎡”的8人，占8.8%。

    4.2 九成以上单位做到了办公室、阅览室、库房三分开。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，单位做到办公室、阅览室、库房三分开的有85人，占94.4%；单位未做到三分开的有5人，占5.6%。

    4.3 多数单位配备了存放项目档案的柜架。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，单位配备 “手动档案密集架”的有69人，占74.4%；单位配备 “铁质档案柜”的有14人，占15.5%。单位配备“防磁柜”的有2人，占2.2%；单位配备其它的有6人，占6.6%。

    4.4 多数单位项目档案库房配备了温湿度控制设备，但半数以上单位并未对每日的温湿度做记录。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，单位配备了空调、去湿机、温湿度仪的有51人，56.6%；单位配备了温湿度仪、空调作为温湿度控制和除湿的工具的有39人，占43.3%；其中对库房温湿度变化做记录的41人，占45.5%；未做温湿度记录49人，占54.4%。

    4.5 消防灭火设施多样化，但基层项目档案室主要消防设施以“人工灭火器”居多。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，使用“人工灭火器”的86人，占95.5%； 使用“自动灭火器”的2人，占2.2%；使用“自动喷淋”的2人，占2.2%；使用“高压细水雾” 和“超细干粉”的0人，占0%； 使用“气体”的1人，占1.1%；使用“其他”的0人，占0%。

    4.6 多数单位未安装防盗报警装置。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，本单位安装了防盗报警装置的有10人，占11.1%；未安装防盗报警装置的有80人，占88.9%。

    5 相关性分析

    5.1 人员基本情况。从人员配置情况来看，项目档案管理人员年龄结构比较合理，但高层次人才缺乏，研究馆员，占0%。九成以上参加过档案业务培训，但有98.8%的项目档案管理人员未参加过继续教育培训。专、兼职比例失调，人员流动频繁。

    5.2 项目档案专项验收情况。半数以上人员未参加过项目档案专项验收，对如何参与建设项目的过程跟踪，如何对项目资料进行收集、归档整理等以及验收条件、内容、程序等知之甚少，使得收集到的资料杂乱无序，分类整理时无从下手，工作不能有序开展。

    5.3 制度建设情况。多数项目档案单位都实行了项目档案集中统一管理，并建立了项目档案管理制度。

    5.4 项目文件材料的收集、归档形式和整理方法。九成以上单位项目档案收集采取纳入合同管理形式，使得项目档案收集、归档变得“有法可依”。多数单位项目档案的整理方法采取按卷整理为主。

    5.5 项目档案信息化。从项目档案信息化来看，项目档案信息化建设与当前的煤矿建设现代化和信息化水平差距较大。

    5.6 保管条件。九成以上单位建有综合档案库房，做到了办公室、阅览室、库房三分开，表明“三分开”的要求在基层已经得到了比较好的落实。多数单位项目档案库房余量不足20年，说明基层档案室的存贮空间较以前已经有了改善，但仍存在余量不足的问题。

    5.7 设备设施：项目档案设备种类多样，“密集架”已经成为档案室的主流装具，基层单位项目档案柜架方面已经有非常大的改善。多数单位库房配备的消防灭火设施多以“人工灭火器”居多。

    （作者单位：中国平煤神马集团 来稿日期：2016-08-12）