烟草企业会计档案电子化管理探讨
李琴
摘要 烟草企业在经过一系列的改革后，虽然综合实力和市场竞争力有所增强，但是随着宏观经济形势的发展特点来看，依旧需要改革传统的运行及管理模式，来获得发展活力。会计档案电子化管理就是烟草企业深化现代化管理中的重要一环，随着最新版《会计档案管理办法》的实施，烟草企业会计档案电子化管理显得更为迫切。本文主要分析烟草企业会计档案电子化管理的特点，阐明目前遇到的主要问题，并就问题给出针对性建议。
关键词 烟草企业;会计档案电子化;特点;问题及建议
一、引言
财政部于2016年开始实行新修订的《会计档案管理办法》，该办法允许符合条件的会计资料以电子档案的形式保存，而且不需要再另外打印成纸质档案归档。随着烟草企业业务的发展，对会计核算的需求也随之增加，因此会计归档涉及的档案资料也越来越多，充分利用会计档案电子化管理技术，可以最大限度地提高会计档案管理的效率，强化会计档案管理对财务管理的支持作用。
二、烟草企业会计档案电子化管理的特征
（一）会计档案电子化依附的载体不同
在烟草企业会计档案的传统管理方式下，纸质档案的存档不仅要占用较大的空间还需要专门的保管与维护人员进行日常的归档与保存，在取用会计档案时，还要去实地进行查看，尤其是规模较大的烟草企业，档案数量极其庞大，有些早期年份的档案可能已经调存到其他办公地点，这就需要去别的地方取用会计资料之后再原样送回，这使得档案的管理、取用、归还等工作变得十分麻烦。而在电子化管理中，这些档案都以数据的形式存储在硬盘或者云端数据库等媒介上。电子媒介载体使得档案的管理与调用更为便捷，也不需要占用实际的存储空间。
（二）电子档案的维护在某种程度上更具脆弱性
由于电子档案的依附媒介是存储媒介，一旦发生媒介损坏或者是计算机病毒入侵，那么在没有提前备份的情况下，这些电子档案就会被永久性破坏且无法恢复。而且由于数据的电子化特征，使得这些信息在被篡改后，不容易留下痕迹，容易造成电子会计档案的失真。
（三）会计档案的电子化使得会计信息更具扩展性、共享性
传统的纸质会计档案主要是原始凭证、记账凭证和报表，但是随着电子化管理的兴起，会计档案不再局限于这些形式，可以根据烟草企业管理的需求来进行扩展，甚至一些非财务信息也可以作为会计信息加以存储，为财务管理提供了更为丰富的决策依据。另外，电子档案的数字化形式决定了其可以通过简单的计算机调用或者系统共用实现信息共享，极大地提高了会计档案的整合与管理效率。网络共享性是会计档案电子化相比于传统的管理方式最为显著的特征。
三、目前烟草企业会计档案电子化管理存在的现实问题
目前，我国的烟草企业很多都在实施会计档案从纸质化到电子化的转变，在积累经验的同时也发现了一些不足。
（一）企业领导对会计档案电子化管理的意识不强，不够重视
很多烟草企业虽然已经实现了会计档案的电子化管理，但是依旧处于形式化的工作状态，按部就班地进行档案储存与管理。很多企业的档案管理只是为了应付外部审计或者是上级部门的检查，很少将档案电算化管理的价值与财务部门管理结合起来。财务部门自己不重视会计档案电子化管理的重要性，就很难说服其他部门配合执行电子信息的共享或者上传，也很难说服上级领导引导整个公司加强档案信息化管理。
（二）企业工作人员缺乏进行会计档案电子化管理的专业技能
由于企业的员工大多是从传统的会计档案管理向信息化的档案管理转变，有很多人还不能适应或者掌握该项技能，也不容易发现信息化管理中可能存在的漏洞和问题。会计档案的电子化管理的实施时间相对来说还较短，尚不成熟，所以很多煙草企业的相关工作经验也较为缺乏，需要借助于培训、招聘等手段来补足这方面的人员专业技能缺陷。在具体的工作实践中还可能存在着故意破坏或者是人为疏忽等问题，这也可能造成会计电子档案真实性的缺失。
（三）会计档案电子化后可能存在着失真、被破坏等风险
对于纸质档案来说，会计数据的篡改很容易被发现，原始凭证上的字迹、印章、纸张材质等都可以用于判断会计档案有没有被篡改。但是电子档案由于其存在形式与具体内容是相互独立的，这就使得会计档案的内容容易被篡改或替换，且形式上也失去了固定的形式，失去了“原始状态”的会计档案，很难对其“原始性”进行认定，容易出现失真风险。同时，由于电子档案的储存媒介较为单一，依托于数据库或者是硬盘等媒介，一旦这些媒介遭受破坏，所有的数据都可能丢失。且电子档案的易更改、易销毁特征也给非法操作提供了便利，直接损害了会计档案电子数据的真实性。
四、解决当前烟草企业会计档案电子化管理现实问题的对应方法
（一）企业管理层要充分重视会计档案电子化管理的重要意义，尤其是其对于企业财务战略管理的重要意义
《会计档案管理办法》明确规定，要求各单位务必加强对会计档案管理工作的领导，确保其内部的会计档案能够被妥善保管、有序存放，杜绝可能存在的“毁损、散失和泄密”问题。由此可见，会计档案的管理工作必须被各个单位加以重视，而且要以严肃的制度要求行为。烟草企业的性质决定了其应当高度重视会计档案管理办法，切实将会计档案的电子化管理纳入各个部门领导工作的重要议程当中。所有的工作只有得到领导的重视，才能有条不紊地在单位内部加以推进与改善。会计档案的电子化管理，对于规范企业的日常管理，提高企业财务管理的战略性指导意义有着不可替代的作用。
（二）完善企业的硬件与软件设施，加强员工培训，为电子化、信息化管理提供良好的运营环境
尽管烟草企业是注重生产与销售的企业，但是也应当充分重视计算机硬件与软件设施系统的铺垫，随着互联网信息管理时代的到来，与计算机技术相关的硬件和软件设施直接决定了其能否很好地融入信息化管理时代。硬件设备如电计算机、互联网井设备、扫描仪、打印机等等，软件系统如ERP管理系统等，企业要构建完善、高效的会计电子信息化管理系统，充分实现会计档案的文档能够在系统中被一体化管理，并且在档案从纸质向电子化转化的过渡期，实现纸质文档与电子文档的有效索引。会计电子信息化系统要能自动记录会计信息的各类背景元素及原始数据来源，有效地控制会计文件等生产广域的运行处理，实现其向会计电子档案的转变。除了高效、准确的信息系统，还需要一批专业的操作人员或者管理人员，不仅要能确保会计文件能够准确地转化为可以有效保存的有价值的信息，还要保证这些信息不会被随意篡改或删除，尤其是要加强人员对电子档案管理过程中风险点的排查与控制。最后，管理人员应当研究如何才能确保获得高效、实用的会计文件，并将其转换为可用于深入战略管理的会计信息与档案，只有这样，会计档案电子化的战略意义才得以突显。
（三）制定完善的内部控制制度，加强内部监督与管理，明确权责制度，确保会计电子档案真实完整
会计档案电子化管理能否实现其管理意义，最终取决于其形成的会计档案是否有效，如果会计档案被随意篡改、删除，则会给企业管理带来非常严重的损失，也会形成监管风险与审计风险。所以企业内部有必要建立内部控制制度，并在参照管理过程中出现的问题不断地完善已有的内部控制制度，同时加强对内部控制制度的执行力度，要求明确相关责任，做到奖惩有据，明确对造成会计档案损坏的人员与管理不尽责的人员进行严厉的处罚，只有这样才能在源头上杜绝会计电子档案的失真。
五、结语
随着现代化信息技术的不断发展，会计档案的日常管理已经逐渐向形式虚拟化方向发展，会计档案电子化管理能够有效地提高烟草企业信息管理与查询的便捷度，也能够为管理层战略管理调取财务数据提供便利。各个企业务必要注重提高会计档案电子化管理质量，充分发挥其应有的管理作用，推动企业的健康、可持续发展。
（作者单位为邵阳市烟草公司）
参考文献
[1] 司惠菊，孙筠，婷薛迪.计财信息化下的会计档案电子化实践及启示[J].中国总会计师，2020（07）：154-156.
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