学校文书档案管理工作现状与对策探析
姜会图
[摘 要] 文书档案管理工作作为学校各项信息的有效记录，在学校档案管理工作中占有重要地位。学校加强文书档案管理工作，能够将科研、教学等方面的情况反映出来，为学校管理、建设和改革提供可靠依据，推动学校的健康长远发展。但是学校文书档案管理工作涉及程序较多，管理难度较大，会耗费大量的时间与精力，档案管理人员思想上存在疏忽，将导致文书档案出现破损、丢失和装订错误等问题，不利于真正体现文书档案的价值。本文将简述学校文书档案管理工作的现状，提出具体可行的应对之策。
[关键词] 学校 文书档案 管理
中图分类号：G472.4 文献标志码：A
文书档案是学校发展的首要纪实载体，而文书档案管理是衡量学校档案管理水平的一个重要尺度。在新形势下，加强学校文书档案管理工作，要充分利用现代化档案管理技术，让电子文书档案管理与纸质档案管理充分结合起来，这样档案工作人员才能增强信息化服务理念。随着档案管理工作网络化与数字化的发展，学校要在文书档案管理方法上加强创新，让文书档案管理工作真正做到程序化、数字化、网络化和智能化，为学校各方面的发展提供可靠依据。
一、学校文书档案管理工作的现状
（一）文书档案管理制度不完善
因为思想认识不到位，学校文书档案管理制度不完善，所以很难真正落实文书档案管理的工作责任，导致在文书档案管理工作中出现了松散的问题，各部门在工作上缺乏有效的协调。学校日常管理中的先进经验与制度来，还未在档案管理部门进行有效推广，且档案管理部门的制度建设非常落后，造成学校文书档案管理工作只能“按部就班”地开展。这样难以保证文书档案管理工作的质量，不能发挥出文书档案促进学校发展的作用。
（二）文书档案管理信息化建设缓慢
在进入信息化时代后，很多学校都加快了网络建设，互联网应用水平也不断提升。但是在文书档案管理工作中，因为资金投入较少，管理方式落后，造成学校文书档案管理的信息化和电子化水平不高，不能显著提升文书档案管理工作效率。第一，档案管理部门设备不先进，与实际工作需求的匹配度很低，给文书档案管理技术的革新带来了不利影响。第二，虽然部分学校档案室配置了现代化设备，但是档案管理人员不熟悉各项设备的使用，很难有效应用在实际工作中，这不仅浪费了大量资源，也不利于提升文书档案管理工作效率。
（三）文书档案管理人员综合素质不高
学校是培养人才的主要阵地，但是对很多学校的日常运营来说，非常关注教学工作，很大程度上却忽视了综合管理工作，尤其是对文书档案的管理工作，因为对学校管理的影响力不大，使其始终处于边缘状态。很多学校领导对文书档案的价值认识不到位，未能对档案管理部门配置足够的人才。首先，档案管理人员出现了老龄化趋势，对文书档案管理人员来说，大多为其他岗位上替换下来即将退休的工作人员，在档案管理部门抱着“养老”的心态工作，不仅工作积极性不强，也缺失了责任心。其次，部分人员档案管理技术能力不强，未能掌握电子化档案管理等新兴技术。当前学校也忽视了对档案管理人员的培训工作，在档案管理工作上要求不严格，导致学校文书档案管理水平长时间得不到提升。
二、学校文书档案管理工作的对策
（一）转变思想观念，提高重视程度
档案工作在记录事实、传承历史和服务社会等方面发挥着重要作用，对此我们要尽快转变档案管理观念，认识到文书档案管理工作的重要性。文书档案作为学校档案管理工作中的重要内容，很多人对其价值认识不到位，也不了解文书档案管理的职责范围与工作内容，也有部分人认识存在片面性，错误地认为文书档案管理工作可有可无。个别档案管理人员对文书档案缺乏足够的重视，工作中责任心不强，这些都是需要改进的地方[1]。学校的文书档案管理工作来主要包括上级部门和本单位形成的文件资料。做好学校文书档案管理工作，要坚持信息化技术的应用，完善各项软、硬件设施，保证纸质档案、电子档案管理更加规范化，营造良好的档案管理氛围。此外，要不断分析与总结文书档案管理细节，结合存在的不足制定有效的改正措施，并在全年工作计划中纳入文书档案管理工作，明确具体的责任人，提升文书档案管理水平。
（二）加快推动文书档案管理信息化建设
文书档案可以将学校的发展情况反映出来，是重要的信息资料，学校领导要对档案资料的重要性有充分的认识，增强文书档案管理体系改革的支持与投入。第一，应该对文书档案管理工作增加投入，让档案管理体制改革有充足的资金，只要将扫描仪、复印机、存储器和除湿柜等硬件设施配置齐全，才能保证学校文书档案管理工作的有效进行。第二，对档案管理制度进行优化，确定具体的责任人，确定文书档案管理的具体流程与标准，加强档案管理部门与学校其他部门的联系与沟通，在条件允许的情况下，加快办公自动化与档案管理一体化的发展[2]。通过这种方式，学校各部门形成的档案资料，才能及时向档案管理部门后台系统进行传输，防止文书档案出现丢失与信息泄露等现象。第三，不断对档案管理制度进行完善，增强自身的档案管理意识，这样学校文书档案才能根据相关法规开展管理工作。
（三）加强文书档案管理工作考核
为了提升学校文书档案管理的质量与效率，应该完善档案管理制度，加大对文书档案管理效果的监督与考核力度。学校要成立专门的考核小组，确定具体的考核标准，灵活运用抽查、普查等方式，促使档案管理部门与其他部门将自查与互查等结合起来，这样文书档案管理工作的高效运行才有保证。学校要积极在文书档案管理工作进行创新，尤其是在进入信息化时代以后，在文书档案管理工作中也要积极运用新的科技手段，实行电子化档案管理模式[3]。要使文书档案更加具有完整性与真实性，将档案加密技术、防改写技术和防泄密技术等利用起来，为文书档案管理的安全性提供可靠保障。结合学校文书档案管理工作的现状，需要继续提升学校文书档案管理工作的连续性，这是因为学校档案管理人员的流动性与变动性很大，一些高价值的文书档案在收集、整理、外借和收回中容易发生断档的问题，如何解决文书档案管理中的这些问题，应当引起学校的重点关注。对此，要将细节工作做到位，在借阅手续上提出严格的要求，加强方法的创新，应用先进的档案管理系统，对档案流向进行实时跟踪，这样文书档案才能及时归还。要将文书档案潜在价值充分挖掘出来，树立起现代化档案意识，合理划分档案保密层级，做好不涉密档案的开放与共享工作，保证档案服务职能得到体现，发挥出文书档案推动学校发展的作用。
（四）提升文书档案管理人员综合素质
学校要提升文书档案管理的质量与效率，应该注重人才培养工作。随着信息技术与网络技术的普及与应用，为了保证学校文书档案管理工作的顺利开展，跟上时代发展的脚步，要注重引进更多优秀的档案管理人才[4]。学校要提高对文书档案管理工作的重视程度，在档案人才培养方式上加强创新，为他们提供更多培训的机会，让他们掌握更多现代化档案管理技能，这样文书档案管理工作才能高效运行。同时，也要消除文书档案管理老龄化问题，配置更多年轻的档案管理人员，让档案管理队伍年轻化并不断提升专业化水平，为学校文书档案管理工作的正常运行打牢基础。要做好对文书档案管理人员的管理工作，实行完善的激励机制与责任机制，确定其中的权利义务关系，灵活运用奖惩机制，促使档案管理人员责任感与积极性得到调动，保证学校文书档案管理工作的良性发展。
三、结语
总之，文书档案作为学校工作中的重要内容，能够将学校历史真实面貌反映出来，对学校的建设与发展有促进作用。因此，要提高对学校文書档案管理工作的重视程度，运用科学合理的管理措施，满足新形势下文书档案管理工作要求。同时，要增加资金投入，完善规章制度，并培养更多高素质档案管理人才。将文书档案的价值真正体现出来，为学校的发展创造更加有利的条件。
参考文献：
[1]张海东.高职院校文书档案管理工作的现状及对策研究[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2019（07）：43-44.
[2]陈雁.中职学校文书档案管理工作的现状及对策[J].兰台世界，2019（11）：197-198.
[3]解咏晋.学校档案管理工作现状及对策浅析[J].办公室业务，2015（24）：71.
[4]田华丽.浅谈学校档案管理工作现状及对策[J].科学咨询（科技·管理），2015（04）：42.
