电子档案与纸质档案管理的问题及发展方向
韩笑 苏丹
[摘 要] 隨着科学技术的快速发展和广泛应用，我国事业单位在进行管理时充分意识到了档案管理工作对于单位发展的重要性，利用信息技术进行档案管理。同时，电子档案管理对传统档案管理方式产生了巨大的冲击，电子档案在事业单位的管理中产生了积极作用。因此，在新时代背景下，传统的纸质档案管理方式已经无法适应现代化档案管理需求，我国的事业单位应该与时俱进，不断创新档案管理方式和手段，结合传统和电子档案管理方式，完善档案管理体系和制度，做好档案管理工作，实现单位的稳定发展。本文根据电子档案与纸质档案管理存在的不足，分析了电子档案与纸质档案之间的关系，对电子档案与纸质档案的发展方向提出建议。
[关键词] 电子档案 纸质档案 问题 发展方向
中图分类号：G271文献标志码：A
在互联网技术日趋发达的今天，高效办公、信息化办公成为所有事业单位的新型办公需求。不同的单位、部门在长期的发展中，会留存很多有价值、有意义的资料和档案，对于单位事业的持续发展有着非常重要的作用，这些“战果”能够为后续的发展提供真实有效的参考资料。由于传统的档案管理方式比较落后，占用了大量资源，尤其是纸质档案，很容易丢失或者损坏，进而影响了档案的保存和利用价值。为了提升档案管理水平和质量，可以利用电子档案和纸质档案管理相结合的方式，弥补传统档案管理的不足，充分地发挥出电子档案的优势，进而提升档案管理工作的完整性和便利性。
一、电子档案与纸质档案管理的存在的不足
（一）电子档案
电子档案管理存在的主要问题在于档案管理人员综合素养不足，其专业管理经验和能力有限，由于习惯了传统的纸质档案管理方式，无法适应现代化信息技术进行电子档案管理，进而体现出档案管理人员信息素养不足的问题。同时，无法保证数据信息的准确性和管理效率，没有发挥出电子档案管理的实际价值和作用。其次，部分档案管理人员不具备创新意识和能力，无法对现有的档案资源进行开发和挖掘。对于电子档案管理而言，管理制度和完善的体系是十分重要的，但是在实际的电子档案管理中，没有建立完善的档案管理流程和制度，从而影响到电子档案工作的顺利开展。此外，由于先进的档案管理设备没有发挥出实际的作用，降低了电子档案的管理效率，达不到档案管理的标准。
（二）纸质档案
现阶段，纸质档案存在着档案管理范围和目标不明确的问题，由于档案管理人员管理意识薄弱，导致档案资料收集不齐全、数据没有经过严格的审核，降低了档案资料的利用价值。同时，由于档案管理部门的责任意识不足，没有根据档案管理制度落实工作，导致纸质档案工作无法达到标准化、统一化的要求。其次，由于纸质档案长期处于不安全的管理环境中，管理人员保管不到位，纸质档案数量的日益增多，档案资料面临着受潮、受损的情况。此外，纸质档案因长期不翻阅，导致档案页数混乱和丢失的问题[1]。
二、电子档案与纸质档案之间的联系
任何模式的转化都需要一个过程，一蹴而就是不现实的，也是不可取的。在档案管理信息化的建设过程中，不能全然抛弃传统的档案管理方式，传统档案管理方式也有优于信息化档案管理方式的地方，所以要实现传统管理方式与信息化管理方式相结合。在我国事业单位的发展过程中，会产生很多纸质资料，要把纸质资料在短时间内全部转为信息化难于登天，所以，在信息化档案管理建设初期，要以传统的纸质资料管理为根本，再慢慢地向信息化管理转化，确保档案管理信息化建设过程是一个循序渐进的过程。这样稳扎稳打的转化过程，不会因为追求速度而导致档案丢失或混在一起难以区分，确保了档案的准确性。在单位档案管理方式的转化过程中，领导一边保证传统管理方式的正常运行，一边注重对管理人员的专业的现代信息化档案管理设备的使用教学，帮助管理人员在转化过程中逐渐掌握信息化管理设备的使用方法，确保转化后的档案管理工作准确无误[2]。
其次，目前大部分单位都已经采用电子档案管理的方式，单位的工作人员只需要通过计算机就可以对档案信息进行录入和检索，为工作人员提供了很多便利。计算机档案管理的方式完全取代了传统纸质档案管理方式，也提升了档案资料的利用率，更好地促使档案资料为使用者服务。
最后，电子档案与纸质档案的管理内容有着重要的联系，两者在共存的发展中存在着很多不足，纸质档案的质量会直接影响后续电子档案工作的质量。因此，在纸质档案管理过程中，应该严格把控好质量关，尽量避免给电子档案的管理造成影响，进而提升电子档案管理质量。
三、电子档案与纸质档案发展方向
（一）提升档案管理的安全性
无论是电子档案还是纸质档案，都存在着一个共同的问题，那就是档案信息的安全。虽然两者的发展没有太多的兼容性，但是两者都有不同的职责和价值。现阶段，虽然我国大部分事业单位都在广泛地应用电子档案管理，但纸质档案没有完全退出单位的档案管理。因此，电子档案和纸质档案在各自的范围内都发挥着各自的优势，首先应该完善档案管理流程，全面提升档案管理工作的效率和效果。其次，由于电子档案和纸质档案存在着容易被篡改内容信息的问题，需要形成长效的监管机制，从而提升档案管理的严谨性和安全性。此外，加强档案安全保护工作，特别是电子档案信息很容易遭受到黑客的攻击，被不法分子盗取重要的信息和资料。同时注重纸质档案的弯折、损坏问题，为了延长纸质档案的使用寿命，可以采取电子档案备份加密的方式，从档案信息安全新和保密性出发，提升信息档案的利用率，降低纸质档案的损失率，达到档案管理的安全性目标[3]。
（二）相互促进，共同发展
目前，时代档案利用朝着快捷、便利的方向发展，而档案技术更加注重对数据的开发和利用。但是，我国很多单位中的档案管理信息化建设过程并不顺利，受到了来自多方因素的影响，信息化技术在档案管理工作上的应用还不够普及。不管是传统的纸质档案管理还是电子档案管理，都应该创新管理内容，完善管理制度，全面加强档案管理工作的检索效率。为了更好地实现纸质档案的电子化发展，应该注重运用信息技术对电子档案进行整理和归类，全面提升档案数据管理的准确性和科学性。其次，在很长一段时间内，我们都需要采用纸质档案和电子档案共存发展的方式，根据纸质档案管理现实需求入手，提升档案管理的安全性和可靠性。最后，形成一个完整的互动机制，充分的利用两者的优势，加快纸质档案管理电子化发展步伐，从根源上提升档案管理的整体质量和效率[4]。
（三）改进措施
为了提升我国档案管理的整体质量和管理效率，我们应该提升电子档案和纸质档案管理的有效性，创新档案管理手段和方式，充分地发挥出二者各自的管理优势。同时，在信息技术的支持下，提升纸质档案和电子档案的使用价值。首先，完善电子档案管理制度，不断提升管理人员的综合素养，在加强人员专业管理培训的同时，也要提升管理人员的信息化素养，这样才能完全提升纸质档案的信息化管理水平。其次，明确电子档案的管理范围和内容，健全监管制度，要求管理人员在新环境下掌握档案管理的操作方法。最后，加强档案管理数字化建设，根据实际情况，合理地引进档案管理的基础设施，实现电子档案和纸质档案管理方式的共存，有效地达到现代档案管理方式的需求，解决现实问题，综合提升档案管理目标和质量。
四、结语
总而言之，纸质档案和电子档案各有优劣。现如今，我们需要在长时间内利用两种档案管理方式的优势，促使二者在事业单位的发展中发挥出应有的价值和作用，从而提升档案管理质量和效率。其次，不断地完善电子档案管理体系，提升档案管理人员综合素养，为档案管理工作的顺利进行提供基础保障，促进社会效益和经济效益的提升，让档案信息更好地为我们的生活、学习以及工作服务。
参考文献：
[1]刘宏伟.电子档案与纸质档案的整合管理[J].中外企业家，2019（22）：131.
[2]施炯.电子档案与纸质档案的融合发展现况[J].文化创新比较研究，2018，2（31）：60-65.
[3]狄强军.浅析纸质和电子档案并存背景下的档案工作策略[J].办公室业务，2018（14）：87-88.
[4]胡爱真.电子档案与纸质档案管理的问题及发展方向[J].兰台世界，2014（S2）：86-87.
