干部人事档案任前审核中存在的问题及对策
戴玲
摘 要：干部人事档案任前审核是目前防范干部带病提拔的重要手段之一。在进行任前审核工作时，干部人事档案普遍存在年龄、工龄、党龄“三龄”信息不一致和学历、工作经歷“两历”材料不齐全等突出问题。针对这些问题，给出了原因分析并提出了解决方案，进一步从多部门齐抓档案材料管理与审核、加快干部人事档案信息化建设等方面提出了工作建议，初步探讨了利用大数据对干部人事档案失真问题的审核对策。
关键词：干部人事档案；任前审核；对策；大数据
任前审核是利用干部人事档案材料进行提拔考察的一种方式。干部人事档案是记载个人学习、工作经历、奖惩记录、政治面貌、德才表现、工资待遇等的原始记录，从初中开始建立，直到退休。一卷人事档案就是人生轨迹的真实写照，是一个有着逻辑联系的整体，对于职工学历提升、职称评审、社保办理、财产继承、子女升学等方面有着重要作用，更是组织人事工作中对个人提拔任用、兑现各种福利待遇、享受离退休政策等的重要依据。近年来，不少学者开始注意到干部人事档案存在的一些问题[1]，尤其是干部人事档案造假问题较为突出，仅在2014年中央巡视组两轮巡视中，就有15个省存在干部档案造假问题；在2015年开展的省管干部档案专项审核中，就有420人因档案造假受到组织处理或纪律处分。干部档案的公信力受到严重损害。为此，中央组织部把整治干部档案造假问题列为整治选人用人不正之风的六项重点任务之一，要求“凡提必审”，严格实行干部档案任前审核制度[2]。在干部选拔任用工作中凡是拟提拔考察对象、转任重要岗位干部人选，都要按照管理权限对干部档案进行认真审核，重点审核干部“三龄两历一身份”、民族、家庭成员及重要社会关系[3]。三龄即“年龄、工龄、党龄”，两历即“学历、工作经历”，一身份即“干部身份”。目前贵阳市正在实施的“数据铁笼”计划[4]，就是探讨运用大数据技术将权力关在笼子里，其对防范干部档案造假也有重要意义。笔者从干部人事档案管理者的角度，梳理出干部档案任前审核工作中的几个突出问题，分析问题产生的原因并有针对性地提出了几点建议和对策，初步提出基于“数据铁笼”的大数据理念实施干部人事档案审核的思路。
1 干部人事档案审核中凸显的问题及原因
1.1 姓名、民族成分填写不一致及原因分析。干部人事档案中姓名填写不一致的情况虽然不多，但会给管档部门和组织人事部门的工作造成一些不必要的麻烦。同一个人档案材料中甚至出现了多达几个以上不同的名字；民族成分填写不一致的也不少，前期材料是汉族，后期材料是少数民族。姓名不一致的原因分为几种情况：一是有些材料比如年度考核登记表，是本人因当时在外学习等种种原因无法亲自填写时，请别人代填，导致填写姓名时同音不同字的错误；二是本人填写时比较随意，为了图方便，写简化字造成同音不同字；三是改名后没有相关的说明材料，或者错装非本人的材料；四是有些材料是组织填写的，因工作人员的疏忽而导致填写姓名时同音不同字。民族成分不一致的原因，一般是为了享受民族优惠政策而将汉族改填为少数民族。
1.2 “三龄”填写不一致及原因分析。“三龄”即“年龄、工龄、党龄”，档案材料中年龄、工龄填写不一致的情况也较为普遍，特别是年龄，出现了相差几个月至几年的情况。有些档案中因入党材料缺失而无法确定入党时间，入党材料是确定干部入党时间的重要依据，但有的党员档案材料中虽填写为党员却无入党志愿书等材料。
年龄填写不一致的原因：一是农历和公历两种填法；二是非本人所填，有些材料比如年度考核登记表，是本人因当时在外学习等种种原因无法亲自填写时，单位代填，不注意核实年龄而随手填写导致；三是为了某种目的把年龄填小，还有为了某种目的把年龄填大的情况，这种情况较少；四是直接在材料上涂改。
工龄填写不一致的原因：一是组织上填写错误，比如工资表、干部任免表等表格；二是本人新参加工作时，一般要填写干部履历表，由于不了解应以报到时间还是人事管理部门批复的时间为准而填写错误；三是有些职工曾经有过短暂的临时工作经历，填写为正式参加工作时间。
党龄填写不一致的原因：组织上未经核实或个人记忆不准确都可能造成入党时间填写不一致。党龄的依据是《入党志愿书》等入党材料，但有些档案中入党材料缺失。原因是入党时所在单位党组织未将入党材料归入个人档案，但因年代久远，机构发生变动，查找困难而造成缺失。
1.3 学历学位材料缺失及原因分析。学历学位材料即学籍材料，即就读本专科、硕士、博士期间所应产生并归档的包括入学、学习期间、毕业、取得学位各个阶段的原始记录，这些材料构成了完整的学习经历，是学习经历真实性的有力依据。学历学位材料缺失的情况也较为普遍。具体又分为几种情况，有缺少某一学习阶段学籍材料的，如缺失本科或硕士或博士阶段学籍材料；有每个学习阶段的学籍材料都有，却又不齐全的，如没有成绩登记表、报考登记表、毕业生登记表等；还有国外学历却缺少国外学历学位认证书的。档案中学籍材料缺失或部分缺失有以下原因：由于工作疏忽，原就读的学校未将部分或全部学籍材料归入学生档案，故毕业后未随档案转入工作单位；审核学籍材料时，一般是以组织部制定的学籍材料构成标准为依据，但实际情况是，由于各高校的具体情况不同以及历史的原因，各高校产生或者归入学生档案的学籍材料也不完全相同。比如本科学籍材料，组织部规定的标准是必须有：报考登记表、高校学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、授予学士学位决定。“高校学生登记表”是进校后填的第一份表，但是有些高校却没有组织学生填写；“授予学士学位的材料”，有些高校是每个毕业生制作一份材料装入学生档案，有些高校是以文件的形式下发，所有的学生在一个文件上，故不能装入学生个人档案，而放在了学校文书档案里。又比如在职研究生的学籍材料，按审核标准应有“答辩系列表”，但有些高校会将“答辩系列表”归入学生个人档案，有些高校却放在学校综合档案里。2006年以后，硕士研究生报考开始实行网报，有些高校未下载学生报名表归入学生档案，造成了很多档案中缺失研究生报考登记表，这也是学籍材料缺失的一种突出情况。
1.4 工作经历、干部身份的材料缺失及原因分析。反映工作经历和任职经历的材料也有不同程度的缺失，有的任职经历材料不齐全，有的进入现单位前几年甚至十几年的材料全部缺失。有的工人转干、或者转干后提拔任职的，无转干材料。任职经历材料不齊全，是由于组织人事部门在提拔干部、人事调动时手续不规范甚至提拔程序不规范或者未将材料归入个人档案造成。有的档案中，进入本单位前几年甚至十几年的材料全部缺失，原因是曾经有一个时期，有些单位为了引进人才，而原单位又不放，引进人员的档案也调不出，引进单位就采取重新建档的方式来解决。造成这类引进人员档案缺失严重。
2 针对干部人事档案存在问题的补充完善措施
干部人事档案审核中存在的问题，有些可能是客观原因导致的，而有些却是主观造假。针对相关问题，组织人事部门和档案管理部门要在分析原因的基础上，具体问题具体处理。下面是笔者根据自己的工作经验提出的一些具体措施。
2.1 姓名填写不一致的处理方法。在档案中，因填写简化字造成的姓名不一致可以不处理，视为一致。若姓名有同音不同字的情况，可分为两种方法处理：如果是组织填写的，由组织部门在干部履历表的审核栏作出说明；如果是本人填写的，必须由组织部门核实，经本人确认后，出具姓名认定材料。若是不同音不同字的情况，首先看材料的基本信息是否都一致，鉴别是否属于错装。如果基本信息一致，只有名字不同，有可能是改名，必须提供个人申请、户籍机关审批意见，组织人事部门说明等材料。
2.2 民族填写不一致的处理方法。档案中若有民族成分填写不一致的情况，须提供20世纪80年代到1996年以前干部所在地县级民宗委出具的《民族成分证明书》《民族成分认定书》等证明材料，如果找不到上述证明材料则需按有关规定到省民族事务委员会进行民族成分认定。
2.3 “三龄”填写不一致的纠正或认定方式。年龄填写不一致情况，可分三种情况处理：（1）农历和公历两种填法，可换算验证，如果相符可视为一致，不作处理。（2）工资表、任免表这些组织上填写的表格错误，本人填写的所有材料都一致，可由组织部门重新制作或校正后盖章确认。如果是本人填写不一致，就要由组织人事部门调查核实后，出具出生日期认定材料，然后将认定材料的附件（包括上级批复、调查报告、主要依据与证明材料）一起装入档案。（3）出生日期有涂改，要分为两种情况。一般情况下在出生年的十位数上涂改，比如1953年的“5”字有涂改，有可能是笔误，改出生年月一般不会改小或改大10年；如果是个位数上的“3”字有涂改，有可能是恶意涂改，这时就必须由组织上调查核实，并根据调查核实情况按规定对相关责任人进行处理。
若有参加工作时间填写不一致情况，需由组织人事部门根据工龄认定政策出具认定材料并附认定的原始依据材料。比如认定知青的工龄须附《上山下乡知识青年证书》，认定民办教师的工龄须附上《民办教师证明》或《民办教师、代课教师批准文件》等。
对于党龄问题的认定，以《入党志愿书》为准。《入党志愿书》缺失的，先尽量查找原始材料，实在找不到的，补填《入党志愿书》。补填的程序是：由干部现在单位党组织调查核实干部入党情况是否属实，干部原入党时所在单位党组织提供证明材料。补填《入党志愿书》时，填写“个人基本情况”等栏目后，干部现在单位党组织依据调查核实情况，在“备考栏”注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，并报现单位党组织的上级组织审查确认其党员身份后，将《入党志愿书》连同原单位党组织的有关证明材料一起装入干部本人档案。
2.4 学历学位材料缺失的补充途径。若档案里缺失部分学籍材料，比如缺失“报考登记表”，可到原就读的学校档案馆复印相关证明材料，如“入学三联单”“新生录取名册”等，写上“原件复印”字样，盖学校档案馆公章。缺失“答辩系列表”，可到原就读的学校档案馆复印“答辩系列表”，写上“原件复印”字样，盖学校档案馆公章。原就读的学校档案馆无法提供的材料，可到原就读学校的教务部门或研究生培养部门出具学历证明。部分档案中的学籍材料按照标准实在无法补充齐全，就要先审核是否包含了入学、在读、毕业这三个阶段的材料，如果材料虽不齐全，但却包含了三个阶段的材料，可要求本人到教育部学历学位认证中心出具“学历学位认证书”归入档案即可。国外学历一般没有审核标准规定的学籍材料，但必须有教育部学历学位认证中心出具的“学历学位认证书”。
2.5 工作经历、职务任免材料缺失的补救措施。对于调动工作的干部，若缺失原单位工作期间档案的，由现单位组织人事部门与原单位组织人事部门商讨解决。若档案中缺失任职材料、调动材料、转干材料的，先由组织人事部门尽量查找，实在找不到的可用相关证明材料代替。如干部任免审批表缺失，实在找不到的，可用当时的任职文件代替。相关证明材料也找不到的，由组织人事部门调查核实后出具证明材料。
3 防范干部人事档案失真的相关对策
干部档案任前审核对于防范干部“带病提拔”起到了重要作用，但对于档案失真问题来说，这只是事后补救的一种手段。从干部人事档案管理工作者的角度来看，笔者认为应采取有效措施，从材料形成的源头抓起，筑就一道道档案失真的“防火墙”，阻断各种造假制假渠道，保证干部人事档案的完整性、真实性、公信力。
3.1 多部门齐抓共管，加强档案材料审核。干部人事档案的管理机制多元化，一些单位是由组织人事部门直接管理，一些单位是由档案部门管理。档案材料的真实准确要由多部门齐抓共管，即由组织人事部门和档案管理部门合力把好档案材料的“入口”关。组织人事部门要严格审核新进人员所填信息的真实性，将“三龄两历一身份”信息作为审核的重中之重。档案管理部门归档时要严格把关，审核新归档的材料填写的信息是否与档案里的其他材料填写一致，发现不一致要与本人和组织人事部门沟通，协同解决。
3.2 加快干部人事档案信息化建设，遏制涂改造假。干部人事档案信息化管理，可以提高工作质量和效率，加强对纸质档案的保管保护，解决纸质档案查借阅过程中存在的耗时耗力等问题。查阅数字档案可使查档人员避免与纸质档案接触，而且，由于数字档案都是扫描的图像，通过图像加密锁定等技术手段对数字档案进行处理后，除了黑客攻击，普通查档人员一般不能对档案进行涂改、抽取、撤换、添加档案材料等，有效遏制了涂改造假，确保了干部人事档案信息的真实性。
3.3 利用大数据分析技术识别干部人事档案造假。要全面清查干部档案材料是否齐全完整、准确真实，对于手工审核来说，工作量大，任务重，如何利用档案信息化、互联网、大数据和云计算对干部人事档案进行审核，是一个值得探讨的方向。干部人事档案记载了每一个干部的成长经历，其出生时间、工作时间、入党时间、学习经历、工作经历及家庭成员和重要社会关系等信息，某种程度上形成了一种固有的信息链，并与诸如交通信息、医疗信息、征信信息和社交网络等其他社会活动也形成了某种特定的关联。鉴于干部人事档案的这种特征，为开展大数据技术在干部人事档案中的审核运用提供了基础和可行性。在过去，由于纸质档案管理方式或档案信息系统的“孤岛”特性，档案造假难以通过信息关联进行造假识别。现在互联网应用进入高度发达时代，社会生活和工作空间已逐步转移至网络空间，社会人的行为轨迹在互联网上难以遁形，干部人事档案数据库的共享和互联互通，医院的出生档案、各级学校的学籍档案、民政部门的婚姻登记档案、公安部门的户籍档案、交管部门的车辆档案、金融部门的银行账户或保险账户、电信与移动部门的电话信息等，以及在各种门户网站的注册信息和邮箱信息、社交网络登记信息和聊天信息、上网的浏览信息等，都有可能成为档案的信息审核来源。基于多源数据的融合，基于大数据技术中的关联分析技术、数据挖掘技术及其他数理统计分析方法，利用多源数据融合方法可以分析识别档案材料是否齐全和真实，验证档案链条是否完整可信，从而推演出干部人事档案造假和遗漏的初步结论，以此来真正解决干部“带病提拔”问题，构建干部管理的“数据铁笼”机制。
参考文献：
[1]刘红芹.浅谈人事档案材料的收集与整理[J].档案管理， 2015（04）：82.
[2]盛若蔚.严任前审核 防带病提拔[N].人民日报， 2016-01-12（018）.
[3]李雪云，饶圆.高校干部人事档案专项审核中的问题及对策[J].山西档案， 2016（02）：124～126.
[4]赵静.“数据铁笼”构筑权力监管“防火墙”[N]. 人民日报， 2016-05-25（013）.
（作者单位：贵州大学档案馆 来稿日期：2016-11-23）
