图书出版无纸化编校流程的探索思考

    田在儒

    提要：出版行业的策划组稿、编辑加工、营销宣传等主要工作和生产特点决定了这个行业可以走在云办公创新实践的前列，而实现真正云办公的前提，是首先要摆脱纸质流程的束缚。本文结合了作者多年编辑出版行业工作经验和无纸化办公探索经验，尝试从如何推动实施图书出版无纸化编辑流程角度進行思考并给出解决方案建议，以期与同行们交流探讨。

    关键词：图书出版;出版单位;无纸化办公;云办公

    一、传统纸质编校流程存在的主要问题

    传统纸质编校流程是出版行业管理者与从业者经年不断积累与自我完善形成的，是集体智慧的成果，必然有其存在的科学性、合理性，但也日益呈现出众多弊端，尤其是在节能增效方面，还有很大创新改进的空间。

    （一）与信息化应用发展的趋向背道而驰

    虽然无纸化办公的推行已有很多年了，在出版行业，很多出版社开发应用了OA、ERP等办公系统，但在编校出版的实际业务中，不仅没有由此向无纸化办公迈进一步，反而出现了线上、线下两套系统重复运行的现状，额外增加了不必要的纸张消耗和人力成本负担。

    （二）对编辑工作的能动性发挥产生束缚

    传统纸质编校流程对编校工作的能动发挥产生束缚主要体现在两个方面。一方面是纸质流程的“栓人”。另一个方面纸质流程本身的存在缺陷。例如，在书稿加工过程中，签字笔、橡皮、剪刀、胶水是案头必备，因为修改需要手写、大段替换需要裁剪、粘贴，相比较平板电脑查证，手改、换笔色、复制粘贴修改的随意切换与便捷，纸质流程效率已凸显劣势。

    二、图书出版无纸化编校流程的解决方案

    出版行业的业务内容特色决定了这个领域十分适合云办公模式的推广，但要实现真正意义的云办公，首先需要改进现有的传统纸质编校流程，下面从三个层面探讨解决方案。

    （一）流程层面的解决方案

    流程层面解决方案的侧重点主要包含三个方面。一是流程凭证，在收稿、发稿、排版、下印等关键环节采用上传文档云固定的方式，留下重要的时间节点、加工痕迹等凭证，方便随时查询、调取、打印。二是电子签字或者审批凭证，这一点ERP等系统的数据记录其实已经可以实现。三是加工习惯与个别需求下无纸、有纸的便捷转换。

    （二）技术层面的解决方案

    相对于工作流程与习惯的改变，技术层面的解决方案要简单一些。限于篇幅，这里简单列出一些关键的技术、设备、思路。

    Word文档转PDF文档：Word、WPS等很多软件有这个功能，瞬间转换，编辑自行完成;打印稿转PDF文档：带有自动扫描功能的扫描仪和打印机就可以实现，自动扫描一本书稿，只需要十几分钟，所存文件一般小鱼100MB;在平板电脑上编校：华为、Apple等含手写笔的平板电脑均可实现;文档对比：Acrobat的“比较文件”功能或者其他PDFI阅读器的比较文件功能可提升效率;云服务器及云办公系统开发：单独设立或者在ERP等办公系统增加对应模块，初期可以先满足设置权限、上传下载等基本功能，后期逐步实现云编校、云查询、云统计等功能。

    （三）实施层面的解决方案

    实施层面的解决方案可以视各出版单位的实际情况分三个阶段实施。

    第一，摸索实施阶段。在这个阶段，建议出版单位鼓励部分接触新事物较快的编辑，积极摸索尝试采用无纸化编辑加工模式，照顾到部分外聘人员、老编辑的条件和习惯，无纸化模式和传统纸质模式可以并存，按需切换。第二，总结完善阶段。经过摸索实施阶段，尝到无纸化编校便利的编辑群体，必然会带动更多的编辑、校对、复审、终审、外聘编校人员接纳无纸化编校模式。同时，也会有一些问题需要解决、规范需要制定、设备需要配套。第三，全面实行阶段。无纸化的原则，不是要废除出版流程的沿袭规范，而是充分利用信息技术手段，把传统的纸质材料换一种更科学的方式储存，给传统的编校工作注入更多的技术手段增效。

    到达全面实行阶段，需要相应规章、技术、设备、云服务的全面配合，在出版单位内部会最大程度接近真正意义上的云办公，可以全面不受纸质束缚，不受个人电子设备束缚，在任何时间任何地点随便用任何一台移动设备，就可以在线编校、查调资料、处理流程事务。

    三、结语

    新工作模式的推行，总是会遇到来自固有习惯、思维模式的阻力，这是事物发展的正常规律，推动实施图书出版无纸化编校流程也不会例外。但经历这次新冠肺炎疫情带给人们关于无纸化办公、云办公的需求、思考和爆发式增长的应用势头，相信有越来越多的行业和企业，会正视无纸化办公、云办公真正意义上的推动实施，变被动为主动，在逆境中创新，走出一条与科学技术发展相顺应的绿色高效生产之路。

    （作者单位：清华大学出版社）