新时期强化机关事业单位干部人事档案管理能力的思考
摘 要：全国机关事业单位工作人员养老保险改革后，机关事业单位职工养老金待遇水平与其人事档案信息的关系更加密切，档案信息的调取与使用更加频繁，对机关事业单位的人事档案规范化、信息化和专业化管理水平提出了更高要求。因此，增强干部人事档案综合管理能力既是职责所在又是时代使命，对推动机关事业单位养老保险改革实施、保障职工养老待遇都具有迫切且重要的现实意义。
关键词：机关事业单位养老保险改革;干部人事档案;档案管理
自国家启动机关事业单位养老保险改革后，全国机关事业单位工作人员养老保险进入社会化管理新时代。本文立足于机关事业单位职工养老保险改革实践，对当前干部人事档案管理现状、存在的问题进行梳理，对增强干部人事档案的综合管理能力提出合理化建议，以期切实推动机关事业单位干部人事档案管理工作提质增效。
一、干部人事档案对推进机关事业单位养老保险改革的重要意义
干部人事档案是伴随职工一生的重要历史记录，具有真实性、完整性、动态性和机密性的特点，是确定职工身份、学历、履历等人生轨迹的重要凭证，也是确定人员工资待遇、社会保险、组织关系等重大事项的可靠依据。国家决定实施机关事业单位养老保险改革后，各级机关事业单位人事部门的首要任务是全面核查干部人事档案，确定参保人员的范围并进行参保登记，对人员身份、出生日期、证件号码、参加工作时间、聘用岗位、退休时间等一系列关键信息逐项核实，为机关事业单位养老保险改革的顺利开展夯实数据基础。
1.机关事业单位养老保险确定参保人员范围的重要凭证
根据《国务院关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》（国发〔2015〕2号）文件要求，本次参加机关养老保险改革的人员必须是“按照公务员法管理的单位、参照公务员法管理的机关（单位）、事业单位及其编制内的工作人员”。因此做好参保人员身份核定工作，明确本单位参保人员范围，是做好机关事业单位养老保险制度改革的首要任务和重要前提。目前机关事业单位特别是事业单位内，出于工作实际需要存在多种用工形式，同一岗位上可能同时存在事业编制、人事代理编制、劳动合同制、劳务派遣等不同身份的职工，而且部分人员存在曾进行身份转换的情况，较难直接确定人员的身份。为保证本次改革成效，最大程度实现人员应保尽保，人事部门对每一份职工人事档案进行仔细核查，根据档案内报到证、派遣证、录用通知书、人员调动通知、招工表等原始凭证核定人员身份，实现对参保登记资格的审慎认定。
2.机关事业单位编制内职工信息数据采集的可靠来源
干部人事档案是由组织人事部门根据档案管理规章制度形成的权威性个人材料，所记载的信息具有极高可信度，能够在信息认定、职工调配、干部任免、薪资待遇、社会保险等重大事项中发挥凭证作用。因此各单位在进行养老保险参保登记时，须以干部人事档案记载的人员姓名、性别、民族、出生日期、证件号码、参工时间、岗位职级、工资缴费基数等各项数据指标为依据，经综合审查无误后准确报送至养老保险经办网络平台。在本次机关事业单位养老保险参保登记和基础数据采集过程中，笔者所在的人事部门对所有职工的干部人事档案进行了逐一核实，为职工参保登记和信息采集、养老保险和职业年金征缴、养老保险关系转移接续等后续工作提供了真实可靠的依据。
3.为机关事业单位退休职工申领养老待遇提供关键数据
退休人员养老待遇核定与发放工作关系着广大中老年群体的切身利益，因此各项待遇核发数据必须以退休人员干部人事档案记载为依据，特别是机关事业单位养老保险改革后，退休人员的养老待遇核定方法增加了更多关键指标、对数据信息的精准程度要求也更高，需根据职工实际工作年限、视同缴费年限、职务职级升降情况及个人账户累计金额等多方面因素进行综合核定，改革后的养老待遇水平与个人工作年限、职务职级、贡献程度等情况相关度极高。因此，只有严格根据其干部人事档案准确核定视同缴费年限、实际缴费年限、实际缴费基数、退休前的职务职级及变化时间等关键信息，将各项信息精确到月，才能切实保障职工“多缴多得、长缴多得”的基本权益，有效维护养老保险改革公平与效率相结合、权利与义务相对应的基本原则。
二、目前干部人事档案管理工作存在的突出问题
新形势下的养老保险制度改革对机关事业单位的人事档案工作提出了更高要求，通过本次人事档案整理和核查的全面检验，发现一些目前突出存在的问题，主要体现在以下几个方面：
1.干部人事档案管理专业人才配备不足
干部人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，并随着职工奖励、处分、任免、工资、人事调动等情况随时进行档案材料的收集、利用、调取和转移等操作，日常工作强度极大，对管理人员的专业技能、责任心和身体素质都有较高要求。中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》第十六条明确指出：组织人事部门应当明确负责干部人事档案工作的机构，每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员。但目前机关事业单位的组织人事部门人手紧张，无专职档案管理员或人数达不到配备要求的现象较为普遍，通常由本部门其他岗位人员兼任，在专业理论、实操技能和管理精力等方面较专职档案管理员存在一定差距，并因同时负责多项业务而无法专注于档案管理工作，许多档案材料难以及时整理，历史遗存档案归档困难，存在疲于应付、流于形式的现象，影响了干部人事档案管理的质量和工作时效，制约着干部人事档案管理工作向制度化、精细化、信息化方向的进一步发展。
2.退休人员干部人事档案管理相对薄弱
机关事业单位养老保险改革后，个人养老待遇与人事档案信息紧密相连，较为稳定退休人员年度待遇调整机制也使退休人员档案的使用调取更加频繁。以此次改革為契机，各单位对退休人员的人事档案进行了全面彻底的核查，暴露出退休职工干部人事档案存在较多内容不准确、前后记载不一致以及材料缺失等问题。在职人员干部人事档案因职工个人情况经常性的变化而保持较为频繁的维护和整理，而退休人员基本状态较为稳定，干部人事档案的收集及调取率较低，同时因其形成的历史时间较长，早期档案管理不规范，长期存于档案库房深处，使得退休人员干部档案管理长期得不到应有的重视，缺乏及时有效的管理，导致部分档案信息未能及时核实更正。本次退休干部人事档案核查工作对相关信息进行了严谨审慎的核查与认定，为做好退休人员待遇核定和待遇调整工作提供了坚实可靠的数据支撑。未来随着人口老龄化程度不断加速加深，必然会导致越来越多的退休干部和退休人员干部人事档案产生，这就需要单位提高预见性和管理能力，提升对退休人员人事干部档案管理工作的重视程度。
3.人事档案电子信息化程度亟待提升
目前，尽管机关事业单位干部人事档案工作正在尝试档案管理模式的变革，不同程度地开展了档案电子化工作，但受限于使用场地、专业人员、经费支持等多方面因素，相关基础硬件与管理软件配置不到位，干部人事档案电子化的进程较为缓慢、电子档案信息的使用和利用效果不甚理想。同时，因缺乏及时且系统的专业技能培训，不少档案管理者依旧延续传统档案管理模式，仍以手工查阅纸质档案的方式进行信息搜索，不仅费时费力、效率低下，也在一次次搬移、翻阅档案的过程中对纸质载体产生了不可逆转的损害。特别是在机关事业单位养老保险改革后，退休人员由原单位进行服务管理转变为社会化管理、养老待遇调整和查档的工作量显著增加，给日常本就繁重的档案管理工作增加了巨大的负担。因此，唯有通过加快干部人事档案电子化进程，建立健全干部人事档案信息库和管理平台，实现在线收集材料、整理归类、档案调取、转移接收、信息统计等工作，才能最大可能保护好原始纸质档案、提高查阅效率、降低档案管理者的体力劳动强度，也能从技术上实现查阅留痕、档案信息电子备份等功能，使电子信息档案和纸质档案相互印证，从根本上降低纸质档案出入库的损耗、遗失以及在使用过程中产生的人为损害、伪造、涂改等可能性。
三、全面提升干部人事档案综合管理能力的途径
以机关事业单位养老保险改革为契机，站在促进改革总体进程的宏观视野下审视干部人事档案管理工作，对发现的问题进行及时调整，对保障职工个人权益、推动人事档案管理工作意义重大。
1.加强组织领导，构建科学全面的人事档案管理机制
干部人事档案管理工作是一项严肃且意义重大的工作，各级机关事业单位应予以高度重视，根据本单位档案管理工作的特点和人力资源情况，构建针对档案管理工作的具有领导职能和协调管理的组织领导体系，明确人事档案管理工作的关键地位和重要意义，突出档案管理在人员任免、人才引进、干部调配等方面的重要作用。同时，根据《档案法》《干部档案整理工作细则》等政策法规，结合本单位实际对干部人事档案具体经办工作形成更为细致的管理办法，对档案的收集归档、检查审核、交接转递等内容形成明确的工作规范，完善本单位干部人事档案保管保密制度、查阅借阅制度等相关规定。同时，要建立人事档案管理的规范体系，对干部人事档案管理的进程、效果、方法、标准等关键环节进行总体监督把控，建立健全人事档案管理考核机制，对干部人事档案管理的方法、效果、群众满意度等内容进行综合考评，全面推动机关事业单位干部人事档案管理工作提质增效。
2.提高政治站位，增强干部人事档案管理的服务意识
干部人事档案管理是一项对政治素养、专业能力要求极高的工作，干部人事档案是个人成长轨迹的真实记载和原始凭证，不仅对个人成长过程中的成绩与过错如实记录，也保存了许多仅限组织掌握、不可随意公开的信息。因此，干部人事档案管理工作首先要具有良好的政治素养，不断提高政治站位，加强政治能力建设，严格遵守档案保密规定，在思想上和业务能力上始终与组织保持一致。同时，机关事业单位决策者和领导干部应进一步加强对人事干部管理工作的重视程度，肯定干部人事档案管理工作的成绩和价值，激发干部人事管理工作者的工作积极性和职业认同感;通过绩效奖励、考核考评等多种形式发现并树立高质量人事档案管理和服务工作的典型，挖掘干部人事档案管理工作的意义和价值，强化使命担当和服务意识，做到工作主动靠前，服务提速增效，使干部人事档案管理和服务工作让组织放心、让职工安心。
3.重视业务学习，加快干部人事档案管理人才队伍建设
目前，机关事业单位人事档案管理工作的效能和管理质量主要受限于缺乏专业的干部人事档案管理人员，无法有效满足干部人事档案管理日常工作需求，也难以进一步实现干部人事档案管理的长远规划和发展目标。正所谓“千秋基业，人才为本”，要做好新时代的干部人事档案管理工作，离不开一只结构合理、专业素质过硬的人才队伍，各级机关事业单位应立足于本单位实际，结合人事档案管理工作实际要求，对本单位已有人事档案管理人员进行科学、全面的系统培训，进一步增强政治理论水平、专业素养和业务综合技能，强化保密意识和服务意识;重视档案管理基层人员队伍建设，通过完善选人用人、人才培养及人才激励等机制，为基层档案管理人员的职业发展和个人价值实现提供良好平台;同时，通过公开招聘和高层次人才引进等渠道，对高层次、复合型档案管理专业人才进行定向吸纳，改善人才短缺的现状、优化档案人才队伍结构，为人事档案管理创新与发展提供强有力的人才支持。
4.提升软硬件条件，推进干部人事档案管理的信息化进程
目前，计算机技术和数字存储技术已较为成熟，广泛应用于社会生活各个方面，各机关事业单位也不同程度实现了电子化办公并建立本级单位的电子政务办公平台。干部人事档案管理工作也应顺应时代发展需要，逐步由纸质档案管理向纸质载体和数字档案资源相结合的管理模式转变，建立健全干部人事档案综合管理系统，促进干部人事档案信息资源的妥善保存和高效合理利用。一方面机关事业单位要集中对所藏干部人事档案进行清库盘查，對所负责的档案数量及未归档历史散材料进行登记，对档案保管和信息化工作场地进行安全隐患全面排查，按要求配备安全监控及消防设施，确保档案电子化的过程稳妥安全、万无一失。另一方面需增强干部人事档案管理员对档案信息化建设的认识和实操水平，掌握档案信息化的工作方法、工作流程及特点，时刻保持安全保密意识，确保在档案电子信息化过程中档案信息的利用、存储过程安全可靠，保障电子信息化过程中程序规范、操作合规、利用合理。在新形势下合理利用信息化技术开展人事档案管理工作，有助于更加高效优质开展档案管理工作，为机关事业单位提供更加全面、科学、具体的人才档案信息服务和管理工作，推动机关事业单位干部人事档案管理工作在新时期的全面发展与持续进步。
四、结语
各级机关事业单位人事管理部门应进一步提升对档案管理工作的认识和重视程度，对档案管理工作出现的问题进行及时思考，采取科学、全面、完善、系统措施，建立健全干部人事档案管理机制，增强干部人事档案管理的专业人才队伍建设，完善退休人员干部人事档案管理规范，积极推进档案管理信息化进程，不断强化干部人事档案管理人员的专业水平，切实增强机关事业单位人事档案的综合管理能力，为新形势下机关事业单位人事档案管理创新提供坚实的支持和保障。
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（作者单位：故宫博物院人事处）
作者简介：傅芳周（1989—），女，汉族，内蒙古包头人，硕士研究生，目前就职于故宫博物院人事处，馆员，研究方向为博物馆人力资源管理。
