改善高校档案信息服务研究
王学娟
摘 要：本文立足于高校档案信息服务的现状，具体分析了改善档案信息服务的必要性与现实存在的问题，并针对问题提出了应对措施，以便更好地推动高校档案信息服务工作的有序开展。
关键词：高校档案；信息资源；应对措施
档案信息是信息资源的重要组成部分，其作用不可替代。随着信息技术的发展，人们逐渐认识到档案信息的重要作用并给予重视。信息时代与市场经济的发展，为高校档案管理工作带来了新的挑战与机遇，档案工作应与时俱进，积极创新管理模式和运行机制，将传统的、封闭的、静态的档案信息逐步开发成现代的、开放的、动态的信息资源，为高校和社会提供更好的信息服务。
1 改善高校档案信息服务的必要性
1.1 档案信息特点是改善高校档案信息服务的基础条件。高校档案信息是一种特殊的信息资源，总体而言，具有以下几个特点：
（1）价值性。档案信息兼具价值和使用价值，服务于教育、生产、生活和其他事业，满足人们需求是档案信息实现自身价值的重要途径。
（2）时效性。文件从形成到永久保存或销毁是一个完整的过程，档案信息是有时效的。其时效性主要与其利用价值相联系，“而利用价值与提供利用时间的长短、利用的频次的多少密切相关。一般情况下，它的使用价值与其所提供的时间成反比，与利用频次成正比”。[1]
（3）扩散性与共享性。档案信息的此种特性不会造成信息源的丢失和信息内容的改变，使得档案信息能够被充分利用，实现其价值，成为全社会的共同财富。
1.2 档案工作发展是改善高校档案信息服务的主要动力。高校的规模化与信息化发展，加大了对档案馆软硬件设施的建设力度，增添了计算机、打印机、扫描仪等先进设备，开发了档案管理系统，但是目前档案利用工作很大程度上仍以手工借还方式为主。近年来，数字化校园建设的加速发展使数字化档案得到长足发展。随着高校数字档案馆的逐步建成，档案信息组织形式也发生改变，纸质档案成为信息的一个分支，“馆藏以网络资源为依托，形式多样化，档案信息的传播和利用方式将随着互联网和计算机的普遍使用发生很大的变化，远程服务、联机检索将成为档案信息传播和利用的重要形式”。[2]就目前的情况看，高校档案现有的服务方式及手段与档案信息发展状况不相适应，要促进高校档案工作的发展，急需重视改善档案信息服务机制。
1.3 高等教育变革是改善高校档案信息服务的重要推力。现阶段，高等教育呈现出大众化发展，教育变革也如火如荼地进行，教育和管理现代化步伐加快。高等教育发展变革对高校档案工作提出了新的要求和挑战，针对档案部门的岗位化管理、网络化服务、服务定位与资源共享等职能提出了具体要求。随着“互联网+”时代的到来，要求建立先进的信息化平台，实现教育和科技信息资源共享，高校档案部门应围绕高等教育和学校的改革，“将档案信息服务纳入高校教育资源和公共服务体系中，改进服务机制，不断提升信息服务内涵，把服务深入到学校教学、科研、产业工作中，从根本上适应高等教育变革发展的需要”。[3]
2 当前高校档案信息服务存在的主要问题
2.1 编研工作滞后，高校档案信息开发利用率低。从整体上分析，现阶段高校档案编研工作水平参差不齐，存在一定的问题和局限。实际工作中，高校档案编研工作还很大程度上停留于浅层次的信息加工，而深加工的信息材料所占比重小，“编研材料存在着重文书轻科研、重历史轻经济的现象，编研成果档次低，适应形势发展的成果少，还不能完全满足高校教学科研发展的需要，不能完全满足党政管理和决策参考的需要”。[4]相比于殷实的馆藏，高校档案编研工作显得滞后，编研成果相对有限。档案信息资源的开发利用相对于基础业务略显薄弱。
2.2 信息化建设进展缓慢，现代化服务水平偏低。目前，高校档案馆已逐步开展信息化建设，但从整体上看，信息化建设仍处于较低水平，現代化信息服务尚未普遍展开。通过对现状分析，主要原因可以归纳为以下几点：首先，缺乏宏观的规划管理。信息化建设是一个循序渐进的过程，应有长远的规划作为指导。其次，缺乏有力的资金支持。部分高校对档案信息化建设的重视不够，没有给予足够的资金支持，致使档案信息化建设经济基础薄弱，发展滞后。再次，缺乏素质过硬的人才队伍。现阶段，高校档案馆缺乏专业的信息人才，现有人员的信息素养及信息敏感度仍需大幅提升。最后，缺乏先进的技术保障。在运用现代信息技术等高新技术方面仍较为落后，实质性的服务功能有待进一步加强。
2.3 服务机制滞后，高校档案信息价值难以实现。高校档案信息主要是服务于教学和科研，但在实际工作中，它却并未为学校主体人员——师生，学校主流工作——教学、科研提供应有的服务和发挥应有的价值。高校档案信息出现“供—需”不能有效配合的尴尬局面。出现上述问题，应从利用者和档案管理者两个层面进行分析：首先，利用者档案意识不强，缺乏主动利用的想法，师生对档案和档案工作缺乏应有的了解，除非有特殊需要，难以想到主动去利用。其次，档案管理工作人员缺乏主动服务的意识。档案管理工作者的自身素质、管理水平、服务意识、专业素养等因素，均会对档案信息利用者的需求产生影响。
3 改善高校档案信息服务的相关措施
3.1 深层次加工高校档案信息，提升利用率。为最大限度地实现档案信息的价值，需对高校档案信息进行深层次加工，按专题、类别对档案信息资源进行二次以至于三次的加工、提炼和深度开发。信息时代，人们对信息的需求越来越大，对信息质量的重视程度也越来越高。因此，高校档案的信息服务应注重质量，以满足利用者的需求。
（1）要注重信息的真实性。真实性是对信息的首要要求，只有真实的信息才具有实际价值，才能准确反映事物的本来面貌，虚假信息不仅会造成信息的失真，也可能导致对事物的错误决断，影响服务质量。
（2）注重信息的系统性。利用者利用档案信息除需要原始信息资料外，对加工过的深度信息也存在不同程度的需求。所以，高校档案馆在提供传统的档案信息服务外，应加强对档案信息的深度加工，力求在众多信息机构中凸显优势。
3.2 多途径推进高校档案信息化进程，提供现代化服务。针对影响高校档案信息化进程的相关因素，可以从以下几个主要方面着手：
（1）明确高校档案信息服务发展方向。从宏观上确定高校档案信息服务的基本目标，适应信息社会及高等教育改革的需求，构建一个兼具开放性、整体化、现代化的高校档案信息服务体系。
（2）强化档案工作的软、硬件设施建设。高校档案信息化建设离不开相关设施的有效保障。在信息化进程中，高校档案部门应积极争取学校领导给予各种资源的支持，以便为档案信息服务提供有力支撑。
（3）组建素质过硬的专业人才队伍。专业人才是影响档案信息服务质量的重要因素，因此，应注重两个方面的工作：首先，在引进人才时应注重其信息素养及专业素养，最大限度地引进专业技术与管理兼备的人才。其次，“加大对档案工作人员的培训力度，要求具有掌握外语及运用信息工具的能力，档案信息的获取能力，档案信息的鉴定及评估能力，档案信息的加工和提炼能力，档案信息的交流及传播能力等信息服务素养”。[5]
3.3 完善档案信息服务机制，有效实现档案信息价值。高校档案信息价值要得到充分体现，可以从三个方面开展工作：首先，拓宽高校档案服务范围。提供档案信息检索和查询服务，将价值高、利用率高的档案进行数字化处理，通过共享平台，与其他高校开展合作，共享珍贵档案信息资源。其次，发挥高校档案信息服务的决策功能。“经过开发加工的高校档案信息及时传递给学校领导和各二级单位，可以为学校在管理体制和运行机制等重大问题的决策和实施提供科学依据：促进教学质量和科研水平的提高；促进科技成果的转化、推广、应用。”[6]最后，體现高校档案信息服务于学术、科研的作用。科研是高校发展的重要推动力，随着档案数字化建设的不断发展，高校档案工作的重心也转移了，高校档案信息深入到学科建设、科学研究等方面，充分发挥高校档案信息服务的巨大作用。
参考文献：
[1]张菊兰.浅论高校档案信息服务的创新[J].盐城师范学院学报，2004（4）.
[2][3]戴秀文.高校档案信息服务改进探析[J].内江科技，2012（11）.
[4]方彤.高校档案信息服务机制创新探讨[J].兰台世界，2007（12）.
[5]燕慧.高校档案信息服务的发展战略研究[J].兰台世界，2005（5）.
[6]邹洁.高校档案信息服务探讨[J].重庆职业技术学院学报，2007（5）.
（作者单位：承德医学院 来稿日期：2016-12-08）
