纸质、电子文件工程状态下的基层档案管理

    张冬梅

    【摘要】我国目前基层档案管理过程中，主要采用的是纸质档案管理和电子档案管理共存的管理方式，主要是因为两者存在着优势互补的关系。因此，本文主要针对我国基层档案管理过程中所采用的两种共存管理方式的现状进行研究分析。

    【关键词】纸质档案；电子文件工程；纸质与电子共存；基层管理工作；档案管理

    社会不断发展的今天，大批农村人融入城市中寻求新的工作方向，这样流动的趋势推动了城市化进程。尽管推动城市经济的发展，但是也给城市的发展带来了许多负面影响。其中，最关键的是加重了基层机构的相关档案管理工作压力。尽管在科学技术普遍发展的今天，我国已经将电子档案管理系统在城市基层机构进行普及，但在现阶段中，电子档案管理系统仍然有许多内容无法做到完全覆盖，因此，纸质档案管理的方式并没有在我国完全退出。这就形成了我国目前的纸质档案和电子信息档案两种管理方式并存的现象。两者之间存在着明显的优势互补，基层采用这种档案管理方式，对于促进我国档案管理，提高整体的档案管理工作效率起着十分重要的作用。

    一、纸质、电子文件工程状态下共存的基层档案管理的基本要求

    根据现在我国基本情况来看，在未来的一段时间内，我国仍然会使用纸质档案和电子档案两种档案共同管理方式。这也就是说，尽管电子档案管理系统在基层工作中得到普及，但是却仍然需要纸质档案的辅助，尤其是在一些电子档案无法解决的档案资料中。所以，这样的共存方式就给相关部门的工作提出了更高的要求。

    （一）强调传统管理方式观点的改变

    在当前的社会档案馆力过程中，我国主要采用的是两套制度来解决档案划归电子档案和纸质档案的问题，我们可以将其解释为双套归档制度。从字面上来看，我们可以这样理解，纸质档案就是将资料誊在纸上并将纸质资料整理成档案予以保存，电子文件工程档案就是将资料录入计算机，用数码信息的方式将其整理成为档案并予以保存。尽管都是将于人有关的资料整理成档案，但这两种的却是完全不同类型的档案管理方式。传统过程中，我国采用的是纸质资料档案管理方式，而随着社会发展，我国基本上开始采用电子系统来实现电子档案的整理和管理。

    纵观两种管理方式，传统的纸质档案管理方式则是加重了人们工作压力，导致出现过多的工作错误。而电子档案管理系统尽管方便快捷，但是它的安全性是无法得到肯定的保证，因此针对一些十分重要的档案就必须要采用备份的方式来进行保存。并且在电子管理系统引入时，许多传统管理工作人员无法接受这种新的快捷的整理方式，正是这种心态导致了许多工作人员在电子档案管理系统中的使用过程中产生消极抵抗的心态，这就要求相关部门必须重视传统工作人员的观念的改变。

    （二）提高工作人员的工作素质

    在我国漫长的历史发展过程中，采用的均是纸质档案管理方式，并且在这种工作方式下，我国培养出大批优秀人才予以提高整体工作效率。这些人出色的工作能力，并不代表他们在现代化的电子档案管理的工作中被淘汰，因为电子文件需要从纸质档案中获取原始内容。这就要求档案管理人员掌握一定的计算机知识，才能保证在电子档案工作过程中尽可能地减少错误的出现。但是现阶段，我国档案管理工作人员的计算机知识掌握不够，从而在电子档案管理过程中出现了大量的问题。这就要求相关部门重视工作人员的工作素质，鼓励它们主动学习，积极参加培训，从而掌握利用电子系统管理档案的方法。

    二、两种管理方式下电子档案的录入和整理

    在电子文件长期保存的技术未解决前，应采取电子文件与纸质文件同步归档保存方式，我们采取将电子档案刻成光盘的办法来长期保存，刻制的光盘应一式三份，存放在不同地点电子文件的归档基本属于无纸形式，是在特定的技术环境下进行的，因此造成其收集、积累的方法和要求也不同于纸质文件现在对纸质文件的收集、整理已形成了一套成熟有效的方法，作为一名基层档案工作者，在要做好传统纸质档案的收集整理工作同时，还要注意及时收集大量的且随时可能产生的电子文件。

    （一）对收进和发出的电子文件建立登记簿，加强对电子文件的前期控制，保证从网络渠道传输的电子文件不散失现在我们办公室接收的各类考务工作文件以及我们向县区招生办公室和各中学下发的文件，都是先通过网络下发一份电子文件，然后再按有关程序下发正式纸质文件这类在网上传送的电子文件如不及时收集很容易失散。

    （二）定期或不定期的对各部门产生的电子文件进行收集、登记、备份这些电子文件的时间性很强，错过时机电子文件就有失散、损毁的可能性在我们办公室组织的各类全国统一考试期间，都要通过网络向省招生办公室及时报告考试情况，省招生办公室也在网上实时指导各市招生办公室妥善处理突发情况在考试期间产生的这一类电子文件如不及时收集，则考试结束就失散。

    （三）会计、人事和各类业务方面的电子文件定期收集对于会计、人事等方面的电子文件，可视单位具体情况定期向有关部门收集；对于各类业务方面的电子文件，可按项目或工作阶段进行收集对于我们办公室的各类考试所产生的电子文件和数据文件，我们分别在每项考试完成一个阶段性任务后，及时收集该阶段电子文件和数据文件，从而保证了各项考务工作电子文件的完整性。

    （四）在收集电子文件时，要注意将产生该电子文件的专用软件一并收集保存，保证电子文件正常读取在电子文件收集过程中，应采取广征博收的办法，广泛收集各类电子文件，坚持先收集后整理、边收集边整理的原则然后才对收集到的电子文件进行鉴定，对那些没有保存价值的电子文件直接删除；对那些有保存价值、应归档的电子文件进行整理归档。

    三、结束语

    综上所述，可知对纸质、电子文件共存状态下的基层档案管理进行研究十分必要，因为这就是我国基层档案管理面临的状态。就目前来说，纸质档案管理模式更加成熟，所以有关人员在这状态下，要进行电子档案的管理的学习，积极的开展各项活动，为档案数字化的实现奠定良好的基础。

    参考文献

    [1]张辉.谈纸质、电子文件共存状态下的基层档案管理[J].才智，2015（19）：345.