电子文件的归档与管理

    王泳霁

    【摘要】随着网络技术的飞速发展，信息化进程的不断加快，电子文件成为现代社会信息资源的重要组成部分。本文对电子文件的归档与管理进行分析。

    【关键词】电子文件；归档；管理

    一、电子文件归档的组织管理

    1.研究制订电子文件归挡管理制度。各级档案行政管理部门对电子文件归档要研究制订明确的规章制度、标准，对电子文件归档管理工作进行指导、帮助、督促、检查。在此基础上，各单位结合自己的具体情况，制订本单位的电子文件归档管理办法。管理办法一般包括：电子文件的归档范围、归档时间、归档电子文件的保管期限、归档步骤、技术保证措施、管理机构、归档电子文件在本单位工作中的地位与作用、职责等。

    2.明确电子文件归档管理机构。电子文件从形成到归档，涉及多个部门，这些部门通过计算机网络联成一个有机的整体，有些工作互有交错，职责界限难以区分清楚。所以，应当由单位的综合主管部门或主要负责人统一协调，指定专门机构或专人负责电子文件归档管理工作。电子文件的形成、承办、归档等工作应当由电子文件形成部门负责，档案部门予以指导监督，并对保管方法提出意见和建议。对归档电子文件的管理工作应由档案部门负责，电子文件形成部门提供协助和支持。总之，整个过程既要有统一领导，明确分工，严格管理，还要有相互支持，才能保证电子文件及其归档后形成电子档案的原始性、真实性和完整性。有条件的单位可以将文秘、档案、信息等部门合一，承担电子文件归档与管理工作。

    二、电子文件的鉴定工作

    电子文件归档时的鉴定工作，主要是指鉴别它的档案价值，确定保管期限，并据此删除已积累但无保存价值的电子文件，予以销毁。这是保证归档的电子文件准确、完整，确定档案属性的工作。电子文件的档案属性主要体现在两个方面：第一，确定归档电子文件的原始性、真实性、完整性。所谓原始性，即是否是形成时的，或通过领导最后签批的电子文件；所谓准确性，即是否是产品定型技术状态，或经过事务处理并有结果的电子文件；所谓完整性，即是否是组成完整的一套电子文件，且背景信息与元数据是否完整。第二，确定电子文件的价值和保管期限。这主要取决于电子文件所含信息的社会价值和经济价值及社会对它的需要，确定其保管期限，这项工作主要参照纸质文件进行。

    鉴定是通过两个阶段进行：第一阶段是在归档前，即电子文件形成部门在档案部门的协助下，对归档电子文件的内容进行鉴定，鉴别电子文件的价值，同时对内容、载体进行检查、检测，确定存舍，对所需的软硬件环境作出说明，并根据电子文件的价值划分保管期限，提出在保管期限内配套的软硬件环境要求。第二阶段是在归档电子文件管理过程中进行的，其主要任务是对已到保管期限的归档电子文件重新审查鉴定，把失去保存价值的归档电子文件剔除销毁。这两个阶段的鉴定工作是互相联系、相辅相成的。

    三、电子文件归档管理中需要明确的几个问题

    1.归档范围。确定电子文件的归档范围，是归档的首要任务，也是保证归档电子文件质量的关键。确定电子文件的归档范围应遵守以下原则：按现行公文、科技等文件的有关归档范围执行；要考虑电子文件的特殊性，根据电子文件的形成规律，尽量具体列出阶段的、系统的、权威性的电子文件组合，保证电子文件的完整性；计算机的软硬件环境、表达电子文件内容的基本格式及有关元数据等也必须列入归档范围。

    2.归档时间。电子文件归档一般在文件完成运转任务、办理完毕后及时归档。

    3.归档份数。脱机保存三套。两套异地保存，另一套提供借阅。因为电子文件在长期保存过程中可能会出现读出错误，但两套载体同时出错的概率很低，所以封存两套可以大大提高安全性和可靠性。另外，磁、光记录介质的生产厂商常对记录介质的寿命作许诺，对用户来说，不能以此作为记录介质寿命的依据，因为我们在记录介质上存放数据，与出厂时记录介质的技术状态不同；存放的环境条件不同，有些单位达不到厂商提出的保存环境；因此，我们不仅要注意归档的份数，还要注意保存的方法和环境。

    4.归档要求。对归档电子文件的要求，主要是真实、完整，达到档案的功能价值。做到这一点，首先要遵从归档各阶段的规定、标准，如收集、积累、整理、鉴定等环节的规定、标准；其次是准确说明配套的软硬件环境；第三是归档电子文件格式应该标淮化，在标准的用户界面下操作，支持不同的平台，与现有的设备兼容，能以标准的数据库语言与数据库相连，或者确定统一的标准在内部的计算机网络上使用，以实现良好的转换状态。电子文件是由内容、存储载体、相关软硬件设备的组合，归档电子文件也必须考虑这三方面的组合问题：

    归档的最终标志是给予电子文件一个归档标识，在办公自动化或其它产生电子文件的系统环境中，系统应该具有归档这个功能，在文件办理完毕，其真实性、完整性等经过检验，需要归档的电子文件纳入电子文件暂存库，点击“归档”功能键，给予归档标识，表示该文件已经归档。归档是采取在线归档还是卸载归档，系统功能可以设定。如果系统在设计之初，没有设定归档功能，就需要挂接专门用于电子文件归档与管理的另外一个系统，来帮助实现归档功能。如果暂时没有条件挂接，只能采取卸载归档的方式来过渡。归档电子文件如同纸质文件归档后一样，任何操作都不应该对其内容信息有所改动。

    归档电子文件一定要同时对电子文件背景信息和元数据、特殊电子文件的软件硬件环境等同时归档。

    电子文件归档后原系统内电子文件继续保存的时间是一个重要问题，可以采取两种方式：一是继续保存一年或更长时间，目的是一旦归档电子文件出现问题，可以采取一定的补救措施，增加安全性。这种方式同时带来的问题是，由于电子文件的使用权限由多个部门拥有，电子文件的保密责任不易确定，特别是有些单位还涉及到知识产权问题，这种方式的弊病更多。第二种方式是电子文件一旦给予归档标识后，原系统中的电子文件立刻删除，或使用权限只能由档案部门控制，安全、保密等责任完全由档案部门承担，这种方式一定程度上增加了档案部门的管理难度和工作量。

    参考文献

    [1]贺星星.电子文件归档管理方法探讨[J].档案天地，2011（06）.