论图书馆与档案馆数字化信息共享平台建设
朱进
摘 要：图书馆与档案馆作为两种信息储存机构，其管理模式和服务职能有着相似之处。如何有效地促进二者之间的信息资源共享，实现信息效益最大化，是这两种机构管理人员都应该积极探讨的问题。互联网时代为这种资源共享搭建了良好的平台。
关键词：图书馆；档案馆；互联网；信息平台；共享
1 图书馆和档案馆的发展历史
图书馆作为保存图书资料的场所，与文字的出现是密不可分的。在公元前3000年两河流域的古巴比伦王朝一所寺庙废墟附近发现了大批泥版文献，是已知最早世界上的图书馆。中国殷商时期出现甲骨文，占卜使用的龟甲、兽骨被保存在固定場所，形成了原始的图书馆。随着造纸术、印刷术的发明与推广，纸质图书的数量不断增多，以书院、书阁、私人藏书楼形式出现的图书馆大量增多。近现代，国家图书馆、地方图书馆、学校图书馆等大量出现，促进了人类文明、文化的传播。早期社会，档案馆和图书馆是一体的。中国早在西周时期就出现了王朝档案馆——天府，收藏国书、契约等国家的重要档案；西方最早的古罗马国库档案馆在萨图尔神庙内。进入封建社会，中国有了专业档案馆，以政府为主导各种“库”“阁”的出现使档案管理事业有了较大发展；西方的档案馆主要表现为庄园档案馆。到1790年法国资产阶级档案各种改革后，现代国家档案事业才开始发展。中国在1920年左右才建立了真正意义上的现代档案馆——故宫博物院文献馆。现在，档案事业的发展有了巨大飞跃，成为公众获取信息的重要平台。
2 现代图书馆和档案馆信息共享平台建设的可行性
2.1 互联网阅读平台对于传统借阅方式的影响。在没有互联网的时代，图书馆是人们获取知识的重要渠道，是人类文化传播的重要平台，人们在图书馆汲取知识，陶冶情操，推动文明不断前进。随着互联网的发展，互联网阅读平台以全新的阅读形式对传统借阅方式产生较大冲击。人们无需到图书馆借阅，在互联网上就可以便捷地查询、下载到自己需要的电子书或者直接在线阅读，而且很少出现实体图书馆里没有想要借阅的图书的现象，网上阅读的便捷性及丰富性是传统图书馆无法比拟的。实体图书的发展受到限制，实体图书馆也渐渐衰落。近年来，随着智能手持设备（智能手机、平板电脑等）大量普及，快节奏的生活方式使得利用碎片化时间进行阅读成为新的阅读习惯，资讯阅读类APP的大量出现，给纸质图书及实体图书馆带来严峻考验。
互联网对档案馆的冲击主要体现在信息量上。在这个信息爆炸的时代，人们可以从互联网上获取海量信息，部分档案内容也可以在网上获得，信息渠道的多样性也使人们对传统档案馆的需求不断降低。大量信息冲击带来的负面影响也是明显的，由于数据量大且混乱，想要快速准确找到自己需要的信息并非易事，对检索的准确性要求增高，这也为档案馆数字化检索工具的开发提供了方向。另一方面，对于保密性信息，人们依然无法从互联网获得，不但需要去实体档案馆查阅，而且需要一定程序及资质才能对此类信息进行查阅；将档案信息作为证据使用时，纸质档案可以被采纳，但数字档案无法作为证据使用，在这些方面实体档案依然有着难以替代的作用。
2.2 图书馆互联网平台建设。为了避免被边缘化，图书馆的互联网平台建设迫在眉睫。部分图书馆，尤其是高校图书馆已经在一定程度上实现了图书馆的数字化建设。图书馆的互联网平台建设以实体图书馆为基础建立OPAC数据库，使用SQL查询语句，通过检索书名、作者、内容等来实现超文本与书目数据库的连接，得到馆藏地点、索引号等内容，实现读者在线检索、借阅等功能[1]。
图书馆的互联网平台建设应该分为两部分。一是面向用户的平台建设，必须打破传统借阅方式的束缚，以现代化互联网平台的方式提供良好的用户体验，展现互联网平台的便捷性。二是平台内容的数字化建设，传统图书馆的空间、资金等决定了馆藏的局限性，但图书馆的数字化建设应当打破这种局限，既要对传统图书进行数字化扫描上传网络，也要对网络信息、电子书等进行整合，同时还要加强与其他地区图书馆等的交流合作，将数据、内容进行补充交换，以丰富的内容为用户提供满足其需求的服务。
2.3 档案馆互联网平台建设。随着公众对信息公开需求的日益增长，档案馆的数字化建设也成为档案管理的一项重要内容。档案馆的数字化建设是借助计算机、网络、多媒体等工具，以档案信息资源为核心，对其进行数字化处理，以实现档案信息的资源共享与利用。档案数字化可实现档案的查询、在线预约等，方便使用的同时对档案进行集约管理，还能实现档案的数据交换与共享，提供较大的数据库满足使用者的需求。但由于部分档案的保密性，档案馆的网络平台就需要两条数据线路，一条直接接入互联网，用户可以通过该网络查询完全可公开的信息内容；另一条要搭建内网平台，将保密内容按照其保密等级进行分类后供用户查询。内网线路要对数据进行进一步的加密，做好安全措施，同时在其登录接口应该增添身份认证等措施，防止信息被不法分子利用，给社会造成危害。
2.4 图书馆和档案馆数字化共享平台的优势。建设信息共享平台可以充分利用社会资源，避免资源闲置造成的浪费。由于现代阅读方式的冲击，除了学校图书馆等少数图书馆之外，大多数图书馆和档案馆处于半闲置状态，前去查询、借阅的人越来越少。除了阅读方式的影响，图书馆、档案馆没有与时俱进地改进服务方式也是一大因素，传统借阅程序的复杂性使人们不会优先考虑实体馆。建设信息共享平台可以提高图书信息资源的利用率，通过数字化建设、简化借阅程序等方式进一步方便读者，使图书馆、档案馆重新回归大众视野[2]。
3 现代图书馆和档案馆建设和异同
3.1 图书馆和档案馆数字化建设的相同之处。图书馆和档案馆的数字化建设都是实体馆藏的延伸，是发展过程中必须经过的一次变革。传统图书馆和传统档案馆都是以信息的收集、保存、整理等为核心工作，同时将整理好的信息进行输出，提供给用户阅读。在数字化建设的过程中，两者的核心工作依然相同，都是将以前纸质保存的实体文献资料、信息内容进行数字化处理，运用计算机、多媒体、互联网等工具，通过扫描、编译等技术手段实现信息的网络化，数字化的信息具有存储量大、安全性高、方便查询等优点，与传统的图书馆和档案馆相互补充，从而让信息发挥更大的社会价值。
3.2 数字化图书馆和档案馆的差异。数字化图书馆和档案馆在馆藏内容建设和服务群体两方面有着一定的差异。求同存异、合作发展，才能使二者的信息资源实现社会效益的最大化。
3.3 服务内容的差异。图书是人类文明、智慧等的结晶，有的倾向于传播知识，有的倾向于表达理念等，在一定程度上反映的是作者希望表达出的意图，其内容既可以是自然法则、公理道理，也可以是天马行空的幻想、对未知的猜测等，其内容并非完全基于事实，因此图书的作用更多是传播知识，在数字化的过程中注重的是传播共享的广泛性。档案馆的档案则是人类对于现实社会所发生事件的真实反映，不掺杂作者个人的想法，无论是历史事件，还是个人经历都應该基于事实，因此在数字化的过程中，如何保证纸质档案信息能够被真实反映、不失真成为档案数字化道路上的一项重要工作。
3.4 服务对象的差异。图书馆和档案馆的数字化作为实体馆的延伸，其服务对象不会发生大的变化。图书馆在互联网并不发达的时期是人类获取知识的重要场所，人们去图书馆是为了丰富知识、开拓眼界等，因此图书馆的服务对象是所有大众，并且在数字化的过程中尽可能地扩大其受众群体。档案馆由于其内容的特性，决定了其服务对象的范围相对较小。人们去档案馆更多是为了解事实，了解历史，或是满足工作的需要，是带着一定的目的或者问题而来，期望寻求答案，因此档案馆的服务对象是部分特定人群，其数字化道路的重要工作也是为这些群体提供更加便捷、准确的服务[3]。
3.5 涉密性差异。图书是作为一个面向公众的开放性载体出现，其出版是面向全人类的，除了涉及文物保护的古代书籍之外，基本没有保密问题，因此其数字化过程相对简单，没有保密等级分类、内容加密、查阅人资格审查等内容。由于档案的特殊性，涉及国家机密、商业秘密或者个人隐私等内容，在数字化的过程中不但要对其内容进行分类、加密，更重要的是对查阅人的资格进行审核，加强平台的安全性建设，防止不法分子窃取保密内容，给国家、企业、个人造成损失。
4 图书馆和档案馆的信息资源共享平台建设
4.1 信息索引共享。档案的管理不是简单的内容的集合，而是需要通过对信息的整理、筛选、排序等，将杂乱无序的信息变成有一定规律的、能够提供整体信息的管理方式，图书管理系统为快速查阅大量的信息提供了的借鉴方法。图书管理已经形成了较为成熟的检索查阅功能，通过检索关键词、编码等可以实现快速查阅，将档案信息数字化之后，加入现有图书管理系统，建立统一的大型图书档案管理系统，通过对系统的进一步优化，既解决了档案信息检索困难的问题，又使现有的图书查阅系统的利用率大大提高。
4.2 信息内容共享。图书作为人类智慧的结晶，本身就是一种档案资源，而档案在很大程度上也是以图书的形式出现，两者有着极高的相似度，可以作为一个整体来进行网络数字平台的搭建。两者的内容既有相似性又有互补性，用户可以利用档案馆内的历史、文学、艺术等方面的资料作为参考，对图书馆的内容做进一步解读、印证；部分史书等资料本身也是档案的一部分，既可以作为档案的补充，又可以为部分档案做注解。两者的内容共享平台建立之后，还可以为公众提供一个再创作的平台，利用图书馆和档案馆的资料进行新的文学创作、科学研究等，进一步发挥图书馆和档案馆的作用[4]。
4.3 情报信息资源共享平台建设及维护工作。现代图书馆和档案馆的信息共享平台建设必须有充足的资金保障，发挥服务功能，拓展资金来源，是平台建设和后期维护工作的质的保障。
4.3.1 资金保障。图书馆与档案馆的数字化平台建设需要资金投入，但由于其公益性及非营利性决定了不可能通过收费模式满足自身维护及发展需求，这就要求图书档案馆通过其他渠道去筹集资金。首先，政府支持。图书馆和档案馆本身属于社会基础设施的范畴，政府有责任也有义务提供一定的财力支持，同时还应该制定有利于图书档案数字化建设的政策措施，对图书馆和档案馆的发展进行指导监督，促进图书档案数字化的健康发展。其次，社会捐助。由于图书档案馆服务社会的属性，其发展离不开各种社会力量的支持。通过组织社会募捐等方式筹集社会资金及图书档案内容，为图书档案数字化平台建设提供新的活力，帮助其更好地发展。同时，图书档案馆可开展部分商业活动，与文化公司、广告公司等合作，利用自身的影响力进行文化推广，与企业合作为其提供VIP服务等，为自身的发展引入一定的资金。
4.3.2 实行专职人员对情报信息资源共享平台的管理维护。图书档案馆的数字化建设对工作人员有着更高的要求，不但要熟练掌握图书档案信息的分类、编码、整合等相关知识，还需要熟练掌握将纸质信息数字化的各种技能，同时还要能够对平台的日常运行进行维护，这就需要更加专业化的人才。政府应该鼓励高校在档案学和图书管理学的教育中设立相关课程，对学生进行图书档案数字化的培训，在图书档案馆建立实习基地，让学生能够对图书档案数字化进行实际操作，更好地适应其建设及发展的需求；图书档案馆的管理机构也要对从业人员进行专业化的培训，在操作经验的基础上增强理论知识的学习，借鉴国内外的先进经验，更好地服务于图书档案馆的数字化建设。
4.3.3 情报信息有偿服务。为了做好图书馆和档案馆的数字化建设及维持其健康发展，情报信息有偿化是一条必经之路。按照“谁受益谁负担”的原则，图书馆和档案馆提供了相应的服务，收取一定的费用无可厚非，与其非营利性并不矛盾。图书档案馆的丰富资源及数字化之后的便利性为有偿服务提供了坚实的基础，但有偿服务应该建立在保证正常的无偿服务的基础之上，有偿的只能是额外的服务项目而不能是基础的借阅等项目。有偿服务只是作为为维持图书档案馆正常运行而采用的辅助手段，同时有偿服务必须在有关机构的监督之下，对其收费项目、收费标准等进行严格的要求，同时要保证收入应当用于图书档案馆的建设、维护、人工支出等，不得用于其他方面。有偿服务的内容应当围绕客户需求，如代为检索、资料翻译、场地租用等，通过为客户提供更为快捷、高端的服务收取费用，更好地利用图书档案资源创造社会价值。
总之，图书馆和档案馆的数字化信息共享平台建设是时代发展的需要，是发挥其社会作用的需要，是满足用户需求的需要。在这个信息数字化的时代，图书档案的数字化才能提高其利用效率，发挥更大的作用；信息共享平台的搭建在现有基础上对资源进行有效的整合，实现情报信息资源的社会效益最大化。
参考文献：
[1]易靖涵.网络环境下图书馆档案信息资源共享机制研究[J].赤峰学院学报（自然科学版），2013（17）：152～153
[2]彭佳.图书馆档案信息资源共享模式研究[J].科技创新导报，2013（36）：191.
[3] 杨娟.关于数字化图书馆与档案馆之异同及思考[J].中国报业，2011（12）.
[4]王艳凤，张慧敏.档案馆与图书馆应实现区内文献信息资源共享[J].档案天地，2000（2）.
