论高校财务核算拥塞的原因及对策

    夏存景

    本文通過对高校财务管理核算业务拥塞的显性和隐形原因进行了分析和研究，尝试提出解决问题的思路及方式方法，并简要规划了解决问题的财务管理及辅助业务信息化系统的模块建设，为解决高校财务核算难题乃至规范化财务管理提出了措施。

    一、引言

    近十几年来，随着国家经济飞速发展以及对教育政策倾斜支持与不断加大投入，我国的高等教育进入了崭新的黄金发展时期，作为衡量学校发展重要指标的财务收支规模迅速扩大。在挑战与机遇并存新常态下，通过横向调控、内部挖潜、严控预算、开源节流等诸多措施，高校财务管理水平取得了很大提高，但随着内外环境的不断变化，高校财务管理在预算、核算、创收、分配等执行环节依然存在着不少亟需解决的问题，尤其是收支规模较大后核算报销业务的拥塞问题，为老师所诟病并不断被投诉，成了高校财务管理不易解决的头疼问题。经过调查研究，本文试就核算拥塞产生的原因进行细致分析，并以探索的态度提出解决建议，以供参考。

    二、会计核算业务拥塞的表层原因及当前对策

    （一）分析原因

    在高校领域，当谈及核算报账业务压力凸显的直接原因时，无外乎以下四个方面。首先是因为学校经济收支总量快速增长直接导致凭单业务量同比增加，反映到业务链的终端，那就是前台核算报销压力逐年加大，高峰期业务量集中自然会产生塞车现象。根据统计分析，以某校为例核算支出凭证自2010年的55106份涉及金额65亿元上升到2019年的197168份涉及金额273亿元，数量和金额累计增加了近三倍，从客观事实出发，这个原因最直接。其次是高校财务管理人员随着退休、转岗不断减少，迫于控制事业编制指标无法添加新丁，任务绝对增加人员绝对减少，自然而然业务压力会增加。第三，随着高校事业发展，与之相关的经济活动愈来愈复杂，经济往来的内容及方式也相对繁琐，因此凭单的种类及内涵越来越复杂，单位时间内的凭单完成量大为减少，拥塞的几率自然而然大增。最后，因受到财务结转及高校特殊的寒暑假节点影响，高校教职工往往会在假期前后突击采购和报销，造成了浪涌现象，出现了年底拥塞爆棚的现象;据统计，在不包括基建及修缮工程收支的情况下，以某校为例2019年12月19日共处理了2302份凭证，分录数量6358笔，所附发票27034张，涉及金额为72159812.46元，由此可见一斑。

    （二）当前采取的对策及效果

    为此，高校财务管理工作者做出了很多探索及创新，推行了诸多措施来缓解拥塞现象。比如大量招聘非事编人员增加有生力量、临时抽调人员消化浪涌压力、开发提前预约不等候报账系统、委派会计提前介入、强化前台人员业务熟练程度等诸多方法去尝试解决业务压力，但遇到高峰期，矛盾仍会暴露无余，并且会衍生出另外一些难于解决的问题，在此不展开论述。

    从以上客观情况分析看出，采取的诸多措施并没有解决导致拥塞的根本问题，只是被动的水来土掩式的去应对。做出了种种努力但效果不佳，为什么？笔者认为其重要原因是没有抓住核心矛盾点。随着事业的发展，高校收支规模会飞速发展，若几年后再次翻番，比如依靠无限制的扩充有生力量显然不现实，要想解决业务量增长带来的工作压力，我们只能寻找根源抓住重点进行加以研究并解决。

    三、尝试分析事情发生的深层次原因

    （一）解决问题的着力点有偏差

    财务业务量增长以增加人力解决矛盾的做法是原始、机械的，是治标不治本的权宜之计。在数据爆炸的当代，作为既是推手也是工具，信息化快速发展。信息化的最大优势就是能高效的处理这种量大且同类相似业务，如果能从信息化方面找到问题的解决方法，无论收支规模如何发展，将会一劳永逸的彻底解决不断增量这个矛盾。所以第一个深层次的原因是解决问题的发力点不对，没有利用好信息化工具。

    （二）忽视了报账业务类别差异化

    从类别而言，在处理账单凭证的时候，只局限的着眼于账单的同一性，往往忽视了账单的差异性！我们想解决报账问题，首先应该分析凭证的属性。从凭证的发生来源分析或者是采购商品的属性来看，凭证是能分为几大类的，比如日常办公用品采购、小型设备采购、差旅费、会务费、餐费、实验试剂费、日常办公耗材类采购、大型采购类等等;从凭证的发生额来看，有小额的，有大额的;从凭证发生费用占比而言，有权重高的，有权重低的;从经费属性而言，有科研经费与非科研经费;角度不同，能分很多类。当前凭证的处理方式是按照同一模式处理的，造成了大量小型凭证占据了绝大部分资源，从而导致业务积压，比如，某校大型招标采购项目2019年全年招标近4.2亿元，项目数229项，考虑到分期支付等因素反映到核算支出凭单方面才近千单，而小型设备采购项目仅仅1.78亿元核算支出凭单数量却高达4070份。所以，第二个深层次原因，是对凭证同一化处理方式导致了资源的浪费，由此可以看出那些小型凭单正是我们需要采取合理措施进行解决的重点。

    （三）放大了凭单的非规则性

    从财务管理角度认知，认为凭证报销是比较难于处理的，为什么？那是因为凭证的非规则性。凭证的非规则性是与之对应采购行为的非规则性引起的。一是购买的东西比较繁杂，需要按照财务约定去审查能否报销;其次是购买的真伪性以及凭据的真伪性需要辨别。虽然财务管理有种种框架式规定，但由于非规则凭证的存在，具体到每一单仍然需人工去分类判断（信息化处理的最大难点），从而业务处理效率不高导致拥塞。这里并不是说前台的人员效率不高，而是说报账时层出不穷的非规则性账单直接导致的效率低下。但从客观性而言，大部分的凭据是符合程序的，是符合高校财务规定并真实发生且票据非伪的，仅仅是有一小部分凭据是有问题并需特殊处理。所以，第三个深层次原因是忽略掉了大部分凭证的规则性，而让占比很小的部分非规则性凭据处理方式成了处理模板，从而导致了效率低下。如果能把规则性的凭据放到高速通道，而把极小部分的非规则数据分流特殊处理，则能大大提高工作效率。

    （四）支出过程的虚假性

    由于财务管理的趋严，无论是国家还是高校自身从各方面不断进行堵漏，但是鉴于当前经费执行和监管的矛盾较为突出，尤其是科研经费负责人会想出种种办法去花掉申请到的经费，但是应该不能只堵不疏，否则会面临一些更大的困难，有堵有疏才是有效解决办法，只堵不疏则会出现系统性问题。在当前的科研经费分配及支出大环境下，无论是通过什么渠道，科研经费最终是要执行完成，迫于这种压力及套取科研经费的目的，极少部分的老师会去造假、去冲账（当然事情也并非如此简单，仅是从宏观上看是如此）。如何在遵循政府规则的前提下引导科研经费合情合理合法的支出是财务管理的一个难题，需要调查研究。但我们可以看出，由于在监管与执行中矛盾所致的非真实性凭证导致了报账效率低下，这是第四个深层次原因。

    （五）不合理的管理后延、事后控制

    凭据的假大部分来源于与之相关的采购行为非真，采购行为非真是由相关管理不到位引发，而采购过程管理并非财务管理的主要责任。以科研经费为例说明，当前事实是国家预算管理缺乏科学性、重预算执行结果不重过程监管、经费执行效益监察流于形式等弊端以及高校的自身特殊性造成了学校对大量科研经费管理进退两难的境地，核算报销被压迫为事件管理所有环节的最关键关口，核算时需要验证凭据真假，倒逼去落实采购行为是否合法，还要看采购过程是否合理，也就是说核算需要隐性去承担上述的很多与己无关的管理职能，显然是不正常不合适的。正是管理后延引发了不合理采购的出现从而导致难于核算报销，这也是给核算工作的开展带来无解困扰的重大原因。当然，以一校之力彻底解决制度缺陷显然不现实。

    四、探讨解决问题的方法

    如果上述原因能确定属实，那么我们可以根据以上几点分析试着提出如下针对性的解决方法。

    （一）充分利用信息化及其管理功能

    针对不断增量问题，报账系统应该进一步信息化。计划经济遗留的思维模式惯性，导致当前高校利用的财务管理信息化系统主体功能只是终端的记录流水即记账功能。单纯的记录功能也是信息化发展最初的目的，随着信息化日新月异的变化，智能处理与管理是发展方向，因此当前的高校财务信息化系统无法满足业务飞速发展带来的压力，应该让信息化管理系统尽快延伸并实现智能管理功能，这是解决业务量增加的有效途径。

    （二）在大数据分析基础上对业务分类处理

    根据历年的凭证资料进行分析对比，对报账凭据进行分类，对一些日常的、具有规则性且数量巨大的凭证应分析出来，对这种诸多种类的凭据可以凭借信息化流程管理及电子对账单形式，简化报账形式，完全电子化报账，依赖电子化流程多层次审核的管理来保证凭证的合法性，纸质凭证与电子凭证以二维码一一对应并与当前的报账系统进行对接，从而在遵守现行规则前提下完成报账，即快速又规范、准确。根据统计分析，以某校为例，2019年全年差旅费约5496万元核算凭单竟然为34248份;耗材费用约为2.73亿元核算凭单数量高达65536份，其中科研耗材2.42亿元核算凭单44178份，办公类耗材3100万元核算凭单20385份！从中不难看出，此两项占据总核算凭证数量的50%左右。财务前台大部分人员都在为耗材和差旅费核算工作加班，老师们排队也是因为这些小额的费用核算引起。如果我们能为耗材类及差旅费核算建立规范的电子化审核审批流程，会大大提高核算工作效率。

    （三）重点信息化规则性核算业务

    对于规则性的凭单我们需要制定规则性的信息化处理流程。事实上，高校财务管理建立在国家会计制度及学校各种管理制度之上，绝大部分的支出管理是有规则的、有章程的，何况随着社会的发展高校都在努力提高管理规范化，规范化的建立正是信息化所需要的。比如，绝大部分的差旅费报销，只要是项目负责人审核同意，一般不会出现非规则情况（即部门负责人同意差旅出行并同意报销，正常情况下核算设卡的可能性几乎没有），按照高校规定的规则执行信息化审核及报账流程即可。对应种种规则性凭证（日常办公用品、小型设备购买、差旅费、会务费、餐费、实验试剂费、日常办公耗材类）按照种类映射到信息化系统，可以解决大量凭证迅速处理。

    （四）保证采购行为属实的解决办法

    针对虚假采购发生的凭单尽力规避的解决办法，是需要建立规范采购交易的信息化系统。有了电子化采购平台，利用隐含缺省的规则，能规范绝大部分采购行为。同时，信息化采购行为的实施我们可以通过制定措施转变管理的重点，把对老师教授的管理转变为给他们提供称心如意、周到细致的服务，处于买方市场的高校，转而通过制度对提供服务的供应商管理，相对于管理约束老师要容易的太多了。通过管理供应商我们可以基本杜绝虚假交易与虚假发票，必须发生的采购行为规范大家到一个延伸审核管理的平台上去操作，保证了采购行为与凭证的真实性，也能极大提高采购效率和效益。只要是采购行为合法属实，由此衍生的收支凭据即可通过信息化快速处理。

    （五）大力发展集中核算与支付

    针对本文提出的问题，合并大量的、小额的、同类化的凭证进行处理，是显著提高报账效率的有效措施。依赖信息化合并核算与支付，不是难题。比如，对打印耗材某校通过招投标约定了三家定点供应商，据统计，其中一家耗材供应商2019年全年销售金额为75万元，销售单数为1541单，开出的发票凭据为523张（不具有普遍性，但是具有代表性），如果我们按照季度集中支付核算，工作量将减少90%。无论是科研耗材还是办公类耗材都可以通过集中采购方式来规范，如果把这些易于管理的规则性采购行为依靠统一的采购平台保证真实性后，完全可以通过信息化手段集中核算与支付，核算工作压力将大大减轻。

    （六）逐步推行集中采购

    无论是过程规则化与集中核算支付，还是报账管理信息化，这需要一个基础，就是采购统一化。随着我国经济发展模式的由计划到市场的转变，反映到微观经济也经历了由管得过死到放的太活的过程。众所周知，最为灵活的市场经济也存在着种种弊端。高校的支出也是从计划管理逐步过渡到单位自主，尤其是一些小额的支出完全分散化，比如办公用品，当前高校完全自由采购彻底摒弃了集中采购。先不言支出的效益如何，单单是数以万计的采购管理和支付核算就浪费了大量的人力物力，当前的国家政府集中采购搞得如火如荼，自有其合理一面。我们如何吸取经验和教训合理掌握集中与分散采购的“度”，简化大量的后续管理具有重大意义。其实采购统一化即集中采购是个很好的采购方式，具有规范性、高效益、易于管理等诸多优点，只是实现形式上需要多研究，能保证服务到位、价低质优、方便快捷的话，老师们还是易于接受的。国家层面的集中采购有很大困难，但一个单位进行集中采购应不是难事。通过先试后行，逐步推行办公类、耗材类、服务类等集中采购是做好财务管理的有利基础。

    五、 信息化系统的建设

    虽然信息化对解决问题大有裨益，但建设的过程较为困难，否则也不会至今仍然处于信息化的低层次水平。信息化系统的建设依赖于我们对各种高校管理活动的分析、研究、提炼、归纳以及升华，这是一个复杂的过程，但是这里并不妨礙由解决问题的思路对信息化系统进行框架式规划。由以上分析，可以建立四大信息化模块来解决报账问题，系统主要包含：一是采购业务综合电子审核系统，小额采购业务审核以及电子对账审核，规范采购审批过程保证采购合法，并提供电子对账基础;二是统一的采购系统，包括协议供货方式，电子竞价，引入电商等等一些采购形式，来规范采购支出行为;三是建立虚拟出入库系统，便于小额、零散、日常发生的采购行为管理，为集中采购与支付做好基础;四是带有管理功能凭证电子化处理系统，也就是凭证过程审核管理及报账系统，在前面三个系统提供的基础上进行电子化核算并报销。 以上四个系统相辅相成，是一个整体，良性运转后不但能从根本上解决报账出现的很多问题，而且能规范各类采购活动，提高高校的管理水平。因信息化管理流程建设较为复杂，在此不展开论述，另文讨论。

    六、结言

    总之，核算面对的困难是当前国家各行各业面对的通病，牵涉的因素错综复杂，有些困难短期内是无法克服的。但如何采取可行措施改变自身小环境，简化重点矛盾，使核算乃至整个财务工作顺畅、合理发展，仍然是每个财务人的重要任务。本文只是针对高校财务管理其中的一个环节展开了研究，希望藉上述文字能起到抛砖引玉之作用，为高校财务管理的发展贡献绵薄之力。（作者单位：山东大学）