论述学校人事档案管理信息化
王蔚丽
加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。近年来，计算机网络技术的广泛运用为档案信息管理提供了可靠的保证，传统的学校人事档案管理方式面临着越来越严峻的挑战。为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用，学校应该积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来，促进档案的信息化管理。做好学校的人事档案管理，不仅是学校人力资源管理的重点内容，还是营造良好教风和校风的基础。信息时代的来临，使学校人员流动性越来越大，而信息时代的学校人力资源管理工作，则对人事档案的依赖程度越来越高。提高学校人事档案管理工作质量，已经成为各学校管理工作的重点和难点，如何在信息时代背景下，实现学校人事档案的信息化管理，提高人事档案的完整性、可靠性和有效性，更是成为各学校教务工作创新的关键之一。
1 信息技术在人事档案管理中的作用
人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，是学校人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础，同时对学校考察和识别干部，选拔优秀人才，加强师资队伍建设，促进教学、科研、党政管理工作的开展具有重大作用。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化。人事档案通过计算机管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高档案工作效益。
2 实现学校人事档案管理信息化的重要意义
2.1 有利于适应档案管理改革的发展方向。随着我国对事业单位人事档案管理工作要求的不断提高，学校作为事业单位系统的重要组成部分，只有实现人事档案管理信息化，才能进一步提高学校教务管理水平。学校作为教学单位，必须紧跟时代发展，并满足上级管理部门对人事档案管理工作的要求，人事档案管理信息化，是提高人事档案管理质量的有效措施，对学校的发展和建设意义重大。
2.2 有利于开发学校人才的潜在优势。随着时代的发展和社会的进步，学校作为人才培养的重要阵地，必须实现与时俱进，不断创新才能为社会培养和输送合格人才。学校的人事档案记录着教职员工成长历史和综合素质的各项信息，实现人事档案信息化管理，提高人事档案管理的完整性和有效性，便于教务管理工作者把握教职员工的专业素养和职业发展潜力，有助于选择和选拔人才，挖掘学校人才的潜在优势，有利于学校人才资源潜力的开发和教务工作团队的建设。
2.3 符合人事档案管理工作自身的发展需求。现代的人事档案管理工作向动态化、细节化发展着，在人才流动日益频繁的今天，更加完整、可靠、有效的人事档案管理是时代发展对人事档案管理工作的具体要求。将信息技术应用于学校人事档案管理工作中，能够提高档案资料搜集的完整性和可靠性，并提高人事档案管理服务质量。人事档案管理信息化，能够为教务管理人员提供更加高效、可靠的档案资料查阅、调用和传输需求，有助于实现学校内和学校间的人事档案资源共享。
2.4 有利于重要人事档案载体的持久保护。传统的学校人事档案是以纸质媒介记录和储存的，纸质档案相比于电子档案，其安全性和可靠性得不到保证。随着时间的推演和学校的发展，纸质档案很容易丢失、模糊和字迹褪变，当需要调用档案时很容易由于档案资料不完整影响工作开展。实现人事档案管理的信息化，将纸质档案转化为电子档案储存在电子设备中，这种储存不仅调用效率较高，而且其保存更加简单方便，也不易造成损坏。因此，实现学校人事档案的信息化管理，有利于重要人事档案载体的持久保护，对学校档案管理工作的发展意义重大。
3 学校人事档案管理信息化过程中存在的问题
3.1 信息数据建库质量参差不齐。人事档案管理信息库是档案信息化管理的关键环节，建立符合实际的、完整的、安全的档案信息库，不仅是提高档案储存质量的关键，也是提高人事档案管理服务工作质量的前提。但现如今我国学校人事档案数据信息库建设却并不完整，虽然部分学校在档案信息库建设中投入大量的人力、物力和财力，但是无法保证档案数据的准确性，由于设备更新换代慢，也无法满足日益提高的档案调用服务需求。
3.2 档案资源开发利用有待深化。由于档案信息资源开发利用意识淡薄，“重藏轻用”现象普遍存在，档案信息的内涵资源未能得到充分开发，客观限制了人事档案资源充分开发与利用，难以适应档案管理自身发展规律的要求。在确保信息安全的前提下，如何加强档案资源深度开发利用，切实发挥档案信息化管理作用，是高校档案信息化管理工作中迫切需要解决的问题。
3.3 缺乏足够的高素质复合型管理人才。人事档案管理的信息化对档案管理岗位人员提出了更高的从业要求，为了发挥人事档案管理系统的作用，要求人事档案岗位工作人员不仅要具有扎实的专业技术，还要求掌握足够的计算机信息技术和应用技能。但由于学校人事档案管理常年不受重视，大部分学校人事档案管理团队综合素质不足，无法满足人事档案管理信息化建设和发展的需求。
4 学校人事档案信息化管理的有效策略
人事档案管理信息化，是校园信息化管理的重要组成部分。随着信息技术的发展和应用普及，学校也积极开展了信息化管理改革。但在人事档案管理工作中，受技术、人才和资金的限制，大部分学校人事档案管理信息化系统仍然比较落后，为了促进学校人事档案管理信息化建设，可以采取以下策略对学校人事档案管理工作系统进行优化。
4.1 加大档案信息化建设投入力度。人事档案管理的信息化的实现，需要投入大量的人力成本、资金成本和时间成本。人事档案管理的信息化作为学校人事档案管理发展的必然方向，学校管理者一定要加大重视力度，加大成本投入，持续推进档案管理信息化建设。只有确保了硬件设施、人才储备的充足，才能保证人事档案信息化管理逐步实现，并为学校的发展做出贡献。
4.2 规范档案信息数据库的建库标准。档案数据的标准化、完整性、真实性直接关系到档案信息数据库的质量，也是由信息化向网络化共享、联网发展的保障基础。其中，需要重点解决档案信息的标准化问题及安全传输、技术保护等问题，要加强人事档案材料的收集归档工作，规范档案著录。利用计算机扫描、数码照相等手段，加快档案的目录数据库和必要全文数据库建设，加快干部人事档案数字化建设和深度开发进程，规范建库标准，建立科学的检索体系和干部信息适时更新制度，做到“查得快、查得准、查得全”，逐步实现高校人事档案信息化管理的规范化、科学化、系统化。
4.3 加强档案信息化管理隊伍的建设。学校人事档案管理团队综合素质不足，是制约学校人事档案管理信息化实现的重要因素。为了促进档案管理信息化的建设，提高学校人事档案管理服务质量，必须不断强化档案信息化管理队伍的建设。只有确保档案信息化管理队伍每个人都具备扎实的专业技术和综合素质，才能激发整个团队的工作效率，通过实现学校人事档案管理信息化，提高学校人事档案管理的工作和服务质量。
信息化的人事信息管理模式及人事档案管理现代化建设对实现学校的人事人才信息管理工作的社会化服务有非常突出的现实意义。学校档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化，实现学校的档案管理的根本变革。档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务。还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更好的作用。
综上所述，学校人事档案管理信息化，对学校的发展和建设意义重大。为了提高学校人事档案管理工作水平和质量，必须坚持推进人事档案管理信息化建设，并加大档案管理专业人才的培养力度。最终通过学校人事档案管理信息化的实现，提高学校的信息化管理水平，为学校教学管理水平的提高和未来的发展打下基础。
参考文献：
[1]陈雪云.基于信息时代提高高职院校人事档案管理人员素质的新思考[J].长春教育学院学报， 2014（4）.
[2]陈頔.浅议如何提高档案工作中人事档案的管理[J].世界最新医学信息文摘（连续型电子期刊）， 2015（31）.
