扶贫档案整理方法刍议
王富忠
扶贫档案是指在精准扶贫工作中形成的对国家、社会和个人有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式和載体的历史记录。笔者以河南省濮阳县为例，依据两年的扶贫工作实践，结合扶贫档案资料产生的来源、种类、特点等特征，对县、乡、村三级的扶贫档案的分类、归档范围、整理方法、保管期限等略作论述。
1 扶贫档案的种类划分
在整个精准扶贫工作运行中，从中央到村，都会产生很多档案资料，本文对中央、省、市级扶贫档案不作论述，仅对县、乡、村三级在扶贫工作中产生的各种门类、各种载体的档案资料进行调研与解析。
1.1 产生扶贫档案资料的主体。以河南省濮阳县为例，为做好扶贫工作，该县成立有精准扶贫工作领导小组，属于领导机构，精准扶贫工作指挥部，成员单位有十多个，下设办公室，办公室设在县扶贫办，属于日常办事机构，工作中的文件来源多数是扶贫办或各个成员单位部门，但基本上都是以精准扶贫工作领导小组或精准扶贫工作指挥部的名义下发的。由此可见，就县级来看，产生扶贫档案材料的主体是：精准扶贫工作指挥部下属的县扶贫办及各个成员单位。乡（镇）政府亦设有乡（镇）扶贫攻坚指挥部，负责全乡（镇）的扶贫攻坚工作，在整个扶贫攻坚工作中，也会产生各种门类和不同载体的扶贫档案。村级也设有扶贫攻坚指挥部，在整个扶贫攻坚工作中，同样也会产生各种门类和不同载体的扶贫档案。因此说，精准扶贫档案在县级（含县级）以下可以分县、乡、村三级整理、分别保管。
1.2 扶贫档案资料的种类。在整个扶贫工作中，既有国家、省、市下发的文件材料，也有县、乡、村三级产生的文件材料；既有扶贫工作计划、方案、总结等，也有各种扶贫统计报表；既有扶贫资金使用方面的文件材料，也有扶贫项目开发、建设等方面的文件材料；既有纸质载体的档案材料，也有声像、电子等特殊载体的档案材料；既有综合性档案材料，也有特指性文件（主要是针对贫困户或者贫困户个人的文件材料）材料。从不同载体的角度来划分，可分为纸质类档案和特殊载体类档案。在纸质档案材料中，按照档案材料形成的性质来划分，可以再划分出项目类和会计档案类，其余的各种档案材料，再划分为综合管理类和一户一档类。由此可见，县级扶贫档案的种类可以分为综合管理类、项目类、会计档案类和特殊载体类四个类别；乡级扶贫档案的种类可以分为综合管理类、项目类、会计档案类和特殊载体类四个类别；村级扶贫档案种类可分为综合管理类、项目类、特殊载体类和一户一档类四个类别。需要特别说明的是，乡级扶贫档案中，完全可以把村级扶贫档案的一户一档类，作为备份保存在乡级扶贫档案中，也就是说，乡级扶贫档案可以是四类，也可以是五类。
2 扶贫档案的收集范围
2.1 综合管理类扶贫档案的收集范围。
2.1.1 县、乡两级的扶贫档案材料收集范围。大致可分为以下十个方面：①上级部门制定的扶贫政策性文件材料；②上级领导到本级检查、视察精准扶贫工作形成的文件材料；③本级成立扶贫工作领导机构及其责任分工的文件材料；④本级精准扶贫工作中召开的各种会议性材料，包括领导小组会、党组会、办公会、联席会等各种会议产生的纪要、记录、请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等；⑤本级精准扶贫工作中产生的业务性文件材料，包括政策性和业务性的计划、总结、实施方案、统计、意见等文件材料以及向上级部门的请示和上级的批复等；⑥表彰类文件材料；⑦扶贫资金、资产管理等文件材料，包括资金使用、资金落实等方面的文件材料；⑧本级精准扶贫培训方面的材料；⑨督导、督查方面形成的材料；⑩下级报送的各种文件材料。
2.1.2 村级扶贫档案材料收集范围。大致可分为以下六个方面：①上级部门制定的扶贫政策性文件材料；②上级领导到本级检查、视察精准扶贫工作形成的文件材料；③本村脱贫攻坚工作中召开的各种会议性材料；④本村在精准识别当中产生的各种文件材料；⑤本村在精准帮扶当中产生的各种文件材料，包括帮扶工作计划、规划、总结、各种统计报表等；⑥本村在精准脱贫当中产生的各种文件材料。
2.2 特殊载体类扶贫档案的收集范围。分以下四个方面：①上级领导到本地检查、指导扶贫工作的录音、录像、照片、电子数据等材料；②本级在扶贫工作中产生的录音、录像、照片、电子数据等材料；③在精准扶贫工作中形成的实物档案；④扶贫工作网络管理系统数据库数据文件、元数据。
2.3 项目类扶贫档案的收集范围。大致可分以下七个方面：①项目的立项、请示、批复、实施方案等文件材料；②项目可行性报告等文件材料；③项目实施合同、协议等文件材料；④招投标形成的文件材料及签订的合同、保密责任书、廉政责任书、保密承诺书等；⑤项目设计、施工、监理和设备仪器等方面的文件材料；⑥项目竣工验收等文件材料；⑦项目资金分配方案、计划的批复等方面的文件材料。
2.4 一户一档类档案的收集范围。大致可分为以下十个方面：①贫困户申请书；②对贫困户家庭的信息采集方面的各种材料，包括贫困户家庭成员的户口本、身份证、残疾证、银行卡（银行存款单）等复印件，信息采集表、明白卡等；③在识别过程中形成的纸张或其他载体的照片；④在识别过程中形成的其他有关档案材料；⑤在帮扶过程中，针对贫困户形成的帮扶计划、方案、总结以及帮扶过程中形成的各种统计报表；⑥在帮扶过程中，针对贫困户形成的各种统计报表；⑦在帮扶过程中形成的纸张或其他载体的照片；⑧在帮扶过程中形成的其他档案材料；⑨在脱贫过程中形成的小组申请、核算表等材料；⑩在脱贫过程中形成的其他材料。
3 扶贫档案的整理
3.1 综合管理类档案的整理方法。综合管理类档案的整理可以参照归档文件整理的方法整理，整理标准按照《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）和《归档文件整理规则（DA/T22-2000）实施细则（试行）》（豫档发【2001】9号）规范整理。属类别设类、保管期限划分、文件的排列、装订等问题本文不予议论。
3.2 项目类档案的整理方法。项目类档案的整理可以参照科学技术档案整理的方法整理。具体整理标准按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）规范整理，其分类方案的设置、保管期限的划分、卷内文件的排列等问题，本文亦不再赘述。
3.3 会计档案类的整理方法。会计档案类的整理参照国家财政部、国家档案局第79号令《会计档案管理办法》整理。
3.4 一户一档类档案的整理方法。可以按以下两种方法整理：一是采用软卷皮装订，以档案盒为保管单位，可一盒多卷，也可一盒一卷；二是以档案袋为保管单位，散装在档案袋内，一户一袋一个档案号。两种整理方法都需要有案卷封面、卷内文件目录、备考表（软卷皮封面格式见表1；卷内文件目录见表2；备考表见表3；案卷目录格式见表4）。卷内文件排列，可以采用两种排列方法：一是按照卷内文件产生时间先后顺序排列；二是把一户一档的所有档案资料分为精准识别、精准帮扶、精准脱贫三个属类别，再在三个属类别内按照文件资料产生的时间先后顺序排列。编写页码采用在有效文字页面正面的右上角，反面的左上角编写，采用碳素墨水笔书写。如果按照案卷整理的话，去掉金属物，采用“三孔一线”的装订方法在案卷的左侧装订。排卷是一个行政村一个大流水号，其顺序按扶贫工作中的习惯排列顺序。
表1软卷皮封面格式
参考文献：
国家档案局、国务院扶贫开发领导小组办公室颁发的“档发【2016】13号”文件（国家档案局 国务院扶贫开发领导小组办公室关于印发《精准扶贫档案管理办法》的通知）.
（作者单位：濮阳县档案局 来稿日期：2017-04-15）
