借力知识管理提升团队协作水平
姚星合 宁学
[摘 要] 本文针对协同工作环境特点，讨论提升团队协作水平的个体知识管理方法，以达到为设计人员、管理人员提供高效工作的工具与方法的目的。本文从背景、协作环境下个体知识管理体系构成及建设思路等方面展开讨论，期望为团队协作效率的提高提供值得借鉴的方法与工具。
[关键词] 个体知识管理 知识管理体系 协作环境
著名管理学大师彼得·德鲁克曾说过：21世纪，无论是对商业或是非商业机构，其最宝贵的资产将是其知识工作者和知识工作者的生产率。我们每天早晨一进单位就开始开会、打电话、收发邮件、写报告、与人交流等等，主要工作就是处理大量信息与知识。可见，知识工作者的竞争优势就在于处理知识信息的能力和效率，所以个人知识管理的能力高低就直接决定了知识工作者的工作能力的高低，进而影响到团队的协作水平。
一、背景
在日常工作中，知识工作者的信息交互量大，工作任务的完成非常依赖其他同事的协作。在多任务、多信息渠道并行的情况下，容易出现信息沟通不畅或失真;并行任务疏漏或完成质量不均，继而导致企业整体效率偏低。
个体知识管理体系的建立有利于对个体的知识进行分类、分任务管理，有利于对知识的来源渠道进行条理化监控。企业管理者与知识工作者面临大量信息时，科学地运用各种知识管理的方法，有助于对知识资源进行有效管理，促进任务的高效协同推进和信息传递的准确畅通，为团队的知识积累及整体效率的提高做出贡献。
基于以上分析，本文将侧重于描述在协作环境中的个体知识管理体系建设思路、方法及工具，期望提供有助于个体工作效率提升与组织知识积累的实用方法。
二、协作环境下的知识管理体系构成
个体知识管理作为知识管理的重要组成部分，还没有受到应有的重视，理论体系尚待完善。但其作用，无论对于员工自身（自身的成长和职业生涯的成功）还是对于团队（团队通过收集员工的个体知识形成团队的核心竞争力）都是极为重要的。
国外研究人员普遍认为，个体知识管理是使用恰当的工具和技术，从而增强个体学习能力的过程和策略，提出了个体知识管理的七个步骤，即知识的获取、知识的评估、知识的组织、知识的分析、知识的交流、知识的表现和知识的安全保障。国内研究人员认为，个体知识管理在实际应用时可以划分为紧密联系的多项活动，即知识的获取和整理、知识的保存和更新、知识的应用和传递、知识的分享和创新。本文中将着重讨论在协作环境下个体知识管理体系的组成与特征。
在协作的工作环境下，个体知识主要用于日常的沟通协调及对代办任务的处理，每个人在建立个体知识管理体系时需要确保：知识内容的完整准确;知识组织的有序便捷;知识导航的精准方便;知识分享的便捷高效;知識创新的有据可行。
实现以上目标需要借助恰当的个体知识管理方法与工具，最终在提升个体竞争力的同时促进企业知识资产固化，增强企业核心竞争力。
三、协作环境下的个体知识管理体系建设
本部分将依照上文提出的理论模型，讨论个体知识管理体系的具体建设思路与方法。每部分内容将按照解决问题、实现方法与具体工具展开介绍，其中，在个体知识管理工具的选择与使用上，不仅强调计算机和互联网技术，凡是能支持个体知识管理活动的任何工具都可以取而用之。
个体知识管理属于知识管理的范畴，也适用通常的知识资源划分法，即由Know-What的事实知识、Know-How的技能知识、Know-Why的原理知识，及Know-Who的人际知识所组成。在笔者所处的工作环境中：Know-What依赖于技术资料、会议以及同事交流;Know-How依赖于技术会议、同事交流;Know-Why依赖于专业书籍以及技术报告;Know-Who依赖于通讯录。概括以上知识来源，可将知识资源的来源归纳为：电子资料，包括AVIDM、邮件以及电子论文;会议（包括同事之间各种方式的非正式交流）;书籍;通讯录。
（一）知识获取
根据以上分析，笔者将提供以下工具与方法，以助于个体知识获取的完整、准确。
1.电子资料
（1）使用企业内部知识管理信息系统，搜索本单位内部知识库。
（2）使用CNKI论文数据库进行查询。
2.研讨交流（包括同事之间各种方式的非正式交流）
（1）使用手机、相机等进行快速记录，包括文字、图片，录音、录像等方式。
（2）快速书写备忘录，记录会议时间、内容、待办事项及应告知对象，具有简短、快速传递的优点。
3.书籍资料
采用“印象笔记”对书籍资料文字进行识别与搜索。
4.电子通讯录
（1）利用电子通讯录中的组织架构、联系方式、电子名片等。
（2）利用“印象组件”，随时随地详细记录与外界进行联系时的时间、地点、交谈的内容等。
以上描述对各种类型知识资源的获取方式进行了建议，其中多次出现的Ever Note工具是笔者着力推荐的一款知识获取工具。此外，也可使用空间更大、访问速度更快及功能相似的网易有道云笔记、麦库笔记等移动端的笔记类软件，实现个体工作与生活知识的高效率管理，真正发挥“人的第二大脑”的用。
（二）知识组织
知识的组织是对已获取的知识内容进行进一步的有序梳理。在协同工作环境中，知识组织的优劣直接影响协作交互效率。协作环境中以项目、临时任务及活动为重心开展协作，协作过程中产生的个体知识资源以完成任务为最终目标。以下将探索协作过程中如何对个体知识进行高效组织的方法。
1.以邮件为主线的个体知识
当前的大多数邮件（outlook等邮件客户端）均涉及待办工作及时间节点，可将待办事项、项目管理及交互知识等进行高效关联。
2.以Avidm为主线的个体知识
Avidm管理方式侧重计划节点，提供计划管理、文档管理等功能。此类管理活动缺少对执行过程的监督和管控，因此更适用于组织的知识管理。
3.以任务为主线的个体知识
Producteev，一款面向个体和团队的在线任务管理（task management）和协作工具，使用方便快捷。通过邮件给团队成员分配任务，并可在线监控任务完成进度（未启动、执行中、已完成）及任务提交物（文档等）。
（三）知识导航
知识导航是为个体知识体系提供高效率的搜索引擎，提供知识资源的存量、结构、功能、存在方位及查询路径等。可采用知识分类、全文搜索及知识地图等方法。
1.知识分类
利用企业内部知识管理信息系统，对知识资源进行个人、专业、组织等维度的分类。
2.全文搜索
利用企业内部知识管理信息系统对知识数据库进行全文搜索;使用文档大师、为知笔记等个体知识管理工具，对本地文档进行全文搜索。
3.知识地图
知识地图是帮助知识工作者知道在什么地方能够找到知识的知识管理工具，可使用思维导图工具（如MindManager等）个性化组织知识网络图。
（四）知识分享
知识分享是现代社会协同工作环境中的重要环节。如果缺乏知识共享的机制，即便在同一个部门工作，对别人的知识也无从知晓，重复犯别人犯过的错误，重复走别人走过的弯路。知识分享对个体而言说明已充分掌握知识，可以用文字、语言进行清晰表达，是在协同工作环境中建立个体品牌的最有效方式，让大家知道“你知道”，对团队、对组织益处更是不言而喻。
知识分享，首先要有主动分享的意识，进而提升分享知识的能力——语言能力与文字能力，使人能听明白、看清楚，再去考虑用什么样的工具才能让你的知识最有效率地表达出来。做好知识分享，知识工作者之间的协作效率便能大大提升。
1.在社会范围内分享
（1）利用微博、微信公众号等渠道。信息时代的信息传播渠道很多，社会分享途径也自然多了起来。
（2）维基百科。参与编写维基百科条目，贡献专业知识。
2.在领域内分享
（1）传统的行业培训及专业会议是知分享识的重要途径。
（2）参加含金量更高的专业知识社区。在互联网时代，信息与知识的拓展不仅仅在广度，纵深也在不断开拓。
3.在同事间分享
使用企业内部的知识管理信息系统，建立健全岗位知识体系，搭建企业内部知识资源共享的通道。
（五）知识创新
知识工作者是完成知识创新的主要载体，而知识创新也正是知识工作者们的崇高使命。据IDC（国际数据中心）统计，知识工作者90%以上自认为的知识创新其实是重复劳动，因为这些知识在组织的内部或外部是已经存在的，极大增加了创新的成本。以知识获取、组织、导航及分享为基础的知識创新，才创造了新知。
在协同工作环境中，创新就需要将头脑中看似无关的知识关联起来。从大脑功能角度来说，倘若右脑的功能够强，其直观、形象、综合的思维就可以源源不断地产生创意。不幸的是，由于过分强调语言、逻辑分析、数字处理的作用，大多数人的右脑能力有所弱化。如下两种右脑辅助工具，可促进知识创新。
1.奥斯本检核表法
此方法以其发明者奥斯本命名，是一种产生创意的方法，在《创造性想象》一书中有详细描述。旨在引导主体在创造过程中对照9个方面的问题进行思考，以启发思路、开拓思维想象空间，促进产生新方案、新想法。奥斯本检核表法包含了9大类75个问题，有助于对方案的深入理解，用以解决在个体知识创造中较易出现的思考的片面性和随意性。
2.思维导图法
思维导图（The Mind Map）是一种有效的图形思维工具，充分运用左右脑的机能表达发散性的思维，以放射性思考为基础，协助平衡科学与艺术、逻辑与想象。思维导图用图文并重的方法，利用记忆、阅读、思维的规律，充分刺激和激发大脑，让左右脑充分发挥作用，使人们在逻辑与想象、科学与艺术之间平衡发展。
（1）Mind manager。单机版思维导图软件，应用广泛，思维导图的创造者托尼·巴赞参与了该软件的设计工作。
（2）微软Visio中灵感激发板块可作为简单的思维导图制作工具。
四、结语
本文针对协同工作环境特点，对日常协同工作环境中的个体知识管理体系进行了思考，探讨了借助个体知识管理方法提升团队协作水平的思路与方法，以达到为设计人员、管理人员提供高效工作的工具与方法的目的。期望本文所谈论的内容能解决知识工作者在团队协作过程中的些许问题。
