行政沟通在医院行政管理中的作用探究
凌冰
中图分类号：D523 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）4- 085- 02
摘 要 在当前的医院行政管理体系中，行政沟通对各科室的正常运营意义重大，是医院行政管理工作的关键组成部分。行政沟通需要更多的技巧和合适的管理方式，医院日常行政管理和各科室的日常运营都需要用到。就医院的发展趋势来说，行政沟通有利于提升医院行政管理的工作效率，提升医院经济收益，也能为患者提供更加优质的服务。但目前在医院行政沟通工作中仍存在一些问题，本文对这些问题进行剖析，并提出相对的优化措施，期待能为医院行政管理工作提供参考。
关键词 医院行政管理 行政沟通 解决方案
伴随着诊疗资金投入的持续提升，医院建设和改善持续加速，大家对医院和医疗服务的期盼也愈来愈高，医护人员和诊疗单位数量也持续增加，让医院行政管理工作难度不断上升。高效的医院行政管理体系能够协助医院行政管理部门全方位地掌握医院的运营状况，联络各科室之间加强沟通合作，以确保为病人提供更好的医疗环境。这不但能够让医院获得更普遍的好评和口碑，并且能够使病人在就医过程中接受更好的服务，于医院于病人都有非常重要的意义行政沟通在这个过程中发挥着不替代的作用，是一种必备的行政管理机制和管理方法。但目前行政沟通在医院行政管理工作中还存在不少问题，需要采用更先进的技术和方法解决。
一、行政沟通在医院行政管理中的作用
因为医院的管理组织比较庞大，部门较多，各部门间的信息互通并不多，在实行比较重要的医疗政策和医院改革措施时，如果不立即向各单位通知对应的信息，现行政策指令就没法按时向目标部门传递，将拖累医院机构组织的正常发展，危害医院的整体利益。提升医院门行政部沟通工作效率的过程中，提升医院的各单位互相的交流与沟通，可以提升医院总体工作速度和质量，推动各项任务顺利进行，为大量病人展现更强的服务能力，为医院良好发展趋势做好准备。
二、当前医院行政管理中的行政沟通存在的不足
（一）信息传递方式过于单一
在医院行政部门的沟通过程中，医院领导机构一般选用单一的方法来传递有关的政策和指令，如举办全体行政和临床科室管理人员的大会。随后，信息内容以一样的方法传导到基层。每一次大会不但需要确定大会地点流程，并且要求准备有关政策信息内容的整理文件，既降低医院行政管理效率又减少信息沟通效率。除此之外，针对每一次大会的会议结果和信息内容，因为要逐级往下发送，很容易导致医院行政管理中信息传递的效率大打折扣。而且这种信息传递形式过于单一，大量选用会议的方式传递医院上级领导的政策，导致大会不但消耗大量医护人员、行政管理人员日常的工作开展时间，减少了医院员工的工作效能；另一方面，医院大型行政会议要求会议场地需提前准备，还必须提前准备各种会议资料，在一定水平上导致了资源被无端耗费[1]。
（二）信息在传递过程中容易失真
因为医院的行政部门设置比较庞大，行政管理部门和基础医护部门较多，各单位中间行政关系逐级上传，重要信息根据行政部门一级级传送，传递到医院最基层部门时，信息内容的真实有效和时效性将大幅下滑。在下属单位向上级行政管理部门上报信息过程中，因为各单位日常事务的多样性，信息内容传送到医院上级行政部门耗费时间比较长，在这个长期的信息的传递流程中，信息内容会有可能被多次歪曲，造成行政管理部门的信息内容不详细或得到的用意偏移，进而导致各单位互相的信息不对称。因为医院各个单位的信息接收程度不同，在沟通中会产生误会或信息歪曲单位情况，这对医院行政管理产生了很多不利影响，医院的基层工作开展也会因信息失真受到影响[2]。
（三）行政沟通方式不对，信息真实性和时效性低
多种要素的互相影响，导致领导对属下提出工作中的目标和规范时，将会由于耗费时间较长，信息内容也必须长时间才能传达到位，因而一部分信息内容传到下属部门时不详细甚至信息有误，各级医院部门间的信息内容没有对称。因为医院各基础部门日常事务的多元性，信息的传递将耗费很长时间才能抵达上级行政管理部门，在这个医院行政信息传递过程中，很可能会因为一层层向上传递信息被扭曲，造成信息内容不详细或实际意义偏移。这时，假如医院上级行政部门和下级基础医务部门中间对信息的传递全过程中存在的不足没有开展详尽的沟通交流，将给医院行政管理工作产生带来很多麻烦，有可能导致很大的信息错误，医院整体的正常运作会被阻碍。
三、医院行政沟通的优化策略
（一）利用新型信息技术进行行政沟通
伴随着当代信息科技的快速进步，为了提升医院行政管理的信息化，很多医院行政部门主动引入各种各样现代化信息沟通的硬件和软件，对提升信息传递的时效性和高效率作出了不小的帮助。优秀科技进步在医院行政管理工作中的运用和普及化，促使信息的传递方法获得了改进和提升。伴随着互联网技术在各个领域的普及化，信息网络传送方式获得了普遍的运用。为融入现代化发展趋势，医院内创建了信息内容沟通专用系统，达到信息内容沟通交流和共同使用的效果。在这个基础上，信息网络传送系统不但确保了信息内容传送的真实性和时效性，并且充分体现了其便捷性高、传递准确的特点。比如，考虑到医院行政会议时工作人员的时间比较紧张，会议形式可以应用腾讯会议功能或YY语音频道等通讯工具，这些互联网通讯工具不但摆脱了传统大会方式对时间和空间的局限性，并且确保了信息内容传送或转达的真實性和时效性，进而使医院员工可以及时掌握有关的现行政策和指令，提升了医院各基层部门行政沟通效率，进而提升了医院行政管理的总体水准和管理效果，为病人享有更好的医疗服务作出了行政保障[3]。伴随着信息科技的提升，尤其是5G技术的普及，很多医院都尝试将信息技术运用于平时的行政管理流程上，对信息内容传送的时效性和准确性有着不可忽视的良好影响。医院根据创建内部信息内容沟通局域网络，将各科室联络在一起，充分发挥信息内容沟通交流共享资源的功能。上级领导能够根据信息交换服务平台直接发布政策，下级科室能够在服务平台上上传反馈的工作信息和成果，推动信息内容的快速准确地传送。另外，信息沟通网络能够大幅降低传统式大会的频次，借助视频会议和通讯工具传递行政任务，不但防止浪费纸张等行政资源，并且保证信息内容传送的一致性。医院内部各部门的行政沟通得以大幅改善，有利于提升医院行政管理的效果。
（二）利用公开平台准确及时公布信息
由于优良的医院行政管理方法不但能为医院产生大量的经济收益和发展潜力，并且还能保障病人享受高水平的对医疗服务，因此搞好医院行政管理工作是重中之重。如果要提升医院行政管理工作的水平，医院行政部门应创建专用的网址，技术公布医院的实时变动和最新政策，提升医院各科室对整体运营工作的实时参与，建立透明、公正的行政管理机制，强化医院基层工作者对医院整体的了解，提升基层医护人员的行政管理意识，完成医疗行政管理工作的全体参与和结合业务的目标。此外，建立专门的信息发布沟通网站，有利于各单位联络起来充分发挥信息交换和共享资源的优势[4]。
（三）培养行政沟通的技巧
行政沟通不但要求双方对沟通交流的专业技能非常熟練，并且要有倾听的意识，从信息传达一方的表述过程中得到更准确的意思，以最好的方法再传达给其他科室和同事。对上级行政管理部门而言，与下属沟通交流要留意语气及沟通方式，细心和蔼，有利于下属接纳和更好地实施政策和指示。下属向上级领导反馈意见、汇报成果时，可以一一对行政管理中的不足和改进方式进行反馈，保证工作相关内容的详细汇报。各科室和行政部门之间应公平友善的沟通，一方面可以推动政策和措施的顺利实施，也能减少各单位之间的隔阂，让医院各科室员工之间更加融洽。
（四）实现沟通方式多样性
医院与其他单位相比最大的不同在于医院是一个具有公益性质的服务机构，为了与患者及患者家属进行更加细致的沟通，提供更加优质的服务，医护人员就一定要学会相应的沟通技巧。在表达自己观点的同时，也要提炼患者及患者家属所想表达的内容，同时，筛选出有价值的信息作为以后工作的目标与依据。在这一过程中，行政沟通与行政管理的作用尤为重要。通过行政管理来发现医护人员在沟通过程中所存在的不足，并及时加强对此方面的培训。明确改进方向，不仅可以使沟通更加便捷有效，同时，也可以提高医院在社会中的影响力。科学技术也得到了充分的提高，医院也可以打破原有的由上而下的信息传递方式，建立新的传递方式，以此来加快信息的传递速度，打破信息传递的层层壁垒，实现信息传递的真实性。随着科技的进步，我们可以通过电话会议、视频会议等方式来取缔原有的面对面的会议方式。在会议进行的过程中可以通过使用拍照、摄像等方式，来记录会议的主要内容[5]。这样的会议方式，不仅可以减少资源的浪费，同时，也可以将会议精神传达到各个部门，使医院的全体人员都可以在第一时间领悟会议精神，也可以让全体工作人员在第一时间做出相应的应对措施。这样的沟通方式，在提高工作效率的同时，也可以促进医院行政管理制度的进一步发展。
四、结语
总的来说，行政沟通作为医院行政管理工作的不可或缺的组成部分，在医院的日常管理和发展中发挥着关键功能。因为医院行政部门和各科室比较多，日常事务通常变动较大，如果想有效应对行政管理工作的变动，各个科室应主动进行行政沟通。为确保信息传送的一致性和时效性，医院各部门要提升行政沟通的效率，确保医院行政管理工作的有序开展。
参考文献：
[1]何徐洪.医院行政管理中行政沟通的作用分析[J].时代金融，2017（11）.
[2]韦冠帝.行政沟通在医院行政管理中的作用.世界最新医学信息文摘，2019（03）.
[3]刘邦正.浅谈医院行政管理中行政沟通的作用[J].中国继续医学教育，2016（07）.
[4]张景茂.刍议行政沟通在医院行政管理中的作用[J].中国卫生产业，2015（02）.
[5]王高亭.简述医院行政管理中行政沟通的作用[J].中国卫生标准管理，2016（05）.
