解读档案室基本情况年报编制七大流程与策略
田煜
摘 要：文章以现行《全国档案事业统计年报制度》为依据，以《档案室基本情况年报》档基3表编制实践为例，解读年报编制的基本流程和策略，对编制中的一些技术问题进行界定，消除歧义，并将其系统化、条理化，为档案统计年报编制工作提供参考。
关键词：档案统计；统计年报；流程；策略
1 流程一：编制准备
1.1 明确要求
1.1.1 及时。及时指档案统计工作的时效性，应做到“四及早”“两确保”。即：及早准备、及早部署、及早编制、及早报送，确保在规定日期之前报送，确保不影响整体统计工作进度。
1.1.2 准确。准确是档案统计工作的生命线，应做到统计态度端正、方法科学、隶属关系明确。避免出现数据造假、数据错误、漏报或多头报送等导致数据失真的情况。
1.1.3 全面。全面是档案统计工作的范围，包括统计覆盖地区和统计指标的全面性。[1]另外，可根据统计目的，增加异地异质备份等统计指标。
1.1.4 科学。科学是贯穿整个档案统计工作的基本思路，从统计指标、统计方法、统计分析到统计结论等都应建立在科学的基础上，避免统计结果与客观事实发生重大偏离。
1.2 把握要点
1.2.1 目的。了解统计目的，提前对基础数据进行筛选、甄别，做到有的放矢。
1.2.2 范围。明确统计范围和口径，确定报表编制涉及的单位和部门，以便及早沟通、协调，确定编制人员。
1.2.3 指标。厘清横向统计与纵向统计、相对指标与绝对指标等统计要素的内涵与外延、准确界定指标间的逻辑关系。
1.2.4 时间。根据工作量、报送形式、审核流程等要求倒排日程，确保如期完成。
1.3 精心组织
1.3.1 工作部署。以公文、会议、邮件等多种形式，统一部署，分解任务，明确主办协办，落实专人专岗。
1.3.2 专题培训。对参与编制人员进行形式多样的专题培训，做到职责清、要求明、业务精。
1.3.3 业务指导。编制业务指导手册，明确专人以电话、邮件、微信等方式答疑解惑，及时提供指导。
2 流程二：核查存量数据
2.1 历史数据核查。规模小、成立时间短的单位，可以集中人力对存量数据进行全面核查；规模大、历史长的单位，可以根据情况分年度抽样核查。发现错误应及时纠正，对核查结果签字确认，并将正确数据录入年报管理系统。
2.2 异常数据校验。对一些超出合理波动范围的异常数据进行校验，注明档案移交、移出、销毁、接收、统计错误等异常变动原因。
2.3 汇总数据核实。在对历史数据核查、异常数据校验的基础上，对汇总结果进行核实，可采用两人以上独立汇总后对标、人机互校等方式，确保汇总数据准确无误。
3 流程三：积累新增数据
3.1 优化台账栏目。台账栏目设计应以档案统计年报为基础，优化栏目内容，将统计指标分解到各工作环节。例如，档案查阅登记表将利用目的、查阅档案所属历史分期等涵盖进去，既对日常工作内容详细记载，又为年报编制积累了素材。
3.2 加强部门协作。应加强部门协作，以便及时、准确、全面地进行数据统计。与编纂部门联系，收集利用档案资料编写出版年鉴、组织沿革、大事记等情况；与资产管理部门协作，掌握档案库房、设备购置情况；与人力部门联系掌握专兼职档案人员的年龄、学历、职称情况等。
3.3 定期更新数据。年初档案部门应牵头，及时将各业务部门积累、更新的基础数据进行汇总，为年报编制奠定基础。
4 流程四：编制年报
4.1 档案机构。指单位内部负责档案管理的档案处（科、室、中心），联合档案室由一个牵头单位负责编制报送，与本单位具有档案业务关系的档案寄存中心、文件中心等非单位内设机构，以及由人事部门管理的人事档案室不计算在内。[2]
4.2 现有全部专职人员。指档案机构内岗位职责以档案工作为主的在编职工，不包括以其他工作为主、临时聘用、借调、空编人员等。
4.3 现有全部专职人员情况。以职工花名册或人事部门提供的数据为准，年龄按公历、周岁计算；文化程度以毕业（学位）证书记载的最高学历（学位）为准，无证书的参照干部履历登记表进行统计；档案专业程度指取得档案专业的学历（学位）；专业技术职务指专职檔案人员评聘的专业技术职务，非档案系列的按照相应级别填入对应栏目，已调离档案部门的人员评聘的档案系列专业技术职务及兼职档案人员评聘的专业技术职务都不计算在内；在职培训教育，指在职专职档案人员参加的岗位、业务、专题培训或继续教育等形式的非学历教育。[3]
4.4 兼职人员。指本单位兼做档案工作的在职职工，岗位职责应包含档案工作内容，但临时聘用、借调的非在编职工不计算在内。
4.5 本年经费投入。指用于档案工作的资金投入，包括档案设备、耗材购置，技术咨询，修复抢救费用等，不包括档案人员工资福利及其他非直接投入档案工作的费用。
4.6 室存档案。室存案卷数量指以案卷为保管单位的全部档案数量；案卷排架长度指档案叠放排列的厚度总和，测量方法：①数量较少的直接用尺子测量。②柜架存放饱满的通过柜架的规格计算。③案卷数量统计准确的以平均每卷1.5cm的厚度计算，通过四舍五入保留整数。以件为保管单位的档案数量指按“件”整理的档案数量，不包括案卷内的文件数量；以件为保管单位的档案排架长度，参照案卷排架长度的计算方法。录音磁带、录像磁带、影片档案的数量以实际盘数为准。照片档案的张数，指纸质照片档案的数量，与其他档案一起立卷保管的照片档案不计在内。底图指为复制蓝图而绘制的图样。缩微胶片指截至填报年度的全部缩微胶片，包括接收来的缩微胶片档案和库存档案的缩微复制件。[4]其中平片、开窗卡的计量单位为张，卷片的计量单位为万幅。实物档案指奖杯、奖状、证书、锦旗、纪念品、题词、字画、印章、牌匾等。
4.7 室存永久、长期（30年）档案。指室存永久、长期、30年以上（含30年）档案数量之和，期限为3年、5年、10年、15年、25年等30年以下的定期档案不计入此项。
4.8 本年接收档案。指本年度接收的本年度或以前年度形成的档案数量，根据档案类型分别按卷、件、盘、张等进行统计。
4.9 本年向档案馆移交档案。指根据《档案法实施办法》第十三条规定，分别将形成满20年、10年的档案向同级国家档案馆移交的数量。下级单位向上级单位档案部门移交档案的数量不计在内。
4.10 本年移出档案。指本年度因部分库存档案所有者发生变化，而移交给有关单位的档案，[5]不包括向国家档案馆移交的档案。
4.11 本年销毁档案。指经过鉴定、按照程序销毁的保管期满档案，整理时无保存价值的文件材料的销毁不计在内。
4.12 室存档案的历史分期。建国前档案指1949年10月1日前的全部档案，其中明清以前档案指1368年以前的档案，明清档案指1368-1911年形成的档案，民国档案指1911-1949年形成的档案（革命历史档案除外），革命历史档案指“1919年‘五四运动至1949年10月1日前，中国共产党（包括其前身共产主义小组）和它领导的人民政权、青年团、军队及其他革命群众团体所形成的档案”。[6]建国后档案指中华人民共和国成立后的档案。
4.13 室存资料。指已编目并作为资料保存的古籍、图书、期刊、报纸、技术资料、编研资料、不归档文件等。按实有册数统计，期刊以年合订本为一册，报纸以月合订本为一册。
4.14 档案编目情况。指以全宗为单位编制的各种检索工具，其中案卷目录指案卷名册；全引目录指案卷及卷内文件目录名册；归档文件目录指以件为保管单位的目录名册；专题目录指按照特定专题以一定次序编排而成的档案目录名册；重要文件目录指将重要文件信息按一定次序编排而成的目录名册。计算机可读目录，指输入计算机并通过计算机进行编制和检索的档案目录，以万条为计量单位。
4.15 本年利用档案。利用人次以档案查询借阅登记表为依据，按绝对查档人数累计填报。同一个利用者连续多天查档，1天算1人次；若将档案按借阅规定借走多天，按1人次计算。利用卷（件）次按统计年度内查阅档案的绝对数量累计填报。同一个利用者连续多天查阅同一卷（件）档案， 1天算1卷（件）次；一卷（件）档案按借阅规定借出若干天，按1卷（件）次计算。[7]利用档案的历史分期参照4.12。档案利用目的以查询借阅登记信息为准，其中学术研究指用于历史、经济学等研究及地方志、专业志的编修等。经济建设指直接用于工农业生产或基建工程等方面。宣传教育指用于举办展览以及通过报刊、广播、电视等开展的宣传教育工作。工作查考指用于行政事务等日常工作，如制订计划、案件处理、人事工作等。无法划入上述类别的归入其他类。
4.16 本年利用资料。统计方式参考4.15。
4.17 陈列室。指以档案原件或复制品、仿制品的陈列展出为手段，揭示单位发展史，对内开展爱岗敬业教育，对外作为接待、宣传窗口，内容相对固定的场所。如单位荣誉室、陈列馆、文物馆等。
4.18 本年编研档案资料。指利用本单位档案编写的文件汇集、参考资料、档案文化产品等，[8]一个名称为一种。其中，“公开出版”指当年由出版社正式出版的书籍（包括公开发行和内部发行），“内部参考”指当年编纂完毕但未公开出版、留作内部使用的参考资料。利用档案资料编辑出版的电子刊物也应统计在内。
4.19 档案室总建筑面积。包括办公、阅览、技术用房、库房等与档案工作相关的房屋建筑面积；档案库房建筑面积专指保管档案场所的建筑面积。建筑面积以竣工图标注的数据或房产管理部门提供的数据为准，而非使用面积。
4.20 档案室设备。服务器指用于档案数据及应用程序存储、传输、读取、服务等的文件服务器、数据库服务器、应用程序服务器、WEB服务器等，仅承担少量档案管理功能的服务器不计算在内；微机指填报单位档案部门所有能正常使用的台式机、笔记本电脑。复印机指档案部门为利用者提供复印服务的复印机、一体机等具有复印功能的设备；集中式空调机指单位安装使用的空调机组数量，一般单位只有一套，分散式空调机指档案室安装的窗机、挂机、柜机等空调设备；去湿机指档案库房使用的调节湿度的设备；消毒设备指档案消毒柜、灭菌机、杀虫机等消毒设备。
4.21 档基3表附表。文书类电子档案专指作为文书档案归档保存的电子档案，不包括纸质文书档案数字化副本，件数的统计与纸质文书档案件数的计算方式一致，具体方法参照《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）5.1.1条款内容。数码照片指经过鉴定、整理后归档保存的数码照片，张数统计不包括冲洗出来归档保存的纸质照片档案，以及不具备保存价值的作为资料保管的数码照片。数字录音、数字录像指归档保存的原始素材，不包括剪辑加工后的部分，以正常播放实际小时数为准。室存档案数字化副本指原有的纸质档案、照片档案、录音磁带、录像磁带、影片档案及其他非电子档案，经过数字化加工后形成的副本，其中纸质档案数字化前后的计量单位分别为卷（件）、副。上述电子档案的存储容量以GB为计量单位，保留整数。[9]
5 流程五：报表审核
5.1 内容审核。對所属单位报送数据、本单位统计数据、汇总数据分别进行审核，并通过横向、纵向对比，以判断数据波动的合理性，数据的全面性，数据间逻辑关系的正确性、计量单位的准确性等。
5.2 形式审核。审核报表形式的完整性，有无漏填漏报，漏项空项，缺章少页等，重点审核单位类别代码是否与单位性质一致，组织机构代码、统一社会信用代码等的填写是否完整无误。
5.3 手续审核。审核填表人、统计负责人、单位负责人签名，联系电话、报出日期、报出单位名称和公章等法定手续是否完备。
6 流程六：报表报送与归档
6.1 报表报送。将经审核的档案统计报表纸质版、电子版或数据包，[10]按照报送时间和方式及时上报。报送年报应采用公务邮箱、机要方式或对数据进行加密，预防失密泄密事故发生。
6.2 报表复制。为便于后续统计分析和研究，减少对原件的损害，通常将经审核用印后的纸质报表复制以备日常查考使用。
6.3 报表归档。将审核人签字并加盖报送单位公章的纸质报表、电子报表、数据包及具有保存价值的过程材料归档保存。
7 流程七：统计分析及应用
7.1 统计数据分析。根据需要对年报中的统计数据进行分类整理、分析研究，并根据横向差异分析、纵向趋势分析、内部结构性分析的需要，分别将统计数据以条形图、扇形图、折线图等不同方式进行直观化呈现，以便撰写汇报材料、调查报告等使用。
7.2 撰写调查报告。报表编制完成后，切勿将耗费大量人力、物力编制的统计报表束之高阁，应对统计数据和一些补充调查数据进行分析研究，形成基于统计数据的调查报告，客观面对问题，理性探寻对策。
7.3 统计数据应用
7.3.1 展示工作。用翔实的统计数据、生动的表现形式把工作成果进行系统展示，逐步改变档案工作者“只干不说、只说不写”的传统，逐步扭转档案工作清闲无为的旧观念。
7.3.2 争取权益。利用档案统计数据进行横向、纵向对标，为档案职工定编定岗、职称待遇、职务晋升等权益向有关部门提出建设性意见和建议。
7.3.3 塑造形象。以統计数据为支撑，对开发利用档案信息资源创造的社会经济效益，为经济建设、工作查考、学术研究、宣传教育等提供的支撑和服务进行宣传报道，提高说服力和认同感，塑造良好形象。
参考文献：
[1] 刘延龙.新形势下档案统计工作的几点要求[J/OL].档案工作（电子期刊），2013（2）：5～8.
[2] 陈兆祦，和宝荣.档案管理学基础（修订本）[M].北京：中国人民大学出版社，1996：59～60.
[3][4][5][6][7] 国家档案局，国家统计局.全国档案事业统计年报制度[DB/OL].[ 2017-01-12].http：//www.saac.gov.cn/xxgk/2017-01/12/content_172640.htm.
[8] 贾文丽.档案事业统计年报制度的问题与建议[J].中国档案，2013（2）：34～35.
[9] 崔丽.如何构建档案事业统计年报制度的研究[J].山东档案，2013（3）：33～34.
[10]李冬梅.《全国档案事业统计年报制度》解读[J].北京档案，2012（1）：32～34.
（作者单位：中国联通河南省分公司档案馆 来稿日期：2017-06-18）
