画说档案学（二）：从“形态维度”到“可能空间”
高大伟
9.形态维度
档案形态对档案实践的影响规律——不妨称之为档案系统的形态维度，除了在前述的档案数量种类对档案实践的影响中有所表现，还体现在人们对记录的档案形态和前档案形态关系的理解上。
档案形态是信息保存这一相对静止的状态，前档案形态则多处于信息交流这一绝对运动的状态，如尚处于形成、办理阶段的文件、数据等。记录的档案形态与前档案形态关系的变化，经历了历史上公文与档案界限模糊、相互交错，近代以来公文与档案独立区分，以及当前新技术、新管理需求下文件与档案出现新型融合关系的过程。
记录的档案形态与前档案形态的关系，首先是区分界定，其次是交叉融合。
记录两个形态的区分界定，体现了社会或组织对自身事务的分类管理，是人们独特信息需求的真实反映，如记录在前档案形态下更多地关照信息运动效率，而在档案形态下的安全问题则是首要的。通过记录两个形态以属性区分为基础的划界，档案实践具有了独立意义。
记录两个形态的交叉融合，出现在发挥记录两个形态整体效应的需求中，以业务的完善和信息技术的应用为支撑，如关于信息化条件下的电子文件管理应加强全程管理和前端控制的一些倡议。
联系之前关于“形态变化”和“数量种类”的论述，总的来说，档案的形态问题和档案系统的形态维度受信息技术和社会需求两条线索的影响，是认识档案实践的重要途径。
10.技术维度
信息技术对档案实践的影响规律——档案系统的技术维度，体现在两个方面：
一是，信息技术影响了档案形态变化，为档案实践提供了工具。正如之前“形态变化”所述，不同的技术环境会产生不同的档案形态。信息技术贡献了档案实践进步的工具，如当前信息化的软硬件，甚至是实践的理念（创新、开放、共享等）。
二是，信息技术所蕴含的信息运动规律及其实现条件，直接影响了档案实践的程序和规则。档案属于信息保存范畴，关于信息保存会形成一系列操作管理的程序与规则，档案实践也就成为围绕档案信息运动的实践，这也是档案具有信息属性的必然结果，如文件生命周期管理（其中包括档案），档案的收集、保管和利用等环节。实际上，信息運动普遍存在产生、传播、使用、维护，直至存档或被删除的生命周期。在整个生命周期内，信息运动存在一定规律，如信息流动多以信源与信宿之间存在的势差为前提，移动互联网背景下信息碎片化传播等规律。
档案信息运动规律，是对档案信息运动的本质描述，不仅包括信息运动的规则和趋势，也蕴含了信息与用户的内在关系。档案信息运动规律是信息运动规律在某一应用场景内的特殊化，如工程项目管理信息化背景下的科技文件形成规律。因此，信息运动规律及其实现条件对档案实践的程序和规则也将产生直接影响，如档案收集对信源的关注、档案整理中对信息有序化组织的强调等。
11.价值维度
社会需求对档案实践的影响规律——档案系统的价值维度，赋予了档案实践的目的和意义，确立了档案实践的基本观念和工作导向。档案系统的价值维度与档案的价值具有同一性，可以回归到“人与档案关系”的总问题上。
档案价值包括历史价值和工具价值两个层次。
一方面，档案与建筑、文物类似，具有时间性质，也都可作为一种衡量其他事物的时光标尺，具备历史性。通过故纸旧档、建筑遗迹和文献古物，人们感受到了时间变化；另一方面，人们有认识过去的天然需求。历史性与人们需求的结合构成了档案可以提供一种跨越时间、回溯过去的历史价值。这也是人们对自身与时间关系的一种理解和实践。
历史价值体现了人与档案的终极关系，档案对人的各种有用性以历史价值为出发点。档案的历史价值为社会人、组织和社会，提供定义自我、生成自我和发展自我的原始素材。围绕档案的历史价值，档案实践所体现的正是人们对自身与时间关系的一种理解，这也是档案实践的光荣使命。
12.凭证问题
很多人认为档案是一种凭证，如“档案的凭证价值是档案不同于其他各种资料的最基本的特点”。那么历史价值与凭证价值是什么关系呢？
实际上，认识档案价值的意义不在于区别事物，本体论决定价值论，而非相反。认识档案价值的意义仅限定于理解人与档案的关系，档案历史价值的独特性不等于档案的独特性。
历史价值不同于凭证价值。凭证价值只是档案历史价值的表现之一，凭证价值针对的是社会活动中档案的直接形成者和事件的直接参与者，对其他人而言，档案更多是具有某种使用价值（或称之为参考价值）的历史记录。我们不排除这种历史记录通过法律约束、科学管理等途径成为可信历史证言的可能性，但也仅仅是被证实了的有使用价值的历史记录。也就是说，常识意义上的凭证，不能泛用于档案基础理论。
13.目标问题
具备原始记录性的档案，与建筑、文物相比，其蕴含了规范性、文化性、原始性较高的记录符号，赋予档案“信息更为清晰确定”“信息量相对丰富”“可靠程度更高”等优势。这也就决定了档案历史价值的独特优势，即档案是人们对信息确定性、可靠性“最高标准”的追求——这里的“最高标准”自然存在具体实践场景的问题，并非绝对意义上的最高。
人们对信息确定性、可靠性“最高标准”的追求是档案实践的目标。在实现这一目标过程中，留给档案实践开展相关行为、发挥能动性的空间，是清除那些不确定与不可靠的问题。
因此，档案实践的内容也就更加明确了：
第一，解决事件不确定性、不可靠性的问题。正如人们把现实中有查考利用价值的材料归档，或是积极开展对档案材料的编辑研究和开发利用工作一样，增进人们对档案收集、保管和利用等过程的把握，以促进人们对档案背后事件的把握，构成了档案实践的线索。
第二，解决档案不确定性、不可靠性的问题。正如人们对档案自身完整、准确等质量问题的关注，以及当前人们对信息化背景下数字档案安全风险等问题的聚焦一样，对档案质量和安全的关注构成了档案实践的焦点。
14.真假问题
虽然档案具备历史价值，但档案的真实可靠不能等同于“历史的真实可靠”。
一些存在伪误的档案，其描述的历史事实并不真实，但通过人们的鉴定和辨别，却可以反映作伪、失实的历史事实——当然这两种历史事实并不一样，一个是内容的历史真实，一个是形成过程的历史真实。在这种意义上，很多人认为“档案只要其自身存在就没有‘假的，即便是‘假的也是‘真的”。
需要说明的是，上述表达并非是我们认识档案历史价值的终点。
实际上，档案的“真”与“假”并非局限于某份档案个体的“真”与“假”，还存在多个档案组合后的“真”与“假”，存在档案形成者主体的“真”与“假”。比如，某份档案的违误，某个案卷内档案分类、构成、组合的不当安排，档案形成者的不恰当等，这些问题并不全然是档案科学管理问题（档案辨伪的出镜率并不高），还涉及政治学（权力意志）、经济学（收益成本）和道德哲学（即伦理学）等领域的问题，如对国家档案资源体系的理解（尤其是对建设工程档案、会计档案、人事档案等专门档案）、信息管理成本、档案形成主体的合理性等。档案实践和理论对“真假问题”的关注，存在交叉和跨学科研究，但并非有越界之罪，毕竟我们只不过回到了档案现象本身。对“真假问题”的关注和理解有助于理解档案实践的合理性。
认识档案历史价值的终点在于围绕档案的历史价值开展的档案实践应具备何种历史观念（也可简称为档案的历史观念），如何看待上述的凭证问题、追求问题和真假问题。
15.历史观念
一般认为档案是人们在社会活动中直接形成的有价值的历史记录。虽然在实际工作中，存在所谓归档范围，但在理论上，凡是能代入（符合）这一形成过程的历史记录，都具备成为档案的正当性。据此，档案的历史观念可以分为四种不同的假设：
假设档案都具备凭证价值，且档案不存在“真假问题”或“真假问题”并不重要，那么在此基础上开展的一系列档案实践的要点是对档案进行科學规范的管理。这种假设和思路是当前档案实践（主体是档案管理）和理论（主体是档案管理学）的主要内容。
假设档案都具备凭证价值，且档案存在“真假问题”，那么必然会导致矛盾，我们不禁要问到底档案有没有凭证价值？如某个组织对某个人的行为进行了观察，总结了某种结论，形成了所谓档案，由于该档案是根据观察、总结直接形成的，我们不能否认该档案的正当性，但对当事人而言，他并没有参与形成事件或档案的过程，该档案可能并不在法律授权或价值认同的框架下，可能涉及侵权或违背公德，其凭证价值应当存疑。
假设如前所述的档案凭证价值并非共有，且档案不存在“真假问题”或“真假问题”并不重要，那么也会导致矛盾。如造假者制造出一份双方均参与某历史事件的档案，由于双方均是该档案的直接形成者或事件的参与者（即便是错误的），也必然对双方都具有凭证价值。在现实中，即便其中一方认为是错误事实，但双方的仲裁者（第三人）如果没有识别，就不会认可该方的观点（除非该方拿出新的证据以证实自己的主张），依然认为凭证价值对双方有约束性。
假设如前所述的档案凭证价值并非共有，且档案存在“真假问题”，那么在此基础上开展一系列档案实践，除了要关注档案科学规范地管理这一常规问题，更重要的是关注“谁为档案管理订立了规则”“谁的记录可以成为档案”“是历史事实还是集体记忆”等问题，这种假设和思路是档案实践和理论新动向——关注社会记忆、信息伦理等问题的出发点，也揭示了档案哲学研究、档案实践价值观研究强大的生长空间。实际上这种假设和思路已经在政府行政法领域的理论和实践中有类似体现，当前政府行政除了持续加强依法行政，以价值观和法理研究去前瞻法外政策的合理性，科学规划政策问题已经成为趋势。
作者更赞同第四种假设，无论是对档案价值的认识，还是这里的历史观念，档案实践并非是用以加工档案的“管理机器”，凭证价值有人的针对性问题，真假问题也有人参与的问题，因此，人的因素是不能缺席的——这也是档案价值必须反映人与档案关系的根本要求。在此基础上我们可以形成关于档案历史观念的确切表述。
16.可能空间
根据之前对“形态维度”“技术维度”“价值维度”“凭证问题”“目标问题”“真假问题”的探讨，档案的历史观念可表述为：“档案是可能性空间，档案实践是对可能性空间的选择与缔造。”
不同于本体论意义上关于“档案是人们在社会活动中直接形成的有价值的历史记录”的论述，档案的历史观念发生在认识论和价值论意义上。
档案现象以档案本体为基点，辐射出形态、技术和价值三个维度，不同的形态变化、不同的信息技术应用和信息运动实现方式、不同的价值诉求，会使三个维度所交织绘成的档案系统呈现出内容复杂、样式各异的形象，正如文书档案、科技档案所体现的不同特征和管理策略。
换句话说，在认识论和价值论意义上，档案是可能性空间。每一种新出现的专门档案、每一次档案形态和前档案形态的区分和融合、每一次技术应用、每一次信息运动规律的表露、每一次对历史、管理等价值的探访，都是一种可能性，其背后都蕴含了同一性和差异性相统一的形态、技术和价值问题。也因此，档案实践便是对这种可能性空间的选择与缔造，并最终与档案的历史价值所透露的人对自身与时间关系的理解相结合——当空间与时间相遇，社会人、组织和社会关于自我存在的身份认同也就正式形成了。
（作者单位：郑州航空工业管理学院 来稿日期：2017-05-07）
