企业专利档案的规范化管理与开发利用研究
丁郑南
摘 要：本文从企业专利档案的规范化管理与开发利用两个角度对企业专利档案进行研究。认为对企业专利档案应采用制度化和基于流程的规范化管理。同时，从专利权转让、资本化及质押融资、有效维权、助推创新、品牌战略等方面加快对企业专利档案的开发利用，以发挥企业专利档案的最大效益。
关键词：企业专利档案；档案管理；档案开发利用
专利作为企业最主要的知识产权，企业专利技术的研发、转让和成果转化对企业未来发展及经济效益的取得具有举足轻重的作用。作为企业知识产权载体的企业专利档案，其规范化管理程度与开发利用水平对于企业发展具有重要意义。
1企业专利档案的规范化管理
1.1制度化管理。要实现企业专利档案的规范化管理，第一步就是要构建企业专利档案管理制度。首先，虽然近年来我国企业管理人员的专利意识不断增强，但企业专利档案管理人员专业知识储备不足成为企业档案管理实现规范化的最大阻碍，对企业专利档案管理人员采取自学加培训的管理制度，自学辅之激励手段，培训包括进修、听讲座、案例探讨等方法，提高档案管理人员的专业技能。其次，大多数专利档案所记载的内容专业技术性过强，即使经过培训的档案管理人員仍无法准确对某些档案资料进行分类归档，因此企业应建立以档案管理人员为主要负责人，相关专利研发人员为辅助者的档案管理制度。档案管理人员利用已有档案管理专业知识对技术部门提交的原始资料进行初步分类，然后交由专利研发人员从技术角度对初步分类档案进行审核并给出调整意见。最后，企业专利档案的保密级别过高和过低都直接影响和限制企业专利档案的利用，保密级别过高致使企业专利档案概不外借，束之高阁，起不到科技创新的参考与借鉴作用。保密级别过低，误认为专利信息均可在国家知识产权局免费获取，于是企业专利档案随意外借且不及时收回，造成企业专利档案的丢失和专利技术的外泄，使企业蒙受损失，殊不知，因专利的保密性要求，国家知识产权局所提供专利信息仅包括专利申请书、说明书、权利要求书及专利公报等少数信息，而详细的专利资料归档于企业专利档案管理部门。因此，企业根据专利档案的实际制定合理、规范、有效的管理制度，明确归档范围、分类编号方法、鉴定原则、数字化操作流程、外借审批程序、销毁程序方法、权限要求、保管期限、保密手段和机密外泄责任人惩戒方法等，才能达成制度化管理的目标。
1.2基于流程的规范化管理
1.2.1专利获取阶段的档案管理。企业专利的获取途径包括自主研发进而进行专利申请和直接从外界购买专利两种途径，自主研发申请专利又分为专利立项研发、专利申请、专利审批、专利结项四个阶段，各阶段产生专利档案分别到期归档。通过购买途径获得的专利，直接交由企业档案部门归档即可。
（1）专利立项研发阶段。研发阶段的专利文档主要包括图表、声像、手稿、实验所用数据、实验结果报告等原始资料[1]，不仅是企业自主创新能力的证明，而且是企业未来相关研究的参考和借鉴，也是企业未来维权的重要法律凭证，具有极高的说服力和信服力。专利申请实施前将研发阶段产生的各类核心原始资料经技术研发人员审核评定归入专利档案。
（2）专利申请阶段。申请阶段，发明和实用新型专利申请需提交资料主要包括专利请求书、说明书、说明书摘要、说明书附图、摘要附图、权利要求书等，申请外观设计专利的，应当提交请求书、该外观设计的图片或者照片以及对该外观设计的简要说明等资料。如企业将专利申请工作委托给专利代理公司，还需提交和代理公司签署的委托书等[2]。以上所提所有资料均需提交国家知识产权局，但公司需保留副本及整个申请阶段产生的各类缴费单据以备归档。
（3）专利审批阶段。专利法第三条明确规定，国务院专利行政部门负责管理全国的专利工作，统一受理和审查专利申请，并依法授予专利权。发明专利的审批包括初步审查与公布、实质性审查两个阶段，发明专利的申请人如果请求实质性审查，需向我国专利管理部门提交申请日前与其发明专利有关的参考资料。实用新型、外观设计的专利审批仅仅包括审查与公布，不包含实质性审查。专利审批阶段资料主要有各种审查通知书、审查修改意见、各类证明等。如果某项专利申请进入复审和无效阶段，还包括驳回通知、复审请求、补正通知书、复审请求受理通知书、答复复审通知书、复审决定、无效宣告请求、审查决定通知书等[3]，以上这些文件产生于专利复审委员会、法院和企业知识产权局。
（4）专利结项阶段。专利申请结项包括专利取得授权、专利申请被驳回、专利视为撤回三种结果，专利结项阶段产生资料包括授权通知书、办理登记手续通知书、专利证书、各类缴费单据等或驳回通知，以上文件资料产生于国家知识产权局。
专利立项研发、专利申请、专利审批、专利结项四个阶段产生的各类资料均应在各阶段结束后经所属部门统一整理交由企业知识产权管理部门暂时保存，待专利申请结项后年底由企业知识产权管理部门交由企业档案管理部门归档。
1.2.2专利持有阶段的档案管理。专利持有阶段档案管理主要包括专利档案的利用与保护。专利证书的获得仅仅是企业专利权利的开始，专利的利用包括专利实施、专利有偿转让、专利质押融资、专利投资入股、专利权诉讼与反诉讼。专利的保护是基于专利保密性和独占性，对企业知识产权的维护，在未经批准的前提下，企业专利档案不得外借，局外人不得查阅与复印，经批准后，严格遵守借阅与复印手续及规定，及时归还。专利的持有阶段产生的档案资料主要包括，专利持有期间定期缴纳的年费凭证，专利转让合同、专利质押融资合同、专利因其稀缺性和高技术含量，作为优势资源投资入股企业，所签订的投资入股合同、专利权诉讼与反诉讼中形成的法律文件等。以上文件资料产生于企业各部门，各部门人员应在项目结项后统一交企业档案管理部门归档。
2企业专利档案的开发利用
2.1专利权转让、资本化及质押融资。据中国技术市场管理促进中心2016年6月发布的《2016全国技术市场统计年度报告》显示，2015年我国技术转让合同成交总额达1466.53亿元，增幅达到28.96% 。专利技术转让已成为除企业自主研发外企业获得技术领先优势的另一重要途径。企业作为某项专利技术的持有者，全面完整的专利技术档案，可以帮助企业在进行专利技术转让时拥有议价优势，获取合适的交易价格。企业作为专利技术的购买方，在专利转让合同签署之前，通过对本企业相关专利档案的研究，以较为合理的价格获得某些专利技术，并准确判断所购买专利技术剩余保护期限。
专利权资本化是指专利权所有人将其所拥有的某项专利作为一种资本与投资方提供的资金共同投资入股的过程。专利因其具有稀缺性和高技术含量的特征，是增强企业竞争力的重要途径，同时也是促进专利技术迅速转化为生产力的关键路径。我国技术成果转化率不足10%，与西方发达国家50%相比相差甚远，专利权所有人将其拥有的专利作为资本投资入股，入股企业利用其专利技术生产产品进而销售实现经济效益，可谓实现了双赢的结果。
知识产权质押融资。专利质押融资是以专利权作为质押品的知识产权质押融资方式[4]。盘锦福瑞电子科技有限公司作为一家中小型企业，在2017年初，通过9项专利质押，从盘锦市商业银行获得600万元贷款，为企业解了燃眉之急。专利质押融资为企业融资提供了一种新思路，为企业发展创造了更大的发展空间和发展机遇。
2.2有效维权。专利纠纷案件在高科技企业中司空见惯，如何在专利纠纷中有效维权成为企业最为关注的问题。如若企业专利权遭侵犯，企业专利档案中包含许多原始资料数据，而这些资料是证明专利权有效的重要凭证，完整的专利档案资料更是体现企业专利权的重要证据。如若企业被诉侵犯他人专利权，此时企业专利档案管理部门保存的企业专利档案资料能够证明自己所使用技术归属本企业所有或某些技术要点不同于诉讼方专利技术所保护范围。企业专利档案在企业应对专利纠纷中起着至关重要的作用。
2.3助推创新。企业自主研发的专利所产生专利档案包含专利立项研发、专利申请、专利审批、专利结项四个阶段全过程详细的档案资料，企业专利研发中所产生的图表、声像、手稿、实验所用数据、实验结果报告等原始技术资料，包含着企业技术人员的研发思路和方法，是企业宝贵的科研资料，为企业研发人员后续相关研究提供了研究基础。除此之外，企业研发人员通过对企业专利档案原始资料的研究，有助于研發人员快速实现对原有专利技术外围专利技术的研究，并成功申请专利，从而对企业核心专利技术形成保护壁垒，达到保障企业核心技术，保持企业竞争优势的目的。
2.4品牌战略。品牌体现的是产品的外在形象，专利体现的是产品的内在本质，对于实施品牌战略的公司而言，企业专利档案为企业品牌战略的实施提供保障。知名品牌的塑造是一个长期的过程，而企业自主的专利技术是企业塑造良好品牌的基础及关键所在。知名品牌是企业的无形资产，属于企业知识产权，档案是知识产权的载体，是维护和宣传知名品牌的忠诚卫士[5]。除此之外，企业档案管理部门通过对企业专利档案资料的摘录、截取、整理，递送企业宣传部门，经包装加工后作宣传所用，塑造企业自主品牌形象，帮助企业实施品牌战略。
参考文献：
[1]柯涛、林葵.知识产权管理[M].北京：高等教育出版社.2004.
[2]中华人民共和国国家知识产权局.专利审查指南[M].北京：知识产权出版社.2009.
[3]贺科伟.基于流程的专利档案标准化管理[J].山西档案，2014（01）：58～61.
[4]姚金燕.专利质押融资模式研究[D].上海：上海社会科学院，2015.
[5]刘延丽.专利档案管理在专利战略中的作用[J].机电兵船档案，2009（01）：17～19.
（作者单位：河南省岩石矿物测试中心 来稿日期：2017-08-14）
