浅谈档案管理工作的重要性

    国强

    【摘要】档案管理工作是一项比较机密和专业的社会管理工作，做好档案的管理工作能够更好的发现和解决社会工作中出现的问题。档案管理工作包含了个人的基本信息，能够让企业更好的了解员工的信息，促进人力资源的合理分配和利用。同时档案管理也是社会人力资源信息的一种系统化，具体化统计。因此做好档案管理工作至关重要。

    【关键词】档案管理；重要意义；问题；措施

    与以往的档案管理工作相比，不仅在方式和手段上有所提高，还在管理的服务上也得到了提高。作为记录事物的记事簿和还原历史的重要工作。档案的真实记录成为人们日后不断观察和研究的依据。社会的进步促使档案工作逐渐深入到人们的生活，利用科学和与时俱进的管理方式进行档案管理，才能实现档案管理工作的价值。因此，做好档案管理工作，对任何一个管理单位或企业来说都具有一定的重要性。

    一、做好档案管理工作的重要意义

    （一）档案管理工作的规范化。由于档案管理工作具有保密性，因此，只有对档案管理工作采取集中式的管理以后，才能确保档案的卷案质量和不泄露。不仅对档案袋实行统一的印制，对工作人员进行统一的培训，还统一确定档案整理及验收的方式，制定一个标准。对每个环节的档案工作严格控制。只有严格统一使档案管理工作规范化，才能为日后档案管理工作奠定稳定基础。对于档案基础工作，档案服务创新也起着广泛而深刻地影响，档案服务创新很好的带动了档案基础工作，对于档案学的理论研究发挥着重要的促进作用。在过去的几年，我国许多地区的档案馆对于全宗学理论、文书立卷方法改革的实践、归档文件整理方法改革的具体做法、档案信息数字化、电子文件、文档一体化和与改革创新配套的档案法律、法规、行政规章建设等许多问题进行了大胆的创新实践与理论研究，取得了很多有益的经验。档案服务创新的开展，使得档案馆的档案接收、档案保管、档案整理、档案编目等一系列任务的工作量，相对于传统的手工劳动方式得到增大。

    （二）档案管理工作的信息化。档案录入的及时与灵活性，影响着档案管理工作的成果和效率。与以往的档案管理工作相比，如今的档案管理工作新增加了信息化的管理，将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理。改变了档案管理工作的及时和灵活性，用现代合理科学的管理方式，实现信息化，不仅提高了档案管理的成果，还提高了档案管理的效率。

    （三）档案管理工作的安全性。由于档案管理工作中的每一个环节都需要通过严格的管理机制进行把关，不管是在档案的查阅上，还是在建立档案的过程中都需要在档案工作人员规范和信息化的监督下才能确保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是档案管理工作中的重要性之一。随着目前档案管理工作实行集中式的管理以后，档案管理工作的安全度得到很好的提高。在档案的建立上，采取了严格的监督机制。在档案的查阅上，则制定了非与档案相关的人员或没有通过批准的人员是不能进行查阅的。这样一来就使档案管理工作得到了保证。

    二、档案管理工作中存在的问题

    （一）对档案的重视程度。不够长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。

    （二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。

    （三）档案室硬件环境设施不齐全。对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

    三、提高档案管理工作的措施

    （一）更新管理观念。对于档案管理而言，必须优化档案管理观念，构建档案管理制度，完善档案利用、资料归档、信息保密、监理处罚机制。在档案管理方面，设置专人负责岗位，执行多层次运行机制，实现分层建档，采取集中式管理模式。针对档案管理，必须完善相关机制，方可保证档案管理的正常有序开展。

    （二）加强现代化建设。在信息化社会，开展档案管理工作，必须提高信息化水平，是时代发展的必然需求。在传统档案管理中，主要采取人工介质方式，而现代化技术的发展，提高了档案工作现代化水平，利用各种数字设备，使信息处理效率明显提升。

    （三）提升档案人员管理能力。开展档案管理工作，要求档案人员具备专业性档案知识，提高档案管理能力，掌握现代化专业技术，了解各种学科知识，为用户提供更为准确、真实的档案信息。所以，在档案管理过程中，需强化档案人员培训，提高档案人员工作能力，使档案工作得以明显提升。

    （四）转变服务方式。随着现代社会不断发展，档案资料需求量不断增加，各类使用人数增多。档案管理不能局限于档案部门负责，必须转变服务方式，从资料提供者向信息服务者转变，依靠现代网络技术，降低档案人员压力，避免资料归置出现错误。同时，构建网络咨询平台，协助用户筛选，为用户提供信息检索、信息咨询等服务，有效节省时间，消除空间限制，使档案管理工作水平得以有效提升。

    四、结语

    档案管理工作具有很高的社会价值，对于个人信息的保密及信息化具有重要作用。由于当前档案管理人员对档案重要性认识不到位，管理不合理以及专业技术能力等原因，致使档案管理工作陷入困境。为了提高其管理水平，我们必须要更新管理观念、加强现代化建设、提升档案人员管理能力、转变服务方式。

    参考文献

    [1]战崴.加快档案管理工作现代化进程措施[J].中国新技术新产品，2011年14期.