论“SWOT”分析法在档案学研究中的局限性

    亢红红

    摘 要：文章对本刊2015年第二期刊发陈忠海、常大伟所撰《档案馆在档案信息资源开发中的主体地位质疑——兼论用户在档案信息开发利用中的主体地位》一文中使用SWOT法提出质疑，认为SWOT法更适用于企业而非事业机构，适用于竞争性因素判断而非非竞争性因素判断，适用于宏观决策而非一般性事务，适用于法人单位而非行业或内设机构，使用要素应来自对事实的调查结果而非主观臆断。指出SWOT法并不适用于所有档案学或档案工作的研究。

    关键词：SWOT；SWOT分析法；档案学；档案学研究；局限性

    《档案管理》2015年第二期上刊发的陈忠海、常大伟先生所撰《档案馆在档案信息资源开发中的主体地位质疑——兼论用户在档案信息开发利用中的主体地位》文中（以下简称《地位》一文），使用了SWOT分析方法，运用此方法建立了以档案馆为档案信息资源开发主体的开发范式的SWOT分析模型，对以档案馆为档案信息资源开发主体的开发范式的内部优势与劣势、外部机会与威胁、应对策略（优势—机会＼弱点—机会）进行了分析，并得出相应结论。由于对该文的主题缺乏研究，不敢妄加评论。但因该文运用的SWOT分析方法并不适用于所有档案学或档案工作的研究，尤其不适用于国家综合档案馆某些工作的研究，故提出来与两位先生商榷。

    1“SWOT”分析法更适用于企业而非事业机构

    “SWOT”分析法更适用于企业的结论，一是来自于这一方法开始及主要应用对象是企业。二是这一方法在实施时，被分析对象要有能力对列举和分析出来的问题进行处置。企业是社会经济活动中的主体，在经济活动中拥有人、财、物各方面的主动权、决定权。能够对“SWOT”分析对象要有能力对列举和分析出来的问题进行动态处置。而事业单位在社会经济活动中与企业相比，不是主体。在人、财、物等方面往往不具备企业那样的主动权、决定权。特别是档案局馆这样由地方财政全供的单位，人員是固化的，一旦进来就终身呆在这里，适合与不适合都不可能离开。如果编制已满，再急需的人员也进不来。资金保障也相对固化，没有列入预算的支出，很难得到批准。总之，在人员、资金上并没有自主权，即便运用“SWOT”分析得出的结论正确，也不太可能通过主动增加或减少人员、资金的方法来改变现状。

    2“SWOT”分析法适用于竞争性因素判断，而非非竞争性因素判断

    “SWOT是研究企业竞争的基本方法[1]”，是一种综合考虑被研究对象内部条件和外部环境的各种因素，经过系统评价，从而选择最佳经营战略的方法。这一方法始终围绕着如何有利于提高竞争力进行。可以说“SWOT是企业竞争分析中一种很有效的方法，核心内容是对企业或行业的优势、劣势、机会和威胁的全面评估，在此基础上发挥竞争优势”。[2]

    但由于实际情况的复杂性，我们不可能将一切与研究对象有关的因素全部无一遗漏地列举出来。况且“SWOT”分析法最大的优势之一就是“具有清晰、简明、具体的特性[3]”，那么哪些因素应该成为“SWOT”分析时应该列入的因素呢？显然，只有那些对研究对象在竞争中有影响的因素，才应该进入“SWOT”分析考虑的范围，而那些对竞争影响不大，或者没有影响的因素则不在考虑的范围之内。简单地说，就是只对研究对象的竞争性因素进行评估与判断，而对非竞争性因素不进行评估与判断。《地位》一文中建立的SWOT模型中所列因素并不都是与竞争相关的因素。原因是档案馆在档案利用开发上并没有竞争者。

    3“SWOT”分析法适用于宏观决策，而非一般性事务

    “SWOT分析法作为一种战略决策的分析方法近年来已在很多方面得到了应用，小到个体微观企业，大到国家发展战略决策等各种层面，SWOT分析方法均为最终决策提供了有价值的参考。”[4]比如在微观企业层次的应用、在行业产业层次的应用、在自然资源及环境保护层次的应用、在区域及城市规划层次的应用、在国家发展战略层次的应用等。但无论是哪个层面或层次的应用，都是在宏观决策层面上的应用，为企业、行业、资源及环境保护、区域及城市规划、国家发展战略的决策服务，而不是一般性的工作事务。《地位》一文中讨论的谁在档案信息开发利用中的主体地位问题应当属于具体工作事务的层面，至少可以确定不属于宏观层面的问题。因此，在进行这一问题的研究讨论时，运用SWOT分析法并不合适。

    4“SWOT”分析法适用于独立的法人单位，而非内设部门

    虽然“SWOT”分析法存在内外区分和利害区分假定的明显缺陷，但“从整体上看SWOT可以分为SW及OT两个部分，SW分析的是内部环境，OT分析的是外部环境，通过这种分析方法把影响企业发展的各种因素列举出来[5]”，因此，在应用“SWOT”分析法时，仍然是以一个国家、一个区域、一个行业、一个企业问题为基本的分析对象，如，中国金融服务业BPO的SWOT分析[6]、西部文化产业发展的SWOT分析[7]、广西文化产业发展的SWOT分析[8]、陕西苹果国际竞争力的SWOT分析[9]、胶东半岛滨海旅游资源规划与开发SWOT分析[10]、云台山生态旅游的SWOT分析[11]等，至少也是以完整的独立法人单位为研究与分析对象，如，衰老矿井低碳发展SWOT分析[12]、基于SWOT分析的世纪银建房地产项目开发可行性分析[13]等。而《地位》一文中讨论的档案信息开发利用工作在“局馆合一”体制下，只是“档案局馆”内部承担档案馆业务的（科、股）的一项具体事务性工作。即使是在“局馆分立”的地方，这项工作也只是档案馆全部工作的一部分，是档案馆某一内设部门的一项具体事务性工作。对这种非全局性的，由内设部门承担的具体事务性工作，运用“SWOT”法进行分析，个人认为并不合适。理由有三：第一，SWOT分析的目的是通过分析制定出可供执行的战略性决策，而机构内设部门所承担的具体工作事务，既无权对整个机构进行战略性决策，也无权对整个单位实施决策。因此，对机构内设部门所承担的具体事务性工作进行SWOT分析，不会影响所在机构战略性决策的制定与实施。第二，机构内设部门所面临的外部环境正是其所在机构的内部环境，即便是与机构外部环境有接触的内设部门，其所面临的外部环境也不是其所在机构所面临的全部外部环境。因此，对机构内设部门进行SWOT分析，容易造成内部与外部界限的混淆，无法正确区分内部因素和外部因素。第三，单纯对机构内设的某一部门进行SWOT分析，容易造成对这一部门的过分关注，而忽略了其在机构内部整体中应有的状况。

    5 “SWOT”分析法中使用的要素应来自对事实的调查结果，而非主观臆断

    “SWOT分析实际上就是将与企业内外部条件进行综合和概括，密切相关的各种主要内部优势、劣势、机会和威胁等，通过调查列举出来，并依照矩阵形式排列，然后动用系统分析的思想，把各种因素相互匹配起来加以分析，从中得出一系列相应的结论。”[14]这段话点明了应用SWOT分析法最根本、最基础的要求：各种与主要内部优势、劣势、机会和威胁密切相关的要素，应当“通过调查”列举出来。强调“SWOT”分析法中使用的各种要素，应当来自对被分析对象的调查结果，即“运用各种调查研究方法，分析出公司所处的各种环境因素[15]”而非主观臆断。而《地位》一文中，以档案馆为档案信息资源开发主体的开发范式的SWOT分析模型，对内部优势與劣势分析、外部机会与威胁分析中列出的各种要素，虽然不能说是主观臆断，但也不能看出是出自何时、何地、何处、何单位的调查。俗话说“没有调查就没有发言权”，没有一手的调查数据，仅凭已有文献中他人的结论来进行分析，难免有失准确。比如《地位》一文对内部优势有如下描述：“馆藏资源丰富，利用档案资源方便；档案馆作平台，一方面可利用国家提供的人员、资金、技术等资源，另一方面不同档案馆之间的档案信息资源流动相对方便；具有资源开发的团队和经验。”[16]这些笼统的结论性描述并不准确。一是利用国家提供的资金资源是一种误解。在我国档案工作的财政供给体制中，除了中央档案馆、一史馆、二史馆的经费是由国家财政供给外，地方各级综合档案馆均由各级地方财政供给。由于地方财政经济状况的差异，不同层级、不同地方的综合档案馆的资金状况差异巨大，许多地方甚至十分困难。二是不同档案馆之间的档案信息资源流动相对方便，这也只是一种理想化的理论推演，事实上不同档案馆间的馆际交流很少进行。三是具有资源开发的团队和经验也是一个美好的愿望。在相当一部分市县两级档案局馆的机构设置中，没有专事档案编研的科（股）室，缺少有经验的编研人员。现实的情况是：“档案部门的档案编研人员素质普遍偏低，工作任务重，缺少专职编研人员。”[17]“缺少专业的编研人员，研究的理论深度不够，翻译出版缺乏资金支持。”[18]“由于经费的限制，档案编研人员缺少与外界的交流与学习，致使编研工作停留在闭门造车的状态，明显滞后于现实需要，从而缺少了对利用者的吸引力。”[19]“档案现行档案编研力资源严重不足，多数单位缺少专职档案编研人员，只满足应付眼前档案收集、整理工作，不能正常开展档案编研工作。”[20]因此，将上述几点列入内部优势并不具备普遍性。

    6 结语

    综上，个人认为“SWOT”分析法，并不适用于所有档案学或档案工作的研究。同时，必须指出：世界没有包治百病的灵丹妙药，也没有一种分析方法能够适用于所有研究。“SWOT”分析法由于本身的特性，在应用的适应性上存在一定的局限性。了解“SWOT”分析法的特性及其局限性，有助于我们在日后的研究与工作中，更好地运用这种方法来分析问题，解决问题。避免错误地使用这一方法，从而产生错误结论，导致错误判断，进而进行错误的决策。

    参考文献：

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    （作者单位：开封市国土资源局龙亭区分局 来稿日期：2017-10-20）