盘点档案界“高频词语”（四）：前端控制

    信息社会的来临，使电子文件与档案之间的界限变得越来越模糊，也使档案界同仁的危机感在增长，担心档案事业会淹没在电子文件之中而失去发展的空间，设想通过对电子文件的前端控制及全程管理来避免档案管理工作被其他部门所“吞噬”的悲剧发生。于是，有学者提出了“前端控制”的概念，试图通过适当的跨界来争取和扩展档案工作的地盘，争取发展的空间。据论者介绍，“前端控制”的理论依据来自西方学者，法国学者诺加雷提到的是“考虑”“进行干预的时机”;国际档案理事会电子文件委员会“主张在文件形成前采取行动”。中国学者只是走得更远一点，直接提出“前端控制”。“前端控制”论的基本观点是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划，统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能嵌入各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效的监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。如若真如论者所设想的予以实现，将给档案事业带来美好的前景。然而，理想很丰满，现实很骨感。

    在人类社会发展史中，控制与反控制的博弈无处不在，控制方需要足够的权威和权力来应付被控制方的反作用力，权威意味着在自己的职权范围之内，权力用来保证控制的顺利实施。而反观档案部门的“前端控制”已经远远超出了职权范围，也没有依法获得相关授权来实施控制，充其量也只能是一种美好的幻想。

    “前端控制”论的症结在于，仅从技术层面去考虑实施的可能性，而没意识到，档案是一种复杂的社会现象，在社会生态环境中，受社会各种因素的影响极大，大到不是档案部门所能掌控的。檔案如何留存，留存什么档案，由谁管理、如何管理，都会受到法律、体制、权力、利益等诸多方面因素的相互制衡，而在其中，档案部门所能发挥的影响力几乎可以忽略不计，更不要奢望对文件的形成过程进行前端控制。在信息社会里，信息的重要性是不言而喻的，因此，控制与反控制已经演变成一场看不见硝烟的战争，道高一尺，魔高一丈，黑客与白客一直在进行着你死我活的较量，局域网的防火墙越筑越高，病毒、木马也越来越高明。无论是从法律层面上，还是从部门职能上，还是技术能力上，档案部门都很难在其形成过程中有所作为。

    首先，我们应该认识到，虽然电子文件即将成为档案的重要来源，而电子文件在转化为档案的过程已没有了传统档案归档那样明确的界限，也没有了可视的物理运动过程，但这并不意味着处于后端的电子档案管理工作与前端的文件管理工作之间没有明确的权限划分，更不意味着档案部门可自然获得由后端向前端延伸及转化的权限，并不代表着“归档是文件的终点，也是档案的起点”的传统理论的失效。按照社会分工的基本原理，只有当电子文件转化为电子档案，档案部门才有实际的管理权限。因此，“前端控制”是明显的越权行为。

    其次，从档案管理的基本原理来看，档案的基本职能是维护历史的真实，而不能从档案管理的需要出发去干预原始历史记录的产生和形成。档案部门运用“前端控制”去指导文件应如何生成、如何运转，无疑是使档案进入了一个被制造的程序，其后果是破坏了历史活动记录的自然形成过程，使之改变了社会生活的自然生长程序，越来越远地背离了维护历史真实的社会职能，也有损于档案的信用和档案工作的职业声誉。

    最后，我们应该清晰地认识到档案工作的社会定位。档案工作实质上是捡拾人类社会生活中遗留下来的脚印，维护社会生活的真实历史面貌，是一种相对滞后型的服务工作。我们工作的起点是在社会生活中的历史事件结束之后，而不是出现在中端或前端，任何时候都不能干预历史活动的自然生长过程，而影响历史的真实性，更不用说管理与控制。

    当然，从“前端控制”的理论思想来看，对于单位内部的文控过程是具有重要意义的，对于一些生产和科研单位内部的档案管理也是有指导意义的，但将“前端控制”视作档案管理理论则缺乏现实依据。在现实工作中，哪些文件会交给档案部门作为档案留存，归档单位是要进行全面衡量的，也就是说，还是要经过归档过程的，经过这一过程的档案才成为我们的工作对象，我们的工作也只能从这时候开始。我们也希望归档单位“前端控制”做得好，而且也有机会真能进行些干预，也会为我们的工作打下一个良好的基础，但也只能视作是可遇不可求的理想追求。