高校询价采购过程潜在风险及防范措施
庄立洲
摘要：询价采购是政府采购五种采购方式的一种。相比较其他采购方式，询价采购具有采购周期短、成本低、货源丰富等优势，但同时需要注意的是，询价采购在组织规范性和程序严密性方面存在潜在风险。本文详细分析询价采购中存在的常见风险，并提出了规避风险的措施，为确保高校询价采购工作的有序进行提供了必要的思路。
关键词：高校；询价采购；风险防范
当前，中国高校设备采购所用的资金来源是财政资金，所以高校采购也应当按照政府采购有关法律法规来执行。政府采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。虽然公开招标是政府采购的主要采购方式，但是作为普通高等学校来说，每年采购计划中有大部分数量的设备是预算未达到招标标准的，而这部分设备采购需要通过询价采购的方式来完成。《政府采购非招标采购方式管理办法》中规定使用询价采购方式来采购货物的项目，需满足以下条件之一：（1）依法制定的集中采购目录以内，且未达到公开招标数额标准的货物、服务；（2）依法制定的集中采购目录以外，采购限额标准以上，且未达到公开招标数额标准的货物、服务；（3）达到公开招标数额标准、经批准采用非公开招标方式的货物、服务；（4）按照招投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的政府采购工程。总而言之，询价采购相比较其他采购方式而言，具有采购周期短、成本低等优势，但是也存在一定的风险：比如采购规范性、组织严密性不足，对供应商约束力不强等。本文从询价采购中存在的常见风险分析人手，提出了规避风险的措施方法，为确保高校询价采购工作的有序进行提供了必要的思路。
1.高校询价采购过程常见风险
1.1询价范围不精确产生履约风险
询价公告正式挂网之前，采购人需要整理好采购清单，如果因采购人大意而造成拟采购清单存在缺漏项或者冗余设备，就会对投标人报价产生直接影响，最终必将影响用户老师正常使用。
1.2技术指标要求模糊
这种情况的出现多数是因为申购老师提交申购表时没有将技术指标填写清楚准确，导致最后挂网询价的设备技术要求描述含糊不清。例如，技术要求含混不清，仅有原则性要求而无具体指标、参数；技术要求太宽泛，市场上能满足使用效果和性能的设备五花八门；设备验收标准不明确，甚至无验收标准，或者参照过时的国家标准等。
1.3报价要求含混不清
存在报价风险主要是以下几种情形：报价范围与拟采购设备不一致；报价方式与设备计量方法不一致；报价要求未提及设备详细配置清单单项价格，导致一些供应商鱼目混珠换掉其中某个配置；对报价币种、汇率变化未作明确要求或者处理办法等。
1.4报价过程缺失规范
询价采购供应商报价方式多种多样，有的用传真、有的用扫描件、有些用信封密封直接交到采购部门办公室等。另外，各供应商报价的时间不统一，有些不法供应商利用时间差打听其他商家报价，扰乱询价采购的正常进行。
1.5恶意抢标
在询价采购过程中，供应商只需要做报价，几乎没有任何成本和经济约束。有些供应商为了恶意抢标而放弃合理盈利，报出最低价抢标，但是一旦他中标后又觉得利润低微而放弃中标资格，影响高校采购的正常工作。
2.规避询价采购风险的措施
2.1建立内部约束机制
应组织成立询价采购工作小组，由采购人、用户代表和相关专家共三人以上组成，一般情况下专家人数不低于三分之二。采购小组成员自觉遵守采购法律规定，互相监督，避免暗箱操作。询价公告的编制、供应商的选择、合同签订及货物验收等都由采购小组所有成员共同商讨并签字。例如我校特别制定了询价采购事项会审单，记录供应商报价结果和询价采购小组会商结果，最终确定结果后询价小组所有参与人员签字。
2.2询价公告编制要精确
询价公告是供应商报价的依据，供应商根据询价公告要求进行报价。采购人要将商品型号规格、技术指标、供应商资格要求、付款条件、交货地点等所有必要条款填写清楚，报价包含的服务内容比如是否含运费、税费等也必须交代清楚。一旦出现错误将直接影响供应商报的价格，甚至影响合同条款的拟定，最终影响询价采购工作的正常进行。
2.3确定中标供应商要合理
尽可能多的增加供应商可选范围，根据供应商服务质量、市场信誉、报价等择优选择供应商。在确定中标供应商时，不能一味的‘低价中标”，要充分考虑报价供应商提供的产品与用户需求的响应程度，另外还要认真调研报价供应商的市场信誉度和公司規模以及是否能够提供足够的售后服务，防止一些皮包公司低价抢标，扰乱采购工作有序进行。如果参与报价的供应商不多的话，可以选择有资质的三家供应商邀请报价。最后，为了增加询价采购工作规范性和效率，必须要求供应商报出价格后不得再随意更改。
2.4签订合同要仔细认真
确定供应商之后就涉及到签订合同。在签订采购合同时，要严格遵循询价采购文件中提出的的合同主要条款，包括设备型号规格、付款方式、交货地点、质量保证和售后服务等，从而杜绝中标商或者采购人随意更改条款现象的发生。监管部门、采购人员等要认真履行好各自职责，时刻注意询价中标供应商执行所签订采购合同的情况，保证合同与报价书承诺一致，坚决遏制和严格禁止履约合同时任何改变原合同条款的行为。
2.5设置合理的保证金
保证金分为报价保证金和履约保证金，供应商在报价的同时缴纳规定金额的报价保证金，确定中标供应商之后，应将未中标的供应商报价保证金如数退还。中标供应商的报价保证金自动转为履约保证金，待其完成供货后退还。设置保证金可以很好的避免皮包公司恶意抢标给高校采购造成损失，也能有效避免中标供应商中标后反悔行为。一旦采购人发现供应商在报价过程中存在作弊行为或者中标后随意反悔弃标的，将保证金没收不予退还。保证金的金额应当根据具体采购设备预算、供应商投入成本及产品利润等因素综合考虑设定，一旦保证金额度设定过低则保证金的效果将大打折扣，报价供应商就会不在乎这点费用，还会出现随意弃标或报价作弊的行为，而保证金额度设定过高，部分供应商则会犹豫不决，考虑保证金投入成本有的公司就会放弃报价。
2.6询价材料整理归档。
询价采购材料整理归档是采购工作阶段性结束的标志，这些材料包括设备采购会审单、供应商报价表、合同、验收单等。采购会审单、合同及验收单上面必须要有询价采购工作小组所有成员的签字。这些材料整理归档后应妥善保存，有利于以后方便查阅。例如，今后再次购买相同设备或者类似设备时候就可以和已采购的设备进行比质比价，这样采购人就可以做到采购之前心中有数，对供应商给出的报价有个判断的标准，剔除随意报价的供应商，从而规范供应商报价行为。
高校教学设备采购是高校教学科研工作的后勤保障，认真做好设备采购，特别是询价采购，将直接有利于学校教学科研的正常进行。同时，询价采购作为政府采购方式的一种，存在的潜在风险也是高校采购工作者必须注意和加以防范的。因此，认真研究询价采购风险的原因和解决措施将更好、更有效的做好高校设备采购工作。
