河南省商业型档案服务机构发展状况调查与分析
李文以 杨卉莹
摘 要：商业型档案服务机构是目前在国内外都成长迅速、快速发展的一个群体，本文选取在河南省档案局备案的22家商业型档案服务机构作为调查对象，主要采用网络调查的方法采集数据并进行分析。数据显示目前河南省商业型档案服务机构增长趋势较緩、区域分布不均衡、整体规模较小、人员构成复杂、档案素养不高及服务方式传统等问题；提出开拓市场、吸引外资、整合小微企业、引进高素质人才和转变营销方式等建议和对策。
关键词：河南省；商业型档案服务机构；档案服务
Abstract： Commercial archive service institution is a rapidly-growing group in home and abroad. We investigated this kind of companies in Henan province. Data of the 22 companies registered in Henan was obtained mainly by online investigation. The analyzation shows that defects exist， including a slow growth trend， unbalanced district distribution， small-scale， complicated crew component， shortage of professionalism， and tradition way of service. Due to these defects ， we come up with several solution like exploiting new market， absorbing foreign investment， unitizing micro-companies， bringing in talents and finding new marketing mode.
Keywords： Henan Province； Commercial archive service institution； archive service
1 商业型档案服务机构的内涵
商业型档案服务机构是指以市场为导向、以盈利为目的，为客户提供各类市场化档案服务的企业或组织，其运作模式、管理方法和经营特点都与市场紧密相连。
关于商业型档案服务机构的定义，目前学术界尚未形成统一共识，许多学者都以“档案中介机构”来命名。但中介机构的基本功能是居间服务，与商业型档案服务机构的主要业务性质不符[1]，因此，本文将此次调查研究的对象定义为“商业型档案服务机构”。
商业型档案服务机构最早产生于欧美发达国家，其最初形态是以商业性文件中心形式存在。国外的商业性文件中心分布广泛、整体行业成熟，其中美国是拥有行业龙头企业最多的国家——以Iron Mountain铁山公司和Recall公司为代表[2]。自20世纪90年代初，商业型档案服务机构在我国开始日渐增多，多以档案事务所、文件寄存服务中心、档案科技信息服务公司等形式存在，经营范围涉及档案咨询、档案整理、档案数字化、档案干部教育、档案用品装具等多方面[3]。河南省最早在省档案局备案的商业型档案服务机构是2000年成立的郑州四通系统集成有限公司，截止到2017年6月，河南省内已在省档案局备案的商业型档案服务机构共23家[4]。
2 调查范围与方法
本文设定的调查对象为已在河南省档案局备案并公示的商业型档案服务机构。由于无法在河南省工商行政管理局网站检索到“河南启晨信息技术有限公司”（豫档中介备[2017]022号）的相关信息，所以此次调查对象为22家备案机构。
本次研究从机构设立时间和所在地、机构性质、机构规模、机构服务四个方面构建了调研数据分析模型（见图1），采用网络调查和数据分析的方法，试图详细完整地描述和总结河南省商业型档案服务机构的发展状况，以求针对现存在的问题探索新的发展对策。
3 调查结果与分析
3.1 机构增长趋势较缓，区域分布不均衡。
3.1.1 机构设立时间分析。河南省商业型档案服务机构数量随时间的变化趋势见图2。河南省最早备案的商业型档案服务机构是2000年3月成立的郑州四通系统集成有限公司，之后以每年1-2家的数量增加，可见河南省商业型档案服务机构处于不断发展状态，但增速比较缓慢。从市场需求量来看，2016年河南省统计年鉴公布的省内档案馆藏量达1486万卷，每年约增加120万卷，随着档案外包业务的不断拓展，商业型档案服务行业的市场存在很大的潜在空间[5]。
3.1.2 机构所在地分析。河南省商业型档案服务机构所在地分布见图3。22家机构的所在地几乎全部集中在河南省会郑州市，只有南阳天恒商贸有限公司设在南阳，区域之间发展很不均衡。其中21家设立在郑州市的商业型档案服务机构，又有14家机构设立在金水区，3家机构设立在高新技术产业开发区。商业型档案服务机构又主要集中在金水区和高新区。《郑州市城市总体规划2010-2020》将金水区、中原区定位为郑州市的政治、经济、文化中心[6]，可见，商业型档案服务机构的发展与区域性经济和文化发展水平呈现正相关。
3.2 小型私营企业较多，企业性质单一。通过国家企业信用信息公示系统进行调查[7]，22家商业型档案服务机构的类型均为有限责任公司，机构性质均为私营企业。其中北京瑞云档案管理有限公司是属于东港股份有限公司下的一家子公司。另外21家公司属于私人控股公司。随着市场化程度的加深，私营企业不断建立和发展，已经成为商业型档案服务机构的主干力量。但由于缺少国企和外资或者中外合资的商业型档案服务机构，企业类型比较单一。
3.3 机构规模较小，整体实力较弱。我们主要从企业资产和服务范围两个维度来分析机构的规模。
3.3.1 企业资产分析。企业资产具体的数据来自企业注册资金和融资数量两部分，22家商业型档案服务机构的注册资金分布见图4。从图中可以看到，超过半数的机构在建立之初的注册资金在100万～1000万（人民币），注册资金在5000万（人民币）之上的机构仅有3家。
由于只有股份有限公司才可进行市场融资，所以仅对北京瑞云档案管理有限公司所属的东港股份有限公司的融资数量进行了调查分析。该公司属于上市公司，在2016年的融资数量达到3.6亿。
3.3.2 机构服务范围分析。机构的服务区域按照省内、全国、跨国分为三个等级，具体分布情况见图5。其中仅有1家机构的服务区域为跨国服务，7家机构的服务领域涉及全国，有14家机构的服务领域仅局限于河南省内。河南省商业型档案服务机构的服务范围主要限于河南省内，这对于河南省的档案事业发展是有利的，但对于公司自身的发展来说，仅局限于小区域的发展是不够的，不利于机构自身的成长和壮大。
3.4 档案素养整体不足，服务质量有待完善。
3.4.1 从业人员分析。 对从业人员的分析主要从机构的从业人员数量、教育背景和知识技能三个方面进行。
（1）从业人员数量。本次调查只获取了18家机构的员工数据，其员工数量分布见图6。其中12家机构的从业人员不足百人，只有2家机构的数量大于500人。依照《中小企业划型标准》规定：从业人员100人以下10人及以上的为小型企业；从业人员10人以下的为微型企业[8]。可见，河南省的商业型档案服务机构约有三分之二为小微企业。
（2）教育背景。我们根据各机构在招聘网站发布的招聘信息来了解其对从业人员的专业背景和学历要求，其分布如图7所示。对于专业背景，一部分的机构要求应聘者的专业为档案学、文秘和计算机专业，一部分机构要求应聘者来自图书馆学、汉语言文学，还有部分机构的招聘不限专业；对于学历的要求，基本以专科学历为主，只有2家机构要求从业人员为本科以上学历，还有一家机构对学历专业均不要求。
由于在招聘时对应聘者的专业背景限制不严，原有的专业壁垒和职业从业限制已经被淡化，导致商业型档案服务机构从业人员构成复杂，多数员工不是档案专业科班出身，缺乏完备的档案理论基础，也没有接受过系统的档案专业技能训练，很容易在档案服务工作中犯下专业错误；对员工的学历要求不高，也易降低机构员工的整体素质，使其只能从事较为简单和初级的档案整理工作，缺乏应对大数据和物联网时代档案服务的新能力。
（3）知识技能。利用BlueMC词云工具对招聘信息进行词频分析，抽取筛选出来1923个描述知识技能的术语。按照档案工作所需的知识技能的结构，将能力类型分为工作能力、信息处理能力、专业能力、文字表达能力、沟通交流能力和团队协作能力6种类型，分别统计各类目下术语出现的频次，按照词频标准划分为6个等级，如表1所示：
我们还对招聘信息中出现频率较高的“关键词”形成“词云图”（见图9），以可视化的方式展示机构对从业人员知识技能的要求。词频排名前五的关键词分别是“负责”“熟练”“整理”“办公软件”“责任心”。
可见，认真负责的工作态度、熟练运用办公软件以及熟悉档案整理方法是各机构对从业人员的普遍要求。
3.4.2 业务种类与营销方式分析。 我国商业型档案服务机构的业务种类主要分为档案咨询类、档案寄存类、档案信息化类、档案装具类和档案整理类[9]，营销方式主要为网站主页、400电话、电子邮箱、公司电话、微信/QQ等，具体调查统计结果见表2（为了保护企业隐私，研究对象名称统一使用其在河南省档案局备案的编号）。
从业务种类上看，向客户提供档案整理和档案信息化服务是主要的服务方式，此外就是提供档案咨询、档案寄存和档案装具的服务。从整体分析，这些业务种类普遍集中于档案实体管理且技术含量偏低的领域，业务重合度较高，缺少特色和精细化服务。
从营销方式上看，设立公司电话和电子邮箱是普遍的联系方式，有一半的机构开设了独立的官网推介业务，四分之一的机构设有400企业服务热线或公布有微信/QQ的二维码可供添加。从整体上看，新媒体的使用以及与用户的交流沟通方面存在不足。在信息化时代，人们更习惯于从网络上获取信息，缺少网站信息不利于客户对公司情况的了解，也不利于公司宣传和业务推广；400热线体现了企业的服务意识，是信誉和实力的象征，许多机构并未设置400热线，降低了企业的信度；微信/QQ已逐渐成为大众的主要互動沟通工具，仅用电话、邮箱很难满足客户与公司之间的沟通与交流。
4 建议与对策
4.1 发展新生力量，拓展服务区域。河南省商业型档案服务机构的增长较慢，而且区域集中现象明显。由于扎堆集中于省会郑州，势必会造成地理上的市场缺失。这种局面既是发展瓶颈也是机遇。由于省内大多数地区的市场尚未开发，具有很大的市场潜力，很适合新生机构发展。新成立的机构或是有能力开拓新市场的现有机构可以考虑在其他地市开展业务，选择性价比较高的区域拓展业务空间。目前，国内的商业型档案服务机构尚处于发展时期，行业内的竞争还不是很激烈，也比较适合小微企业起步创业发展。
4.2 出台政策顶层设计，构建良好投资环境。目前省内的档案服务机构绝大部分属于民营企业，资本结构单一，缺乏行业领头羊与统一的行业规划。对此，河南省政府和省档案局可以通过出台行业政策和行业规范来指导行业发展。在国家强调大众创业、万众创新的大背景下，通过政策的顶层设计和引导，建立完善的政府保障机制，构建公平竞争的良好投资环境，培育市场，吸引外资，为其创造更为宽松的发展环境，促进省内商业型档案服务行业的快速发展。
4.3 实施集聚发展战略，构建虚拟化产业集团。中小微企业集聚发展是指中小微企业在地理空间上集中并以集群化的方式发展[10]，形成发达的中小微企业集群，依靠精细的专业化分工提供特色化和个性化服务。
作为资源规模小的中小微企业，应该集中资源打造核心竞争力，专注提升某一项服务的技术水平，并依靠其优势技术推动企业的发展。一定地域范围的小微企业可以考虑区域联合，发挥各自的优势技术，为客户提供“链接式”服务，虚拟集团化，间接扩大规模，共同创造区域性品牌。
4.4引进高素质人才，发展优质特色服务。整体从业人员技能水平较低就仅能从事简单的档案整理工作，影响整体服务向价值链高端发展。引进拥有专业基础理论知识并掌握相关信息技术的高素质人才作为发展的主力军，并通过建立学习型组织和创新空间，培育企业学习与创新能力，激发从业人员的创造力。
对于商业型服务机构来说，提供特色服务或精细化、专业化服务是立足之本。企业应注重培育优势项目，在企业之间形成差异化特色发展；在营销方式上开拓网络在线交易，广泛利用网站、微信、微博等新媒体形式开拓新的市场，搜寻潜在客户，发展在线交易，等等。
最后，需要指出的是本研究仅仅针对在河南省档案局备案并公示的22家商業型档案服务机构进行了调研和分析，采集的数据样本数量较小，可能导致分析结果与实际状况出现部分偏离，在下一步的研究中我们将采集更多的数据进行修正和补充。
参考文献：
[1]黄霄羽，朱敬敬.档案中介机构应当正名[J].档案学通讯，2012（05）：93-97.
[2]黄霄羽.国外商业性文件中心现状特点评析[J].北京档案，2009（06）：40-42.
[3]路江曼，姬申建.1992年-2011年我国档案中介机构研究综述[J].档案管理，2012（05）：62-65.
[4]河南省档案局.河南省档案中介服务机构备案公告[EB/OL].[2017-9-11].http：//www.w.hada.gov.cn/ html/News/0_75228.html.
[5]王世炎，贾志鹏 主编.河南统计年鉴[M].北京：中国统计出版社，2016.
[6]郑州市政府.郑州市城市总体规划（2010—2020年）[EB/OL].[2017-9-12].http：//www.zhengzhou.gov. cn/html/www/news1/20170720/469154.html.
[7]中华人民共和国国家工商行政管理总局.国家企业信用信息公示系统[EB/OL].[2017-9-12]http：// www.gsxt.gov.cn/index.html.
[8]工业和信息化部，国家统计局等.关于印发中小企业划型标准规定的通知工信部联企业[2011]300号[EB/OL].[2017-10-20].http：//www.gov.cn/zwgk/2011-07/04/content_1898747.html.
[9]马琳.我国现阶段档案服务机构类型及问题分析[J].档案学研究，2014（04）：37-39.
[10]李亦亮.集聚发展：中小微企业成长的着力点[J].理论探索，2013（06）：89-101.
（作者单位：郑州大学信息管理学院 来稿日期：2018-01-18）
