专门档案分类整理归档现状分析及建议

    张喜英

    摘? 要：专门档案是一种重要的档案信息资源，但在实际工作中，专门档案的分类整理归档却不尽如人意。本文分析专门档案分类整理归档现状及造成管理混乱的原因，提出改进专门档案分类整理归档的具体建议。

    关键词：专门档案;档案分类;归档管理

    专门档案的重要性不言而喻。但在实际工作中，不少单位在专门档案分类整理归档方面存在各种各样的问题。本文分析专门档案分类整理归档的现状，提出改进建议。1专门档案分类整理归档现状分析

    针对各种专门档案，多数单位的做法是，专门档案由业务部门负责整理保管，好多没有纳入单位综合档案室管理，即使业务部门想把这些档案归入单位综合档案室管理，档案部门也会以各种理由拒绝接收和集中统一管理。

    从目前的业务管理和档案管理来看，各种专门档案的整理要求，往往由上级业务主管部门以部门文件形式提出来，文件里一般只会涉及各种专门档案的归档范围及简单的整理要求等，并没有档案行政管理部门及行业档案业务主管部门参与，文件中也没有明确提出把这些专门档案的归档纳入本单位档案管理体系中。从本行业、本单位的分类规则类目设置来看，除会计档案、人事档案外，分类规则中基本没有其他专门档案的类目设置。即便有些单位归档了部分专门档案，其基本做法是按照本单位分类规则，把这些档案作为文书档案归入相应的类目来进行整理归档，一般都是按年度分问题归入不同类别中。如把内部审计档案，按年度归入分类规则中“行政管理类（一级类目）”的“审计类（二级类目）”中，也就是说，同一种类的档案，分类归属到各个年度中，这样就把业务工作的系统连续性给打破了，给档案的整理和利用带来了很多不便。例如，财务管理类文件和财务会计专门档案（即会计凭证、会计账簿、会计报表等）的分类和整理，不能把二者笼统地分类到“财务管理”类中进行整理归档，而应将其分别归入“经营管理类（一级类目）”的“财务管理类（二级类目）”和“会计档案（一级类目）”中去整理。

    从造成这些问题的根源看，一是业务部门出台相关文件时没有与档案部门联系，不了解档案工作的相关规定，造成了专门档案分类整理归档环节的缺失;二是档案部门在制定分类规则时没有充分考虑专门档案的类目设置，致使专门档案在分类规则里没有“安身之所”，从而导致专门档案在本单位综合档案室“无家可归”，引起业务部门和档案部门在专门档案归档与不归档、属于哪个部门管理等问题上的相互推诿和扯皮。2 对专门档案实行分类整理归档的具体建议

    笔者认为，如果按照常规的文书档案整理方法来分类整理各种专门档案，会破坏各种专门档案的有机联系，不利于档案的查找和利用。因为专门档案跟普通的文书档案有所不同，它们的内容和形式比较固定、单一，每年都会产生，有一定的连续性，相对集中地存放在一起更便于档案和利用和管理。

    针对这些专门档案的分类整理归档，建议在本单位分类规则里增加相应的类目。专门档案数量多的，可以把各个专门档案分别设置为一级类目，如增设一级类目“房产类”“地产类”“内部审计类”“纪检监察案件类”“信访案件类”等，一级类目下再根据实际情况分设若干二级类目甚至三級类目;专门档案数量少的，也可以把“专门档案”作为一个一级类目，下设若干个具体专门档案如“房产类”“地产类”“内部审计类”“纪检监察案件类”“信访案件类”等为二级类目。这样一来，相同的专门档案会集中分类排列在一起，不仅方便档案的分类，保证了专门档案的有机联系，也对档案的查找和利用十分有利。3小结

    专门档案的分类整理归档在各个单位的档案管理工作中存在不被重视和易被忽略的问题，究其原因，主要还是档案部门和业务部门缺少必要的沟通，在各自的业务规范中互相没有对方的“一席之地”。另外，这些档案的业务属性太强，查找利用也带有明显的特定性，社会受众面小，不属于社会大众普遍查找利用的档案内容。值得特别指出的是，专门档案是一个单位档案的重要组成部分，按照集中统一管理的原则，应该实事求是地做好各种专门档案的分类整理归档工作。