论财务档案管理中信息失真预防及控制措施
王莹
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）05-111-02
摘 要 当今社会，评价企业的主要标准是其生产能力和经济实力，为此大多数企业将工作的核心集中在增加企业经济效益方面而忽略了财务管理。本文针对企业中普遍存在的财务档案信息失真现象分析其原因，并就每个原因提出一些合理化建议，包括：提高财务人员的整体素质、控制财务造假现象、加强新技术控制能力，以期为有关人士提供参考。
关键词 财务 档案管理 信息失真
财务档案信息是企业经营管理者经营企业的重要参考依据，因此确保财务信息真实有效是财务管理的重点内容。但是在实际工作中由于企业的疏忽，财务信息失真现象普遍存在，主要表现在为谋取团体利益或个人利益财务人员虚假做账。为了减少此类现象的发生，需要相关工作者加强管理措施，提高财务档案管理水平。
一、财务档案管理信息失真的原因
（一）财务人员专业素质不高
在经营管理者的观念里，公司的经济效益是一切工作的重点，而财务管理对于公司经济效益的增长并未起到直接作用，因此，将财务工作划分为行政工作领域，而忽略其重要性。甚至有些单位的经营管理者认为财务工作内容简单，无需专业技术较高的人员操作，因此导致一些财务工作者没有经过系统的訓练，专业水平不高，对于财务工作中的科目、账簿与报表之间的关系含混不清，只能做一些简单的日常出纳工作，对于技术要求较高的工作只能蒙混过关，给企业产生负面影响；有些财务人员虽然财务相关知识掌握得很好，但是其职业道德素质很低，在实际工作中不按照规定办事，做事不够严谨细致，导致财务工作效率低下，最终引发财务档案管理中信息失真的情况发生。
（二）追求利益蓄意造假
在一些企业中，为了贪图利益而做假账的现象普遍存在，主要表现在：为了掩盖公司的实际业绩，财务故意虚报公司的收益情况，从而掩人耳目达到偷税逃税的目的；有些单位不按照相关规定进行财务工作，导致公司的账目混乱，经营管理无据可依；更有甚者，财务工作人员利用职务之便将公司财产纳为己有等等。以上造假行为都是引起财务档案失真的重要原因[1]。
（三）疏于新技术控制
互联网技术应用与财务电算化系统已成为普遍趋势。很多单位仅仅将互联网技术引入财务电算化处理工作中，对于其中的控制能力并未作出具体分析。财务工作者计算机应用技术较低，企业内部对新技术的重要性认识不足，从而导致互联网技术未能真正达到预期效果，财务档案失真并未得到有效控制。
二、预防财务档案管理信息失真的有效措施
（一）提高财务人员的整体素质
财务人员的整体素质主要包括两个层面：职业道德素质和专业水平素质。
在职业道德素质方面，首先，企业要进行持续而深入的教育，注意道德素质教育不可以流于形式，要认真落实，在具体实践中可以将有教育意义的实例引入其中，通过对案例的分析，财务人员能够摆脱枯燥的灌输式学习，引起学习兴趣；为了达到教育的持续性，可以利用新媒体技术在财务部播放道德教育宣传片，经过长期的耳濡目染，财务人员能够将知识内化为自身的精神品质，从而起到很好的教育效果。其次要将建立单位内部人员信用档案工作提上日程，对于诚实守信、道德品质良好员工给予奖励，而对于道德水平较低，失信于人的员工给予严厉批评，所有的奖惩都记录在档案中，以此综合评定员工的道德素质高低，在竞争和比较中，鼓励员工坚持诚实守信的良好作风。最后，充分利用社会舆论作用，通过媒体宣传将诚实守信观念根植于财务人员内心，使其树立正确的价值观念，提升道德水平。
在专业水平素质方面，一方面，企业进行招聘时要适当提高招聘条件，综合考量应聘者的专业水平和道德素质，最基础的要求包括经过相关专业技能培训、获得会计从业资格证书等，在此基础上尽量多了解应聘者在校期间的档案，对于在校期间表现良好，诚实守信的应聘者优先录用。另一方面，对于企业内部的从业人员要定期组织相关知识的培训，比如开展知识讲座，研讨会等，在培训期间可以准备一些零食，为了活跃气氛，可以增加一些融入专业知识的小游戏，对于胜出者给予奖励；培训要有适当的奖惩措施与之配套，即每次培训过后要对员工进行考核，对成绩较好的员工进行经济上的奖励，对成绩较差的员工予以惩罚，以此激励员工不断学习和提高[2]。
（二）控制财务造假现象
财务造假现象普遍存在于企业管理中，在国家层面上，此行为严重影响了国家税收，不利于国家发展；在个人层面上，道德败坏，阻碍个人今后的发展。因此控制财务造假刻不容缓。
1.加强监督，制定有效管理制度。加强监督是防止财务造假现象发生的有效手段，领导部门不定期对财务档案展开核查，确保能够尽早发现有关问题，对于严重问题责令相关工作人员及早解决并追查责任相关人员，必要时可以介入法定程序解决问题，务必严查到底。同时员工之间也应该建立监督小组，财务工作要公开透明，防止小动作出现，对发现的不道德行为要及时提出指正，财务工作是严谨的，一切财务活动都服务于公司的整体利益，财务工作中避免出现碍于情面瞒报和包庇的行为，一旦遇到上述行为要严厉批评并追究连带责任；财务关系到公司的整体利益，因此，财务监督不应局限于财务部门的员工之间，其他部门的人员也可以恰当地对财务工作进行监督，比如采购部门采购完毕打款审批单交给财务之前要将上级领导签过字的审批单以照片的形式发送给供货商，供货商确认之后方可打款，以防止出现不必要的麻烦，打款过程中要实时跟踪打款进程，保证款项及时到账，既建立了良好的信誉，又能对财务工作起到一定的监督作用。
除了企业内部的监督以外，社会监督同样非常有效，其时具有公开和广泛的特征。社会监督的主体是有关行政单位，监督中要求相关行政人员经常性地来访调查，实时监控企业内部财务情况，要确保监督力度，对于企业造假现象要严惩，切勿姑息纵容，严防监督人员收受贿赂的现象出现。
为了有效防止财务档案中信息失真应该制定并完善相关管理制度。一方面加强人事部门对财务考勤的管理，保证财务人员能够保持积极端正的工作姿态；另一方面加强日常工作的规范化管理以及考核管理，日常工作规范化管理要求财务人员按照规定进行会计工作，以减少财务档案信息人为操控的可能性，考核管理能够帮助财务人员及时认识到自己工作中存在的不足，积极改进，提升自身专业和道德水平，解决财务管理中存在的诸多问题。当然，有效的管理制度还能使财务人员真正认识到自己的职责所在，加强责任意识，进一步保证财务档案的真实性。
此外，财务部门的内部管理也十分有必要，建立良好的上下级管理，上级管理要履行好自己的职责，在做好财务部门的宏观把控基础上，加强对事务细节的管理，确保财务工作的每个环节都能得到保证；除了上下级管理，财务人员要切实做好对于本职工作的管理，施行责任制，即每个员工都要把自己的工作当成职责认真履行，以减少工作中每一环节的失误[3]。
2.建立健全相关法规。法律能够以严格有效的方式控制财务人员的行为，以强制方式确保财务工的合法性。为此，有关部门要建立切实有效的法律规定，将企业内部财务人员行为规范上升到法律层面，在制定完法规以后要不断通过实践检验其实际效果，并在日后的工作中不断改进和完善。我国的法律法规要从实际出发，与时俱进，保证大多数人的合法权益。
企业中一旦出现触犯法律的行为出现，一定要运用法律手段进行及时而严格的处理，在进行处罚的时候，不可草率处理，一定要细化问题的轻重程度，按责予以惩罚，以此保证法律的合理性，在法律的管控下，企业内部的财务档案管理工作将会得以保障。
3.落实会计委派制。会计委派制赋予财务工作者一定的职能权利，财务人员可以凭借政府或者企业产权所有者的身份對企业财务情况进行监督。在此制度下，会计人员的组织关系、人事关系以及薪资福利等都由政府部门或者产权所有者负责，因此财务人员可以充分借助其优势条件实行有力的监督。会计委派制度可以最大限度地减少企业内部的浪费情况，同时也能更好地解决会计档案资料失真的问题。
落实会计委派制需要企业方面的大力支持与协助，需要对财务管理的重要性给予充分的肯定与认可，以此让财务人员增加工作热情，对所管辖事务真正负起责任。同时企业方面要对工作中表现突出的财务人员进行资金上的奖励，扩大其权利，促进会计委派制度的落实。
（三）加强新技术控制能力
互联网技术应用于财务工作中不仅能够提高工作效率还能通过对其控制实现财务工作的安全性和透明性。
1.加强执行主体的控制。会计电算化系统中，执行主体是计算机系统，该系统需要通过软件和硬件实现运行工作。硬件主要指计算机的一些内部结构组成，软件便是计算机系统工作中的工具，因此加大软件研发力度就能实现财务工作的高效运行和管控。
2.加强系统操作控制。财务工作需要借助计算机进行数据的输入、计算和输出等工作。要实现计算机系统的正确运行就需要对计算机的整个数据处理流程进行控制。经过精细的研发和反复试验，使计算机操作系统能够高效准确地运行，为财务工作带来技术上的优势，减少财务档案信息的失真[4]。
3.提高计算机操作水平。为了实现计算机有效运用于财务管理工作，企业可根据实际情况开展计算机操作方面的培训，提高财务人员的计算机操作水平，实现公司现代化办公。其中培训项目包括计算机的基本操作，软件学习等，有兴趣的员工企业可以为其提供条件帮助其考级，财务人员需要在工作中多练习，多通过计算机开展工作，最终达到熟练操作的目的。
三、结语
有效控制财务档案管理中信息失真需要企业各方面加强监督，制定有效的管理制度，提高财务人员的专业水平和道德素质，政府相关部门要加强监督管理，建立健全法律法规。此外，信息技术的高速发展促进财务管理的高效性，因此要充分重视新技术控制管理。在今后的工作实践中希望企业不断完善自身财务管理，使财务信息真实可靠，为企业的发展提供有力的保障。
参考文献：
[1]李洁.浅谈财务档案管理中信息失真预防及控制措施[J].山东档案，2020（01）：54-55.
[2]王艳秋.财务档案管理信息失真的管理与控制[J].赤子，2019（004）：190.
[3]樊珊珊.财务档案管理信息失真的管理与控制[J].今日财富，2019（5）：132-133.
[4]刘诗诗.浅谈会计信息失真的原因及对策[J].商情，2019（016）：9.
