关于企业档案管理信息化建设的思考
宋佳
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）05-105-02
摘 要 随着互联网时代的到来，企业档案管理信息化成为必然，信息化管理有助于企业提高自身竞争能力，更好地服务社会。目前我国关于企业档案管理信息化建设依旧存在难点。本文通过阐述企业档案信息化建设的必要性，发现企业档案信息化建设中存在的问题，并提出思考。
关键词 企业 档案 管理 信息化 建设
随着互联网行业的快速发展，信息化建设已经成为社会发展大潮。企业档案管理是一个企业工作中较为复杂的一环，同时也是重要的一环，信息化管理具有快速高效的优点，所以企业档案管理信息化是必然趋势。企业档案管理信息化是指通过互联网手段，对企业档案进行收集、归纳、整理，再通过企业内部局域网输出、使用，是将信息载体由纸质转向数字，以方便企业的管理、使用。企业档案管理信息化有助于提高企业档案管理效率，促进企业经济发展等优点。为了使企业更加适应社会发展，企业档案管理信息化是必然的，企业须尽快完成企业档案管理信息化建设。
一、传统档案管理的不足
（一）基础资料存在流失风险
现代企业发展过程中，企业活动日益增多，资料内容数量增长迅速。这其中就有一部分需要经常使用到的基础资料，这类资料流动量大，利用率高，具有较高的保存价值。由于这类基础资料数量大，在企业资料库中以纸质文档保存存在许多问题，如存放位置问题、资料查找问题等，可以说在企业资料库中长期保存是不切实际的，所以企业档案管理中收集的往往是重要的结果性档案，少有基础性档案。而无法得到妥善管理的基础资料档案存在极大的流失风险，这类看起来并不重要的资料流失后，往往会给企业发展带来不可逆转的损失。
（二）传统档案管理无法满足社会发展需求
互联网行业的高速发展，给企业带来了许多新的机遇，信息技术在企业工作中无处不在，也促进了企业的发展。如果企业不进行企业档案管理信息化则根本无法满足企业日常工作需求，无法想象企业员工运用互联网飞快地完成工作，在最后调取资料文件的过程中耗时良久，在浩瀚纸质资料库中的寻找所需资料。随着信息技术的发展，许多资料正以极快的速度转向数字化，传统的档案管理模式无法满足现代人的工作需求，严重阻碍了企业的发展。
（三）传统档案管理所需投入大
传统档案管理往往是纸质档案。保存纸质档案需要极多的人力，将其进行整合、收集、分类，就需要人工进行定期维护，人力消耗极大。且纸质档案所需保存空间要求较高，企业需为其单独设立单位保存，纸张本身造价也需进行计算，虽然企业档案管理信息化前期也存在资金投入，但对比传统档案持续的投入，信息化档案管理明显具有投入小收获大的优点[1]。
二、企业档案管理信息化的必要性
（一）社会发展需要
当今社会是信息化的社会，高效快速地获取信息是顺应社会发展的必要条件。高质量、高效率的信息管理是一个企业能否跟紧时代脚步发展的表现。企业档案部门是一个企业的核心，企业档案管理信息化可以加强企业档案部门的管理力度，减轻档案管理的人力物力投入，有助于提高企业经济效益。企业档案管理信息化建设是大势所趋，是社会发展的需要。
（二）企业管理需要
档案作为企业的核心内容，其收集、整理及使用向来是十分重要的。早年我国企业档案管理模式混乱，主要原因是档案类型多，分类条例不够清晰等，可以说早年时，企业档案部门常常是“吃力不讨好”的典型，由于工作量大，出错可能性就比较大，企业档案部门工作人员常常处于边缘化，根据社会发展趋势来看，一个企业如果没有良好的档案管理，就无法做好对企业的有效掌控，所以说企业档案管理信息化建设是企业管理的需要[2]。
（三）档案事业需要
我国档案事业是近年来的新式产业，但要究其历史又颇为久远。企业档案管理信息化作为社会发展潮流之一，企业要应积极跟进，企业信息化的第一步就是企业档案管理信息化。积极推动企业档案管理信息化建设是促进企业信息化发展的必要条件，同时推动企业档案管理信息化建设也是推动我国档案事业发展，改变我国目前档案事业管理混乱的难题。所以，推动企业档案管理信息化是我国档案事业发展的必经之路。
三、企业档案管理信息化中存在的问题
（一）对企业档案管理信息化建设缺乏认知
由于目前企业档案管理人员对企业档案管理信息化建设缺乏认识，企业档案数字化建设在管理人员看来仅仅是将企业资料输入互联网，并在需要使用企业资料时可以提取运用。但这样片面的认知往往会导致数字化企业档案内容存在格式上的不同，以及质量上的漏洞。企业档案管理人员盲目追求信息化带来的便捷，忽视了信息化建设所需要做出的管理，导致数字化企业档案资料成为无用数据，浪费人力物力資源[3]。
（二）对企业档案管理信息化建设缺乏规划
目前，许多企业对于档案管理信息化建设没有足够的认知，所以，在信息化建设过程中没有进行相应的规划，企业为了追求快速发展或者快速信息化，出现了部分企业只顾眼前利益，忽视了企业长远的发展规划，企业在全面发展方面缺乏相应的考虑，从而对企业档案管理信息化相对忽略。目前，企业档案管理信息化又是大势所趋，许多企业在未对自身的档案管理信息化建设进行相应的规划，就盲目开始档案管理信息化建设。同时，企业档案管理信息化并不像企业其他部门一样，会为企业带来直接效益，所以许多企业高层并不重视，这也造成了对档案信息化建设缺乏相应的规划。
（三）对企业档案管理信息化建设缺乏对接
由于许多企业中的企业档案管理信息化、企业工作管理系统、办公自动化系统，资金交易系统等是由不同软件开发公司设计，这就导致不同软件间无法做到资源共享。在企业前期建设时，有效的整合和充分的利用所拥有的各种资源非常重要。在信息化建设准备期间，一些企业为了短时的方便，会将信息化的建设分包给不同的软件开发公司，这就导致了后期各大信息系统对接方面的问题。企业各系统间无法很好地完成资源提取与对接，往往会给企业的信息流通带来障碍，很大程度上降低了企业运行效率，影响企业发展的稳定性。
（四）对企业档案管理信息化建设缺乏针对性
我国企业中对信息化了解的高层管理数量较少，企业缺乏信息化建设研究，这一点在中小型企业中尤为明显。社会发展促使企业进行档案管理信息化建设，但企业没有针对自身部门的特点和资源进行分析，大部分企业直接将档案管理信息化建设外包给软件开发公司，软件开发公司对原公司特点和资源缺乏相应的了解，同时软件开发公司为减少时间成本和提高经济效益，采取“照搬”套路，不分企业种类，不管企业特点，统一建设相同的数字化平台。这样的平台往往不符合企业本身特点，在运行过程中失去二次开发潜力，造成企业档案管理信息化建设失去针对性，也造成软件实用性的下降，对企业的长远发展埋下隐患。
（五）企业档案管理信息化缺乏资源
传统的档案管理模式极其消耗人力物力资源，信息化档案建设所需资源数量较少，但对人力物力资源的质量要求要远远高于传统档案管理模式。在传统的档案管理模式当中，管理人员只需要对纸质档案进行收集整理，进行日常维护，并在需要使用时在档案库中及时找到所需资料，这类工作的管理人员并不需要拥有多强的自身能力，但企业档案管理信息化需要工作人员熟练掌握计算机的相关技能。就目前来看，具有档案管理知识又同时具有信息化管理知识的人才较少。同时，在企业档案管理信息化建设的前期，还需要投入资金购买计算机、扫描仪、复印设备、系统软件等，如果在前期资金投入中没有购买到合适的设备，也会对后期工作造成不良影响[4]。
四、改善企业档案管理信息化措施
企业档案管理信息化是社会发展的必然趋势，建设企业档案管理信息化是企业信息化进程中的重要一步。企业档案管理信息化所需改善的问题还有许多，这需要企业自身不断地完善，也需要企业各部门之间的互帮互助，从实际应用角度出发，推进企业档案管理信息化建设的全面发展。
（一）加强认识增强管理
档案管理信息化是一个长期工程，在这个过程中，企业领导班子需对企业档案管理信息化有较强认知。只有领导阶级对企业档案管理信息化有了足够认知，在后期的人力物力投入过程中才不会因为资源缺失而造成错误。在企业档案管理信息化建设完成后，要加强管理，对档案收集系统进行定期维护检查，这需要专业的人才进行相关工作，所以要加强专业方面人才培养。
（二）实用原则为导向
企业档案管理信息化建设要遵循实用性原则为导向，在信息化建设过程中要逐步落实实用性原则。只有坚持实用性原则为导向，才能让企业的档案管理信息化建设更具有高效率和良好的发展基础。只有建设高效率的信息化档案管理结构，才能在日常的档案管理中满足企业的需求，确保企业中的各种档案和信息能够安全、有效的使用。另外，在信息化建设过程中逐步落实实用性原则是一个比较耗时且复杂的工程。所以，在档案管理信息化建设中，要分阶段、分任务、分计划的进行建设，所以要设定好每个阶段的小目标，并且严格执行最终落实。
（三）充分落实基础性工作
进行企业档案管理信息化建设之前的基石就是基础性工作，在建设前期充分落实好各类信息的采集、分析、归类、整理等流程，才能确保信息化建设后的档案管理真实、有效以及未来的发展。在前期的工作过程中，企业的相关信息资料等进行采集、分析等，要确保重要档案和资料的保密性、安全性，防止出现重要资料的丢失、泄密、被盗等情况。有目的性的建设企业信息化档案信息库，提前做好与企业其他部门的对接，并且针对相关部门和业务提前做好相关档案、信息的分类、归档。
（四）健全管理规范制定
在企业档案管理信息化建设完成后，要完善数字化管理规章制度、使用制度、查阅制度、监督制度、系统使用制度、保密制度、网络安全制度、备份制度等相关制度，建立相关数字化档案管理部门，对档案进行统一管理核查。设立相关岗位方便企业员工调用相关资料。对不同等级资料要进行针对性分级处理。如企业发生大规模人员流动，可安排离职人员签署保密协议等保护企业档案，避免企业档案内容外露，造成企业损失。同时，相关部门工作人员应对所收录档案要进行更改、统一格式等操作，方便工作人员使用。
（五）增加技术培训
一般情况下，企业在建设档案管理信息化后并不能及时在企业原有工作人员中挑选出可以胜任档案管理信息化职位的人员，这是由于在建设企业档案信息化前，企业工作人员往往没有机会接触企业档案管理，对信息化档案管理没有相应的工作经验，所以在企业档案管理信息化建设完成后，要安排档案管理工作人员的進行相关的培训。在培训结束后挑选合适员工任职档案管理部门。另外，也可以与地方院校合作，争取人才定向培养，增加企业在人才领域的竞争力。同时，要将企业档案管理信息化列入工作考核中，发挥员工主观能动性，全面推动员工专业技能发展。
五、结语
企业档案管理信息化是社会发展的潮流之一，改变传统档案管理模式是档案管理领域发展的必经之路。建立数字化、信息化的档案管理模式，不但能节省人力物力资源问题，也能改善传统档案管理模式中档案整理难、查找难等问题，从而提高企业运行效率，确保企业发展的效率和稳定性。加快完成企业档案管理信息化建设，有利于提高企业效益，促进企业发展。
参考文献：
[1]杨淑芳.公司企业档案管理信息化建设思考[J].办公室业务，2019（10）：89.
[2]张海英.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].办公自动化，2015（06）：43-44+31.
[3]李岱.企业档案管理信息化建设思考[J].城建档案，2014（11）：137-139.
[4]靳秀华.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].兰台世界，2014（S1）：72-73.
