我国电子文件管理模式的结构体系的构建

    谷艳敏

    2006年中国人大教授冯惠玲向中央办公厅、国家档案局提交的“关于全面制定和实施我国电子文件管理国家战略的若干思考”报告中首次公开提到“电子文件管理国家战略”的概念，得到了时任中央办公厅的主任王刚的认可和批示，2007年的中国科学技术学会课题“我国电子文件管理机制研究”和2009年的国家自然科学基金项目“我国电子文件管理国家战略的基础理论与结构体系研究”两个项目研究成果成为我国宏观层面构建电子文件管理国家战略的雏形，在国内档案学界也引起了广泛的关注，为后续具体构建电子文件管理模式指明方向。我国各省、市按照国家档案信息化建设的总体要求，制定了相应的电子文件管理地方标准。地方也积极制定地方法规，1999年11月，天津市出台第一个电子档案地方标准《文书档案目录数据库结构与著录格式》，不久，江苏、浙江、福建、安徽、上海等省、市也相继发布了类似标准。2005年以后，安徽省电子文件中心作为全国第一个电子文件管理中心作为代表，在全国档案工作会议上被推广经验，后来江苏、浙江、福建、天津、青岛等地方也开展了一系列电子文件管理和保管利用项目，改变了各机关电子文件分散保管的局面。我国目前正是在通过基层试点来解决电子文件档案遇到的难题，探索我国电子文件长期保存和利用模式。

    笔者阅读大量资料，站在电子文件管理国家战略的高度规划电子文件管理模式的结构框架，力图构建出一个立足电子文件发展规律，符合国家方针政策的具有实际可行性和生命力的结构体系，具体说来，我国电子文件管理模式结构需从4条主线，3个层次来架设。

    一、4条主线

    （一）全程管理。全程管理是对电子文件运动全生命周期进行管理过程的简称，前端控制思想是全程管理思想的保障，强调事先控制。我们在进行电子文件管理模式构建中，就应将电子文件管理理论纳入到文件形成初期，避免因“分段管理”造成管理过程不衔接，电子文件资源的丢失和格式（途径）不配套的现象发生。

    （二）文档一体化。当前我国整体上是实行的文件和档案分开管理分开处理的体制。我国是将文件与档案管理看作是一个前后的过程。文件管理是档案管理的前者，没有文件管理就没有档案管理，文件管理是档案管理形成的前提性条件，而档案管理则是文件管理的后续处理结果，文件管理统归都要经过档案管理这个阶段。然而正式这种电子文件管理与档案管理分开管理的模式，我国恰好又正式两个部门对与这两个阶段进行分别管理，所以在二者的协调上就总会出问题。电子文件管理机构对于电子文件的保护意识不够，在电子文件向档案文件传输过程中，造成不小的流失。而档案管理机构的资源改革和探索，也很少一部分可以影响到电子文件管理机构。对此，我们要把档案管理理论覆盖整个电子文件运动生命周期，实现电子文件从形式时就按档案的要求进行管理，实现文档一体化。

    （三）集中式管理。集中式保管策略是通过机构变革、政策法规、观念转变等逐渐形成的电子文件资源统一管理、统一指挥、统一调配的格局，这有利于实现电子文件管理的集约型，促使电子文件管理规范化和位置集中，消除“孤岛”现象和“政出多门”的弊端，实现电子文件的共享和长久可用。

    （四）单轨制（单套制）。我国电子文件管理目前实行的是双轨制的管理方式（双套制的保管模式）。“单轨制”与“单套制”归档的选择，是建立国家电子文件管理的战略的一个不可回避的问题。西方发达国家基本已经实现了电子文件的“单轨制”与“单套制”归档管理模式。

    二、3个层次

    （一）真实、可靠、完整、可用和长久可用是电子文件管理的目标。1、真实性：电子文件管理系统在接收文件前对即将进入系统的电子文件进行鉴定，并确认其是由被授权者形成、发送的，同时保证在保存、处置电子文件过程中对其所做的任何增、删、改、查的行为都是经过授权的。2、可靠性：系统中存储的电子文件要能够准确反映其所证明的活动、事实及事务活动过程，在后续的事务活动过程或活动中可以以其为依据，这要求电子文件管理系统能够保证电子文件的内容信息和背景信息真实可信。3、完整性：对于保存在系统中电子文件，系统能够保证期信息的齐全，防止对其进行未授权的改动，一旦发生改变，系统能够对这种改动进行追踪，并能够恢复到最后一次改动的状态。4、可用性：电子文件管理系统要能够使其保存的电子文件以有效的方式查找、检索、呈现和理解，电子文件可以得到利用。5、长期保存：为了能够持续收集、选择、组织最有价值的文件信息资源，对其进行长期保存，确保其真实性、完整性、有效性，并在相应的权利保护下可以为电子文件管理系统的用户所获取。这是我们进行电子文件管理的核心目标，也是我们对电子文件管理活动的要求，一切电子文件的活动都应建立在这个核心目标之上，离开了任何一点，我们进行电子文件管理也将失去意义。因此我把这作为构建电子文件管理模式的结构体系的靶心。

    （二）法律政策、标准规范、技术创新、商业模式、组织机制和最佳实践是电子。1、文件管理模式的主要内容。国家层面应制定电子文件管理活动的方针、政策、法律、条例，使电子文件管理活动在国家总揽全局、统一指导、有效监督的条件下有条不紊地进行，同时完善电子文件管理组织体制，保障电子文件在服务组织机构管理活动，建立电子文件管理标准体系，目前比较成熟的，模型是开放档案信息系统（OAIS），鼓励发展电子文件管理软件和设备产业，加强电子文件数字中心的建设，推动电子文件技术的创新，探索电子文件管理的最佳实践，并以示范经验推广应用。法律政策、标准规范、技术创新、商业模式、组织机制和最佳实践之间是相辅相成、密不可分的。

    （三）电子政务战略、电子商务战略、数字资源战略和文献收藏战略与电子文件。管理模式（国家战略）构建一体化。我国电子文件管理模式在构建过程中，要站在国家层面进行规划，采用自顶向下的设计方式，这就与社会政治、经济、文化、科技等外部因素相互渗透，因为就要考虑国家在制定电子政务战略、电子商务战略、数字资源战略和文献收藏战略等综合考虑，实现电子文件与其他资源管理相融合。