我国档案企业数据与启示
孙军
摘 要：我国档案管理业务市场化自上世纪90年代发轫，近几年呈现出蓬勃发展的态势。数据显示，档案社会机构虽然在分布区域、资金投入、融资程度、经营范围等方面还存在发展不均衡等问题，但快速增长、逐渐完善已成总体发展趋势。当前，档案企业是档案社会机构的主要力量，而档案企业规范发展所需的法律规制、专业管理和社团指导仍处于明显缺位状况。
关键词：档案企业；数据分析；规范管理
Abstract： The marketization of our country's archive management business started in the 1990s and has shown a booming trend in recent years. The data shows that although social archives institutions still have problems such as unbalanced development in distribution areas， capital investment， degree of financing and business scope， rapid growth and gradual improvement have become an overall development trend. At present， archive companies are the main types of social archives institutions， but the legal regulations， professional management and community guidance required for the standardized development of archives companies are still in an apparent absence.
Key words： Archive Companies； Data Analysis； Regulatory Management
1 “档案企业”名称来由
笔者以“档案”为经营范围的关键词，通过手机第三方应用程序“企查查”检索到5001家（截止时间为2018年4月底，不含香港、澳门和台湾）档案企事业单位，其中“档案局”“档案馆”等行政事业单位，以及“档案学会”“研究会”“协会”等研究机构1571家，单纯经营各类档案用品的销售型的455家，从事档案业务的机构有2975家。
目前关于档案社会机构的名称有一些争论，有学者将档案社会机构的发展历程划分为三个时期：萌芽时期（1992-2000年）、探索时期（2001-2009年）和发展时期（2010年以后）[1]。萌芽时期的档案社会机构基本上是从档案管理部门衍生出来的，其形式多以“档案服务部”“咨询服务中心”等名义出现，常被定性为“档案中介服务所”“档案服务机构”，是档案社会机构的雏形，现在占比已经很少了；探索时期，档案社会机构的社会性、中介性和逐利性开始公开显现，这个时期使用较多的是“档案事务所”，凸显了档案社会机构愈加独立的倾向；发展时期的档案社会机构也正逢国有企业公司化改革的深化阶段，企业公司制是企业治理现代化的标志。以公司形态出现的档案社会机构后来居上，成为发展时期的主流形式。根据统计，目前档案企业的注册形式中，公司制为绝对的主流，在2975家档案企业中占到了2578家，占比为86.7%，在当前已经成为档案社会机构的主要模式。鉴于这些档案社会机构具有明显的、完整的企业特性，笔者认为应当将其定义为“档案企业”。
除公司制外，其他的档案社会机构形式主要有“档案中介服务所”“技术中心”“培训中心”“档案服务部”“咨询服务中心”“档案事务所”等等，通过图1可以看出各种名称的分布情况。
2 档案企业数据分析
2.1 档案企业的出现时间分布。档案企业是档案管理市场化的产物，通过时间的维度可以窥见档案管理市场化的发展过程和前景。在从事档案业务的2975家檔案企业中，去除成立日期不详的92家，其余2883家的时间分布情况如下：
截至1992年，全国档案企业只有约31家，而到2017年时已经接近3000家，其中，2002年，档案企业突破100家。2012年成为档案企业规模大幅增长的起点，到2017年的5年时间，档案企业数量上达到了2154家，注册资本也从2012年的2亿余元猛增到107.58亿元，加上成立日期不详的92家档案企业的注册资本2.5亿余元，合计注册资本总额实际已超过110亿元。
统计数据还显示，最早登记在册的档案企业是1987年注册的“太原西山福利厂”，该厂在经营其他项目的同时还提供“档案整理服务、档案数字化服务、档案装裱及修复服务”。笔者经过核实，发现该经营项目是2017年9月12日才变更增加的。目前档案界公认的注册最早的档案企业，应当还是1992年6月成立的沈阳市档案信息开发服务中心，以及1992年9月成立的浙江省建德市档案事务所和湖州市档案事务所[2]。
2.2 档案企业的区域分布情况及融资程度。分区域统计档案企业的分布情况，有助于观察各区域的差别，结合注册资本，既可以了解不同区域档案企业的资本利用率，也可以由此折射各区域经济的水平与档案企业发展的联动作用。
根据2017年行政区划代码，我国行政区域划分为华北地区、东北地区、华东地区、中南地区、西南地区、西北地区和香港、澳门、台湾等地区。
按照这个划分，各区域内的档案企业数量、注册资本总和以及档案企业平均注册资本的情况如下图（不含香港、澳门和台湾）：
从上图可以看出，数量上华东区域最多，超过1000家；中南区域次之，也将近1000家；西北和东北最少，分别为171家和145家。
从各区域档案企业注册资本总额来看，与数量成正比例关系，华东区域达42亿余元，中南区域也将近35亿元，而西北区域仅有5.7亿余元，东北区域更不足5亿元，可见华东和中南的区域经济更发达，市场化程度更高。
但平均注册资本与数量分布出现变化，并不成正比例，如华东、中南区域注册资本总额虽列第一、第二，但平均注冊资本却分别为412万元和347万元，均低于华北区域的576万元，与西北区域的338万元接近。数量多、总资本高，但平均资本数低，一定程度上说明华东、中南区域档案企业轻质化运营、市场融资程度要高于其他区域，这与这两个区域市场活跃程度相符。
2.3 各区域档案企业的发展态势。结合时间观察各区域档案企业的发展趋势，可以一目了然地发现区域之间存在的差别，并可预测未来的发展状况。
从上图可以看到，各区域在2012年以前都处在一个缓慢的增长期，但大约在1992年到1997年的五年间，华东区域就已经呈现出高于其他区域的发展态势，这与当时华东区域第一个企业改制浪潮相吻合；各区域明显的变化均发生在2013年，均进入了迅猛发展时期，中南区域紧随华东区域之后，并在最近的一个五年内逐渐超越，显示中南区域的市场化程度后来居上，整体经济发展略高于华东区域；西南区域则属小有发展，而华北、西北和东北的增长趋势相差无几，普遍增速不高。
2.4 GDP背景下的档案企业数据——以华东、西南和东北为例。档案企业作为市场主体的一种类型，其各项数据也会折射市场规律，市场变化也会作用于档案企业，成为观察市场情况的一个窗口。
华东区域2016年GDP总和为292560亿元，与2012年的208781亿元相比，增幅为40.1%，同一时间跨度内的档案企业注册资本增幅为1136.9%，是GDP增幅的28.4倍；中南区域2016年GDP总和78392亿元，相较2012年53145亿元的增幅为47.5%，同一时间跨度内的档案企业注册资本增幅为627.8%，是GDP增幅的13.2倍；东北区域2016年GDP总和52410亿元，相较2012年50477亿元，增幅为3.8%，同一时间跨度内的档案企业注册资本增幅为-65.3%。
从这组数据可以看出，2012年时，华东、中南和东北区域的档案企业注册资本总额非常接近，华东甚至低于东北，但仅仅一年之后就情况大变，华东区域快速增长，经过2015年的短暂回落后，2016年又达新高；而东北区域一直呈下降趋势，2017年已达新低，增长幅度已成负数。
档案企业的增幅变化能动态地反映当地经济情况。当一地的经济持续增长时，企业对档案业务的需求就会持续增长，档案企业市场就会预判档案业务的利润空间较大，档案企业数量就会增多，注册资本就会增加；当一地的经济持续低迷时，企业对档案业务的需求不高，档案企业市场就会预判档案业务亏损的可能性较大，就会减少甚至停止投入。
2.5 档案企业的经营范围。通过了解档案企业的业务内容（也即经营范围）现状，可以知晓当前档案企业的业务构成占比，预判档案企业业务的发展方向。
档案整理业务几乎是所有档案企业的基本业务。从专业技术上讲，档案整理是档案企业的最为基本的工作，是社会对档案企业的基本需求；从资金上看，由于是技术性的劳务服务，对资金要求不高；从经营场地等固定资产投入方面看，这类业务也多是在客户场地进行，档案企业自身几乎无需考虑，所以是绝大部分档案企业发展的起点，从统计到的2975家档案企业看，不提供该业务的档案企业寥寥无几。
在普遍提供基本服务的基础上，同时还提供档案数字化服务的有1528家，占全部档案企业的51.4%；提供档案寄存服务的约有343家，占11.5%，提供档案托管服务的约有98家，占3.3%。
档案数字化是档案基本业务在信息化趋势中的自然延伸，技术要求并不高，资金占用率低，容易成为大部分档案企业的主要业务之一。
主营或兼营档案软件开发的档案企业约有1242家，占41.7%。该类档案企业占比不低的原因，一是随着科学技术的发展，以及专业技术人员的增加和技术市场的成熟，档案相关软件开发业务的难度越来越低了；二是资金投入比例不再高企的情况下，资金回报率增高，重复投入情况少；三是没有寄存、托管类那样的硬性投入，固定资产方面几无负担。从统计情况看，该类档案企业多分布在华东、中南等经济发达区域，活跃的融资市场和技术市场都可支撑档案技术企业的运营。
档案寄存和档案托管这两类业务的占比均不是较高，原因是多方面的，一是因为寄存、托管业务的市场需求要少于其他业务需求，毕竟只有少量社会组织和个人需要寄存或托管档案；二是寄存和托管业务虽然技术含量不高，但对寄存、保管档案的软硬件环境是有硬性要求的，场地和设施方面的投入是明显的，这类业务的资金回笼速度也注定是缓慢的甚至是缺乏保障的；三是法律法规对档案保管的库房、装具和档案状况等都有专业性要求，这类业务势必要接受从物理条件到人员资质等方面的各项检查，维护成本也是资金投入的主要方面。
3 启发
通过以上统计分析可以看到，档案管理市场化自上世纪90年代发轫，到本世纪初渐成趋势，到近几年已经呈现出蓬勃发展的态势了。虽然档案企业从分布的区域、资金的投入到资金收益率、技术含量等方面，还存在分布不均、发展不均衡等问题，但不影响总体积极发展完善的趋势。从企业治理的结构、经营范围的拓展以及整体体量的发展来看，档案企业作为服务型企业的新成员，已经形成了一定的规模，必然将成为档案管理的主要力量。在档案管理市场化的进程中，当前主要存在的问题是：
3.1 档案市场化管理立法和规制缺失。我国现行档案法律法规大部分出台较早，已远远不能适应市场化的发展，当前只能靠近些年出台一些部门规章来应对。但即便是2016年提出的档案法修正草案，也仅在第四十条列出一个非常原则的规定：“档案外包服务企业必须符合国家有关档案安全保管条件，符合开展档案外包服务业务标准。档案外包服务合同期满，档案及其复制件应当由原单位处置。”可见草案在立法理念上对档案市场化管理缺少预判和前瞻，实践中档案行政管理部门被动应对档案市场化的管理也就在所难免。
3.2 对档案企业的行政监管职责乏力。2014年《注册资本登记制度改革方案》实施前后档案企业迅猛增长，档案行政主管部门的行政监督职责增大，履职成效成为档案企业规范发展的保证。笔者通过工商注冊代理机构了解到，目前注册档案企业并无档案管理机构事前许可的前置条件，只要具备设立企业的一般条件就可以注册设立；在一些调研中，档案企业也反映在日常经营中一般不会受到当地档案管理机构的检查、监督，也很少有系统化、制度化的档案管理业务交流、培训活动，很少听闻档案行政处罚事件，在每年度提交工商年检报告时也并不需要档案管理机构备注意见，笔者对大量注册档案企业进行检索后，也尚未发现有记录档案行政处罚信息的情况。
通过以上情况可以看出，作为依法承担档案行政管理职能、行使档案行政处罚权的机构，当前档案管理部门对档案企业的监督、指导和管理非常薄弱，急需加强和规范，具体表现为：
（1）对经营资质的审核。档案行政管理机构应当介入审核档案企业是否具备开展档案业务的人员、技术、软硬件条件等，确保档案企业的从业资质。
（2）对档案经营行为的监管。与工商行政机构主要从不正当竞争、垄断等方面进行管理不同，档案行政管理机构主要是对企业的经营行为是否符合档案法律法规进行管理监督。一方面通过颁行档案管理业务标准，规范档案企业的经营活动，提升档案企业的业务水平。比如，2018年4月16日，国家档案局在网上公布了《档案数字化服务外包工作规范》《档案咨询服务外包工作规范》的征求意见稿，拟新增对档案数字化服务、档案咨询服务外包工作的行业规范，这两个标准与《档案服务外包工作规范》（DA/T 68）和档案数字化外包安全管理规范（档办发〔2014〕7号）等共同构成了我国档案外包服务的基本行业标准。但目前来看，出台的标准多是有关对档案数字化的质量管控，国家档案行政管理部门仍需从档案企业外包服务的业务范围出发，形成系统化行业标准来约束和规范档案企业的业务活动，提升档案企业的服务水准。
另一方面，对档案企业的监管也包括对其违法违规行为进行行政处罚，处罚结果在档案企业工商年检中应具有合理的权重。在档案企业的设立无需行政许可的前提下，加强对档案企业的事后监督显得尤为必要。
（3）对档案企业优质发展的引导。目前我国的档案企业业务范围杂而不精，专业水平徘徊于基础业务层面，没有形成自身优势和核心竞争力。而“从未来看，社会性的档案中介机构是档案管理的中坚力量”[3]。因此，促进档案企业的优质发展，更应成为档案行政管理部门亟待加强的管理职责。档案管理部门可以通过加强国际交流和行业交流、举办各种形式的业务培训、成立相关协会、营造良性的从业氛围和环境等举措，来提升档案企业的整体发展水平。
3.3 各类档案组织的社团作用有待增强。本次检索到的数据中，统计出有“档案学会”“研究会”“协会”等机构1571家，占全部检索数据的31%，从分布上看，几乎每个省市区都有。从这些机构的章程可以总结出其基本定位为“自愿结成”“非营利性”“社团法人”，其活动的共性也基本是注重突出学术研究，而对档案业务的实践领域涉足甚少，业务凝聚力也比较松散。笔者认为应当使这些机构在档案从业人员资格评定、日常业务培训交流、企业档案人员资格年检等方面起到更多作用，发挥学术研究的优势，为档案从业人员不断提升业务能力、档案企业提高整体专业水平提供良好交流的平台。
参考文献：
[1]古淑婷.国内档案中介机构发展探析[J].现代经济信息，2016（4）：381-382.
[2]马琳.我国现阶段档案服务机构类型及问题分析[J].档案学研究，2014（4）：37-39.
[3]李华莹.档案中介机构设立的利益分析[J].档案与建设，2010（11）：23-25.
（作者单位：扬州大学社会发展学院 来稿日期：2018-07-10）
