石油企业办公室管理效能的影响因素
刘强
[摘 要] 石油企业具有规模大、生产密度高的特征，文章针对石油企业办公室管理效能展开简单分析，从分析石油企业管理工作中办公室管理重要性入手，进一步分析影响石油企业办公室管理效能的影响因素，最后为石油企业如何通过提升办公室管理效能从而具象化领导思路、实现石油企业管理链条的流畅化提出针对性建议。
[关键词] 石油企业 办公室 管理效能
中图分类号：C931.4 文献标志码：A
现代企业中，办公室的实质是企业开展综合管理服务工作而形成的重要载体。办公室职能众多、责任重大，其主要责任包括为企业其他部门充分做好服务工作，同时做好职责范围内的管理工作，除此之外进行参政议政等方面的工作也十分重要。近年来，石油企业在企业管理工作中引入了办公室管理，然而由于办公室管理过程中存在效能不高等问题，导致石油企业办公室整体管理水平提升缓慢。因此，文章对提升石油企业办公室效能的影响因素进行研究，具有十分重要意义。
一、石油企业中办公室主要职能及其重要性
（一）办公室主要职能
石油企业生产具有高度集中化特征，集中化生产需要高效管理。总的来说，办公室最重要的职责是服务好三个对象，即服务好一线生产活动、服务好机关行政运行活动以及服务好领导管理活动。具体来看，第一，办公室首先要发挥承上启下的连接作用。办公室是一座桥梁，其为领导与一线生产员工间、一线生产员工间及各个部门间的沟通合作打下坚实基础；第二，办公室要扮演好“参谋”的重要角色，“参谋”工作一定要做到双向服务：一方面，作为企业管理层的“参谋”，对于上级提出的问题与要求，办公室工作人员要及时准确起草下发，并进一步紧抓落实情况；另一方面，对于石油企业生产经营中反馈的信息，办公室要快速精准的传达给管理部门；第三，办公室要做好对企业各个部门的监督工作，监督政策落实情况，使得各个部门倒逼自身提高效率，促进石油企业健康快速发展[1]。
（二）提升办公室管理效能的重要性
第一，有助于更快地速将领导思路具象化。石油企业在新时代背景下面临诸多机遇与挑战，石油企业实现科学发展离不开科学管理，而实现企业科学则需要高效准确的执行。办公室在石油企业日常经营管理工作中，担任的首要使命就是将领导讲话内容快速、全面和準确地理解，将领导希望完成的具体任务和详细要求进行准确地提炼。而后，办公室需要将领导思想和要求转变为易于理解和方便执行的政策。最后，需要制定一份易于执行且易于监督考核的执行方案并敦促相关部门落实工作。
第二，有助于实现石油企业管理链条流畅化。长期以来，石油企业因其生产特殊性，企业所需设备众多，人员众多，因而进行内部管理时，管理难度较大。这就要求办公室通过提升管理效能帮助企业改变管理思想僵化、体制机制较为落后等弊端。同时，充分利用现有资源，实现石油企业内部资源的优化配置，人员管理的灵活化。具体来看，办公室要协调相关运营维护人员对企业内部设备的流畅化管理，协助管理层组建运营管理团队，拓展管理思路。这有利于充分调动人员工作积极性，不仅能够鼓励员工能够为企业发展出言献策，更能够使之以更加饱满的工作热情投入到生产过程中。因此，办公室将企业管理链条流畅化，能够保证石油企业生产管理工作顺利开展[2]。
第三，实现企业管理过程可控化。管理过程可控化是当前石油企业面对的管理挑战，因此，办公室是否对领导指令给予充分的重视、是否能够全面理解灵活领导指示的真正内涵，并根据相应内容做出可控化的管理安排是石油企业办公室效能高低的重要反映。因此，办公室在管理过程中时刻要保证十分重视、全面理解，并对执行过程进行全程监督。只有这样，才能达到企业各项工作能够完成到位，各级职能部门的作用才能得到充分发挥，管理过程的每一项环节才能做到有理有据、真实有效，最终实现管理过程可控化，推动石油企业的健康快速发展。
二、影响石油企业办公室管理效能提升的因素
（一）管理观念落后
石油企业在很长一段时间内都处于快速发展阶段，企业办公室的管理思想观念要有了一定程度的提高与创新。但是，部分单位的一些办公室管理人员由于对自身能力把握不够准确、定位不够清晰且受传统落后的管理观念影响，在旧有思维定式的桎梏下，即便在新的现代化办公环境中，仍习惯于以固有的传统思维模式与思考方式对待办公室工作，全局性较差、预见性不强。这种管理观念与管理思想上的局限性表现为在办公室工作中习惯进行简单粗放的指挥、监督与控制，对企业业务变化准备不足、对企业员工思想变化重视不够，使得办公室的管理效能得不到更好地提升。
（二）管理制度不够完善
完善的制度保障是石油企业办公室展开管理工作顺利开展的前提，企业发展办公室管理制度也在不断进行改进。然而，办公室管理工作中仍存在一些制度性不足，例如管理工作中权责混乱，其后果是为办公室工作人员有时需要超负荷工作的同时而在一些其他缺乏相关制度的情形下又执行处置一些事务不及时。总体而言，办公室工作是一项极为复杂的工作，需要处理众多问题，而管理制度的不完善则会消耗管理人员更多的时间与精力，降低整个办公室管理效能。
（三）管理水平不高
一般来说，石油企业均为规模较大的企业，其办公室管理水平总体来看相对较高，但是石油企业作为传统能源企业，其办公室管理效能仍有较大的提升空间。在大多数场景下，办公室管理工作仍以处理领导交待事物为主，管理工作中也包含大量的日常性事务和临时性事务。长此以往。就会造成办公室管理工作中经常忽视信息采集和调研工作的重要性，也没有发挥其应发挥的相关监督作用。究其原因在于办公室管理人员主动思考的意愿不强，监督能动性较低，管理水平提升速度较慢。最终使得办公室管理效能不高，因此，管理水平是影响办公室效能的重要因素，提升空间巨大。
三、提升石油企业办公室管理效能的有效建议
（一）更新观念，重视学习
在新时代背景下，石油企业办公室管理方式必须与时俱进，要做到对于传统管理理念取其精华、去其糟粕，将新观念、符合石油企业发展的观念运用到实际管理服务工作中。并且，更新管理观念、重视理论与实践学习不能仅仅停留在在字面意义上，更要将新理论、新观念运用到办公室实际工作中，勇于探索实践新的管理模式，打破传统管理观念的束缚。
办公室工作人员特别是管理人员要清晰地认识到知识与经验只有通过学习与实践才能得到，只有通过不断学习、不断更新自身管理经验，才能进一步优化自身知识结构，提升自我思想境界。办公室管理要注重培养创新思维，要克服管理过程中遇到的难题，创造出适合本单位的新思维与新方法，使得石油企业办公室内部思维更加活跃、观念更为先进，最终实现管理效能提升。
（二）加强制度建设
在企业生产经营过程中，办公室管理程序明晰规范不仅能够提高办公室本部门管理效能，也能够带动相关部门工作积极性与效率的提升，更重要的是能够对企业整体管理创新起到关键促进作用。因此，办公室的日常事务与管理事务都要做到有章可循，要建立同时具有优秀现代企业普遍共有和现代石油企业特有的办公室规章制度，并要求其体现科学性、规范性和系统性等特征。要进一步针对石油企业办公室工作的特点与规律，制定激励与监督每位办公室管理人员的按照规章办事的制度。同时，制度要保证每位管理人员能够拥有与其责任相匹配的管理权限，来约束办公室及其他部门人员的行为。除此以外，制定办公室规章制度时也要充分考虑员工的情感因素，充分调动其主观能动性，增强员工对企业的认同感。
（三）提升人员素质，提高服务水平
办公室作为石油企业内部十分重要的部门，其人员应具备良好的职业素质。提升办公室工作人员的良好思想道德与积极工作态度等素质，有助于实现石油企业办公室管理模式的创新、管理效能的提升。一个员工的思想素质决定了其是否具备进取的创新精神与能力，因此辦公室管理过程中首先要加强思想道德素质建设。在此基础上，要培养办公室管理人员掌握综合业务的能力，这是由办公室管理工作所具有的较为繁琐且业务涉及面较宽的性质所决定的。只有办公室管理人员掌握了扎实的专业理论与实践能力，在结合工作中具体科学知识，才能够提高办公室管理工作的效能。
参考文献：
[1]王昊.石油企业管理中办公室工作的重要性分析[J].现代国企研究，2019，156（06）：44.
[2]林浩然.浅析石油企业办公室管理工作模式的创新[J].办公室业务，2016（10）：48-48.
