论文件运动的核心概念
摘 要：文件形成活动和现行价值不僅是档案学的重要概念，而且还是文件运动理论研究的核心概念。以往的研究之所以出现瑕疵，主要是由于对这些基础概念的内涵与外延界定不清，把握不准所致。文件形成活动是贯穿于文件运动全程的主线，是文件运动规律的本质反映，同时也是文件价值形态转化的重要观察窗口。现行价值的价值主体与文件形成者、受文者密切相关，其价值形态与文件双重价值存在必然联系，其价值作用范畴也有特定的时空范围。对核心概念界定不清或脱离核心概念可能会误认为文件运动可以出现回流或逆向、横向等现象。
关键词：文件形成活动；现行价值；文件运动规律
Abstract： The activities of records formation and current values are not only important concepts of archival science， but also the core concepts of records movement theory research. The reason for the disputes in the past research is mainly due to the unclear definition of the connotation and extension of these basic concepts. The activity of records formation is the main line running through the whole process of records motion， and it is the essential reflection of the law of records motion. The value subject of the current value is closely related to the documentary and the recipient， and its value form is inextricably linked with the double value of the document， and its value role category also has a specific time and space scope. Unclear or disengaged from the core concepts may mistakenly believe that document movements may recur or reverse， and horizontally.
Keywords： The activities of records formation； The current value； The law of records motion
纵观文件运动理论研究的发展历程，学界对文件运动规律的认识经历了由浅到深，由单一到丰富的渐变过程。学者们从不同的实践背景或角度出发都可以描述和揭示各异的文件运动规律，于是出现了目前多种文件运动理论或学说并立的局面。诸如文件生命周期理论、电子文件生命周期理论、文件连续体理论、科技文件运动规律等各种理论，还有文件（运动）理论模型、文件跳跃与回流运动论、文件纵横运动论、文件螺旋式运动论等各种学说，形成多种理论或学说并存、并立。虽然各个理论或学说在建构过程中都有相对明确的内容和价值取向，而且也有比较清晰的研究对象和领域，但是这些理论或学说并没有实现在同一文件运动理论系统中的完全耦合，甚至还出现理论与理论之间的排斥，学说与学说之间的争执，以及同一理论内容的前后矛盾。之所以如此，究其根源在于研究者们不注重对文件运动理论的核心概念、重要概念的把握和建设。鉴于此，本文从影响理论建构的根基——基本概念入手重新诠释文件运动的核心概念，通过多角度、多层次、立体式地分析其内涵，使其更加明确而清晰，以期对科学建构理论和有力解释档案现象有所帮助。
1 “文件形成活动”是文件运动理论研究的重要概念
1.1 文件形成活动是贯穿文件运动全程的主线。文件形成活动是文件客体属性的源头和基础，也是认识文件的重要窗口，通过文件形成活动就可以牢牢抓住文件客体的属性。吴品才教授认为“文件形成活动是文件产生和推动开展的那个活动，它不仅反映了文件形成的过程，更是体现和反映了文件形成的目的”[1]。文件形成活动有别于文件制作活动，它是文件得以形成的根本原因。笔者进一步认为文件形成活动主要包含两个层面的内容：一是文件形成活动主要是指文件内容所反映的业务活动，这是大多数文件或者说理想状态下文件所共有的特性；二是文件形成活动还可以是文件制作形成者的思想意志活动[2]。在现实中，文件的形成可以归结为上述两种基本情形。第一种情形比较普遍，相对容易理解。而第二种情形则属于个例，当文件内容所反映的业务活动无法开展或不存在，但是文件确已产生，那么文件制作形成者的思想意志活动便可成为文件的形成活动，内容失实的档案或伪误档案就属于这一类。从严格意义上说，文件运动变化需以其形成活动为基础，不存在脱离于文件形成活动的文件运动。亦即，文件运动只能以文件形成活动为主线进行价值更替变化的抽象运动。文件形成活动的组织和酝酿期是文件运动的前期准备阶段或文件制作形成阶段，文件形成活动的开展及其目标的实现是文件运动到现行期的标志即现行文件阶段，而文件形成活动进入终止状态即意味着文件生命有可能被终结，或者文件形成活动本身所具有的属性有可能被其他相关社会实践活动利用而延续生命。可以这么说，文件价值是文件运动的根本动力，而文件形成活动则是贯穿文件运动全程的主线，其基础性地位和作用毋庸置疑。
1.2 考量文件价值应建立在文件形成活动之基础上。人们对文件客体属性变化最直接、最直观的感受就是文件本身，尤其是文件所反映的内容信息或者业务活动，而这归根结底都只能指向文件形成活动。“文件运动唯一的动力源泉是文件价值类型的呈现及其变化，而文件价值类型的变化受文件客体属性变化的制约。”[3]文件价值是社会主体对文件客体属性的一种肯定关系，而文件客体属性又是通过文件形成活动来集中体现。因此，文件价值形态的变化受制于文件形成活动的变化。文件形成活动由组织和酝酿、开展和执行到完成或终结的变化过程决定着文件价值的更替变化，文件形成活动运行到哪一阶段就决定着文件将呈现什么样的价值形态。显而易见，现行价值和非现行价值的划分直接体现了文件形成活动的变化过程。即便是依据文件价值的作用对象分为第一价值和第二价值的文件双重价值理论，也需立足于特定的文件形成活动，否则是不成立的。另外，在文件或档案价值鉴定中同样需要立足于特定的文件形成活动，甚至可以说价值鉴定很大程度上是对文件形成活动的鉴定。因为“谁是形成活动，那么文件或者档案就是它的原始记录；换言之，文件或者档案是其形成活动的原始记录，它只真实地记录着其形成活动的全过程，而非其他”。[4]文件形成活动的重要性和完整性直接影响着文件的取舍和价值大小。在数字时代，当学界对“来源”有了更深刻的认识，即普遍认同“来源实质上与多样的职能及活动关系相联，而不是主要与其初始的组织结构位置相联”[5]这样的共识之后，基于职能来源的宏观鉴定法所强调的“对文件或记录的职能来源进行鉴定”[6]中的职能来源与本文提到的文件形成活动或形成文件的社会实践活动并无二致。不言而喻，宏观鉴定法的基本思想集中体现了文件价值与文件形成活动固有的内在联系，而且要求在开展档案价值鉴定时需充分考虑形成文件或记录的社会实践活动。在档案工作中，价值鉴定是一大难题，这除了价值鉴定本身的复杂性外，还有一部分原因是档案工作人员对一些文件的形成活动缺乏必要的了解，不熟悉文件形成的来龙去脉，所以难以对文件或档案作出有效的价值判断。文件价值形态的变化与文件形成活动密切相关，考量文件价值应建立在特定的文件形成活动基础上。
2 界定档案学意义上的“现行价值”概念
2.1 国内外对“现行价值”的相关表述。档案学研究经常会使用到“现行价值”，尤其是在文件运动理论研究中更是绕不开这一概念。比如现行文件具有现行价值，这就是经常能看到的表述，也是基本常识。按理说，研究者们对“现行价值”应该比较熟知，对概念内涵及本质的把握也应该比较准确。但事实并非如此，当遇到一些特殊文件在作复杂性运动时，“现行价值”往往未能得到合理的解释和运用，甚至出现误用。在进一步分析“现行价值”之前，先来认识国内外档案学者对其及与之相关概念的理解。阿根廷知名档案学家曼努埃尔·巴斯克斯教授认为：“‘现行就是一份文件为了完成或达到其为之形成的目标而具有的法律的或行政的效力或力量；‘现行期则是文件用作指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具，或者从一般意义上说是为完成其内容规定的任务或达到其为之而形成的目标而发挥作用的阶段。”[7]我国档案学者也有相类似的表述，例如，傅荣校这样概括：“现行作用——是文件内容针对的活动正在进行之中，文件对其形成者（或使用者）的作用。（此时显示的是第一价值）”[8]陈琼认为：“文件现行效用是指文件对实现其制作和使用的直接目的所具有的作用，是发文者与受文者特定关系的体现。”[9]曹洪斌则简单表述为：“所谓现行性，顾名思义，就是正在执行、施行之意。”[10]综合各种相关定义，无论是表述为现行价值，还是现行效用，抑或现行性，大家对其本质的认识基本是一致的，那就是文件正在发挥信息传递和活动控制功能，或者说与文件内容相对应的业务活动正在执行、施行。然而，在实际的研究当中将“现行价值”停留在这一认识层面是远远不够的。认识“现行价值”离不开特定的价值主体，也即文件对谁产生这样的现行效用，这是构成文件价值关系的核心要素。此外，“现行价值”作用的时空范围及其与其他价值形态的关系等等都需要进一步梳理和明确。
2.2 现行价值的核心要素
2.2.1 文件形成者是构成现行价值的第一个价值主体。文件对其形成者来说具有表达意志、传递信息以及对业务活动的管理、控制功能，说明现行价值的第一个价值主体首先应该是文件的形成者。如果文件所发挥的信息传递和活动控制功能与文件形成者无关，或者文件形成者并未參与其中，那么构成现行价值的价值主体是残缺的。甚至可以说，此情形的现行价值不是真正意义上的现行价值，而且是违背常理的。因为文件产生形成的初衷首先是为了其形成者服务，对其形成者具有某种功用。对于一般的公文类文件来说，现行价值的价值主体与其文件反映的业务活动联系比较紧密，权责明晰，而且业务活动难以复制，所以公文类文件的形成者与现行价值是紧密联系在一起的。而某些科技文件则大不一样，由于与其相对应的业务活动的可复制性，再加上文件与原形成者的联系不是很紧密，即便该文件已经成为历史文件，那么其内容所反映的业务活动依然可以在新时空中重新运转，重现出执行、施行之意。比如古代宫廷建筑图纸用于当今的仿古建筑设计，某一机械零件产品停产之后又重新启用其原设计图纸投入到新的生产线恢复产品生产。当然，我们不能将这种穿越时空而呈现的价值称为现行价值，只能说是一种参考价值。因为文件的原形成者已不复存在，文件发挥的信息传递和活动控制功能也不是对文件原形成者而言的。
2.2.2 文件受文者是构成现行价值的第二个价值主体。文件受文者是文件现行价值的第二个价值主体，文件对其受文者来说具有依据功能。当文件受文者接收到文件形成者所制发的文件，受文者即可按照文件形成者的行文意图执行、施行文件内容所反映的业务活动。此时，文件对受文者来说具有一种办事的依据作用，用以明确受文者只能严格按照文件内容规定的任务或者行文意图去开展相关活动，实现行文目的。这就是现行价值在受文者上的具体体现。还需强调的是，这里的受文者是文件的既定受文者或原始受文者，而不能理解为接收到文件的任何主体，不应将文件的受文者随意扩大化。否则，将会影响到对现行价值的准确理解。一旦文件现行价值的第二个价值主体（文件受文者）与文件的既定受文者或原始受文者不一致，将无法维持和体现文件形成者和受文者在其业务活动中的既定关系及地位。例如，一份具有商业机密的科技文件被第三人窃取，该文件内容对第三人确有现实使用的价值，但这种使用价值并非现行价值，而是一种参考价值或情报价值。因为第三人不是文件的既定受文者，与现行价值无法构成价值关系。或许可以将思考向前推进一步，假如第三人使用的文件办理完毕，那么该文件也是无法成为第三人与文件形成者开展相关活动真实的历史记录的。所以，现行价值的第二个价值主体（文件受文者）只能是文件的既定受文者或原始受文者。
2.3 现行价值与文件双重价值的关系。通过上文分析得知，文件现行价值有两大价值主体，一是文件的形成者，二是文件的受文者。文件对其形成者而言，具有指挥或控制功能；文件对其受文者而言，具有依据作用。不管是指挥、控制功能，还是依据作用，均体现了现行价值在文件形成者和受文者两个不同主体上的作用形式。现行价值与其价值主体的关系可以这样概括：现行价值只能表现为对文件形成者和文件受文者的价值。到此，或许会发现这一表述与谢伦伯格的文件双重价值存在一些惊人的相似之处。谢伦伯格原先将文件第一价值的价值主体视为文件的形成者，后来何嘉荪教授对谢伦伯格的文件双重价值理论作了适当发展，认为文件第一价值的价值主体，既指文件的制作形成者，也指文件的原始接受者[11]。可见，文件现行价值的价值主体与经过理论发展后的文件第一价值的价值主体是完全一致的。因此，判断一份文件是否具有现行价值，首先要看它是否存在第一价值；该文件对怎么样的主体能够产生现行价值，关键是要看该主体与第一价值的价值主体是否吻合。到此可以形成这样一个认识：现行价值只能表现为第一价值，但是第一价值并不只有现行价值。文件第一价值比现行价值更广，不是所有具有第一价值的文件都呈现出现行价值。与现行价值对应的文件类型是现行文件，在此笔者有必要对现行价值和现行文件的价值作一区分。现行价值只能表现为第一价值并不等同于现行文件只有第一价值，很多现行文件都具有第二价值。现行文件除了具有对文件形成者和受文者的现行价值外，还有对其他利用者的参考、情报等非现行价值。
2.4 现行价值在时空维度上的作用形式。文件只在特定的时间维度和空间领域发挥现行价值效用，离开既定的时空范围，文件现行价值将不复存在。首先，从时间维度上看，文件现行价值发挥效用的时间应与文件形成活动（业务活动）反映的时间相符，或者文件的形成或发送与其既定时间一致。不存在超越时间范围的业务活动的重现和现行价值“回流”，即便某些历史文件反映的业务活动在现今可被成功复制用于开展与之相关的社会实践活动，但是时光无法倒流，此前已经消逝的各种情景无法原原本本呈现。因此，文件只要履行完现行使命，其现行价值随即消失，而且不可逆转。其次，从空间领域上看，文件现行价值发挥效用的空间应与文件形成活动（业务活动）一致。与文件内容相对应的业务活动是文件现行价值发挥效用的唯一领域，不应脱离于既定的业务活动谈现行价值。在现实当中，确实存在某些科技文件可以横跨多个业务活动的空间领域，按照原有的文件内容和使命，遵循原有的文件运行轨迹重新运转的现象。但是这种情形不是文件现行价值在与其相关的业务活动中的再现，而是其他文件价值类型在起着参考或情报价值作用。因为，文件是特定业务活动的产物，而且文件与其业务活动是一一对应关系，在特定业务活动中产生的文件，其现行价值只能针对该业务活动而言。一般来说，公文类文件现行使命履行完毕后，很难再跨越时空按原文件内容和使命重新运转。认为某些科技文件可以出现“现行价值”的“起死回生”，主要是对“现行价值”的误读误解造成的。从科学的文件管理角度看，应该严格遵循“一事一文”原则。每一项重要的业务活动都应该有相关的文件与之相对应，直接套用其他业务活动的文件开展自己的业务是一种想当然的、脱离实际的想法。
3 对核心概念界定不清或脱离核心概念可能带来的后果
3.1 认为文件会发生回流运动或横向运动。无论是何嘉荪教授的文件回流运动论[12]，还是吴品才教授的文件横向运动论[13]，均认为已经完成现行使命的非现行文件可以“起死回生”重现现行价值。然而，这里的“现行价值”并非真正意义上的“现行价值”。对于已经失去现行价值的文件而言，产生现行价值的客观条件——文件形成活动（业务活动）已经逝去不复返，离开特定的文件形成活动谈现行价值不仅毫无意义可言，甚至还会引发不必要的争论。在文件的回流运动论和横向运动论中，所谓的“现行价值”并不都表现为第一价值，其价值主体也与文件第一价值的价值主体不相吻合，即现行价值的价值主体不是文件的原始形成者和既定受文者，而是利用文件的第三人或者说是其他利用者。在科技文件管理中，倘若科技文件与其内容所反映的实物不尽一致时，是允许对该具有现行价值的科技文件进行修改或补充的，这也正体现了科技档案形成的“動态律”[14]。当实物发生变动时，这一做法能够保证科技文件内容与其所反映实物的一致性。当然，诸如病历档案、人事档案等一些专业性强的专门档案同样可以采取类似的管理方法。不过，这样的做法只适用于具有现行价值的现行文件，如果是已经失去现行价值的历史文件，是不允许对其作任何修改的，历史记录的原貌需要原样保存。如果认为“古代建筑图、古代宫廷菜谱”等文件在现今还具有现行价值，那么当这些文件与现在所开展的业务活动不完全相符时，也允许对文件作相应的修改或补充。很显然，这是违背档案工作原则的。实质上这些文件已经是历史文件，文件的历史原貌要得到充分维护和保持。如果违背这一客观规律，历史文件被视为再次呈现现行价值的现行文件进行管理，必将伤及档案的本质属性。
3.2 混淆文件运动与文件利用活动。文件运动是文件内在的、本质的抽象运动，其驱动力是文件价值，而文件利用活动则是文件运动的具体表现形式。鉴于此，才有学者认为：“文件横向运动与档案利用是有区别的。”[15]由于利用主体的需求不同，文件利用活动会呈现出多样化，与文件运动并不是一一对应关系，即同一文件运动阶段可以表现出各有差异的文件利用活动。处于现行期的文件，对不同利用主体具有不同的价值，对文件形成者和受文者而言具有现行价值，体现的是第一价值；而对其他利用主体来说则是一种参考或情报价值，体现的是第二价值。文件进入非现行阶段，对文件形成者和受文者而言具有凭证价值，体现的是第一价值；同样，对其他利用主体来说则是一种参考或情报价值，体现的是第二价值。现行价值是文件运动到现行期所特有的，是维系和体现文件形成者和受文者的固有关系及地位的一种价值关系，是其他利用主体不享有的。文件回流运动论和文件横向运动论认为文件进入非现行期后可以再现现行价值。其实不然，所谓的“现行价值”重现实际上是文件形成者和受文者以外的其他利用主体对文件的利用，文件发挥的是参考或情报价值，体现的是第二价值。这种情形既不是文件的回流运动，也不是文件的横向运动，而只是一般的文件利用活动。文件运动与文件利用活动虽有一定的联系，但两者不能等同，更不能混淆使用。
综上所述，认为文件可以发生回流（逆向）运动、横向运动的理论观点都有一个共同的缺陷，那就是没有将文件运动根植于特定的文件形成活动中进行考量，并由此导致对“现行价值”概念理解的失当。然而，文件形成活动和现行价值恰恰是文件运动理论研究的核心概念，在复杂性文件运动的解析中具有不可忽视的作用。
*本文属广西民族大学引进人才科研启动项目“西方档案学理论中国化进程中的时代化研究”（2017MDSKRC10）研究成果之一。
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（作者单位：广西民族大学管理学院 来稿日期：2018-08-17）
