对高校学生档案收集整理问题的思考
刘子侠
摘 要：鉴于高校学生档案在收集整理方面存在的问题，可以从干部人事档案的政策法规、归档范围、档案整理三个方面为高校学生档案收集整理提供参考进行可行性论证。高校档案部门可以据此参考，从建立学生档案管理制度、完善学生档案归档范围、规范学生档案收集整理三个层面进行考虑，从而解决高校学生档案收集整理方面存在的问题。
关键词：高校学生档案；收集；整理
Abstract： In view of the problems existing in the collecting and sorting of University student archives， the feasibility of this paper can be demonstrated from the following three aspects： the policies and regulations， the scope of archives and the collation of archives about the cadre and personnel archives. According to the reference， the University Archives Department can consider from this three aspects： establishing the student archives management system， perfecting the student archives archiving scope and standardizing the student archives collection and collation， so as to solve the problems existing in the University student archives collection and collation.
Keywords：University student archives；Collection；Collation
2008 年国家教育部、国家档案局联合颁发了《高等学校档案管理办法》（简称27 号令），它规定了高校档案机构管理职责，并将学生类档案列入高校档案的管理范围。在27号令中，高校档案机构的管理职责第三项规定：负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；学生类档案的归档范围：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。由此可见，27号令虽然对高校档案机构的管理职责和文件材料的归档范围作出了规定，但是对学生档案的归档范围并没有作出进一步的详细规定，更没有对学生档案归档材料的整理作出明确要求。随着学生毕业，学生档案被投递至各用人单位，作为用人单位核定工资、评定职称的重要依据。由于学生档案量大，时间紧，各高校仍然按照以往惯例收集整理学生档案，致使学生档案的收集整理具有严重的随意性。而在实际工作过程中，笔者也发现各高校寄来的学生档案存在不少问题，基于用人单位人事档案管理的视角，有必要将问题前移，追根溯源，从根本上寻找解决之策。
1 高校学生档案在收集整理方面存在的问题
1.1 在材料收集方面，缺少材料的情况大量存在。由于对新生档案把关不严，有些高校毕业生的档案中缺少高中材料。还有些高校不把學士学位授予材料作为归档内容。有些毕业生档案甚至缺少《就业报到证》。党团材料、奖惩材料缺少的情况也时有发生。对于博士而言，缺少报考博士研究生专家推荐信的情况就更加常见。例如，从上海理工大学招聘的应届毕业博士的档案看，很多都缺少报考博士研究生专家推荐信。笔者向一些高校了解情况后发现，专家推荐信并不属于其学生档案的归档范围。
1.2 在档案整理方面，学生档案整理处于无序状态。档案材料排列无序，随便散在档案袋中；档案内没有规范的卷内目录；档案材料没有系统的编页。此外，还经常出现学生档案袋套叠的现象，即一个档案袋套一个未开封的档案袋和一些散材料，未开封的档案袋里再套另一个未开封的档案袋和一些散材料，导致一个档案袋里面装有数个无用的档案袋。
1.3 在材料鉴定方面，归档材料的鉴定缺失严重。有些档案材料缺少关键要素，如缺少意见、公章、签名和时间等。例如，从上海理工大学引进应届毕业博士的档案看，经常会有报考攻读硕士（博士）学位研究生登记表中缺少录取单位意见和负责人签字的情况；在高校毕业生登记表、毕业研究生登记表中经常出现缺少本人签名、漏盖公章的情况。
2 干部人事档案成为高校学生档案收集整理参考可行性的论证
2.1 干部人事档案工作发展至今已比较成熟，为建立学生档案管理制度提供参考。为规范全国干部人事档案工作，中共中央组织部等相关部门相继出台了《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》等法规性文件；目前在继续执行《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）的基础上，中组部又印发了《关于完善干部人事档案材料的通知》（组通字[2017]25号），更加规范了干部人事档案材料的收集工作。一系列配套的相关政策法规和规章制度，加上多年的实践探索，使得我国干部人事档案工作已经趋于成型。干部人事档案工作的经验值得高校学生档案借鉴和学习。高校学生档案和干部人事档案有关收集整理方面的法规文件有：学生档案方面的《高等学校档案管理办法》，干部人事档案方面的《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》《干部人事档案材料收集归档规定》《关于完善干部人事档案材料的通知》。
2.2 干部人事档案归档范围完整，为学生档案制定归档范围提供参考。随着时间的推移和档案相对人身份的改变，学生档案在学生毕业步入社会之后会演变为干部人事档案或其他类型档案。可见，学生档案与干部人事档案是一脉相承的。高校学生档案参照干部人事档案的归档范围进行材料收集，有利于日后干部人事档案的齐全与规范。
2.3 干部人事档案整理规范，为学生档案整理提供参考。第一，干部人事档案要求归档材料必须是办理完毕的正式材料，归档材料的手续要完备。第二，干部人事档案对归档材料的载体作出规定，载体适用A4型的公文用纸。第三，干部人事档案要求归档材料的字迹必须是铅印、胶印、油印或蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等不符合档案保护要求的记录材料书写。
3 对高校学生档案收集整理的几点建议
3.1 建立学生档案管理制度。各高校有必要根据27号令，参照干部人事档案的政策法规，结合本校实际情况，制定本校的学生档案管理制度，使学生档案收集整理工作具有实际可操作性。有时尽管已经制定相关制度，有些归档材料仍未必能收到。例如，有些高校并没有形成硕士研究生登记表、博士研究生登记表等材料；还有些高校此类材料已经形成，相关部门按照以往惯例认为无需归档。此时，制度的嚴格执行成为关键。因此，学生档案的收集整理工作单纯依靠档案管理部门实难完成，因为很多问题存在于材料形成部门。这就需要高校领导要求相关部门严格遵循学生档案管理规章制度，应该形成的材料必须形成，需要归档的材料必须归档。
3.2 完善学生档案归档范围。归档范围作为学生档案规章制度的重要组成部分，笔者认为大致可以分为以下八类：第一类，学历材料，主要包括以下五个方面：（1）高中材料，包含高中毕业生登记表、高考报名表；（2）本专科材料，包含高校学生登记表、学生成绩单、高校毕业生登记表、授予学位的材料（本科）；（3）硕士研究生材料，包含报考攻读硕士学位研究生登记表或全国免推硕士（博士）学位研究生登记表、硕士研究生登记表、成绩表、硕士毕业研究生登记表、授予硕士学位决定及有关材料（参加硕士单独考试的，要有专家推荐表）；（4）博士研究生材料，包含专家推荐信、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表、成绩表、博士毕业研究生登记表、授予博士学位决定及有关材料；（5）休学、退学等学籍异动材料。第二类，自传、考察、考核材料，主要包括入学期间所写自传、学年考核表等。第三类，奖惩材料，主要包括优秀学生登记表、优秀毕业生登记表、奖学金登记表、参加各类比赛的获奖材料，以及受处分、解除处分相关材料。第四类，党团材料，主要包括以下两方面：（1）入团材料，包含入团志愿书、入团申请书；（2）入党材料，包含入党志愿书、入党申请书、转正申请书。第五类，政审材料，主要包含攻读硕士研究生政审表、攻读博士研究生政审表、入党政审材料等。第六类，出国（境）审批材料。第七类，有工作经历的个人人事档案材料。第八类，其他可供社会或学校录用人才时参考的材料，主要包含就业报到证（派遣证）、反映严重慢性病或身体残疾的体检表等。
3.3 规范学生档案收集整理工作。完善现有学生档案工作中的薄弱环节，使学生档案收集整理更加有序、规范。材料形成部门应严格按照归档范围形成材料的要求进行归档。学生档案管理部门应按照档案整理工作的要求对归档材料进行整理，使学生档案的归档、整理工作基础更加牢固。
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（作者单位：上海理工大学档案馆 来稿日期：2018-09-20）
