国家档案馆公共服务动力机制探析
申晓晶
摘 要：目前我国国家档案馆的公共服务能力有待进一步提升。当国家档案馆拥有较为适度的运行动力时，才能保持稳定、持续的发展态势。国家档案馆需要从资源建设、管理体制、技术平台、社会环境和监督机制五个角度，构建激发内生动力、聚焦外部动力的机制，进而提升公共服务能力。
关键词：国家档案馆；公共服务；动力机制
公共服务型档案馆是我国国家档案馆的未来发展趋势。针对公共服务的拓展、档案资源的有效开发、档案馆的建设运营等问题，国内学者和档案工作者进行了许多有益的探索。但是对国家档案馆公共服务的动力因素却鲜有讨论，本文探讨国家档案馆公共服务发展的动力源，厘清国家档案馆发展的动力机制，以期有效地提升国家档案馆的公共服务能力，更好地服务于社会和公民。
1 国家档案馆公共服务发展的动力观
国家档案馆由全民税收支持其经费开支，行使公共服务职能是其使命所在和立馆之本。目前我国国家档案馆的公共服务能力有待提升，要充分发挥公共服务能力，须有适度、良性的动力支持。所谓国家档案馆公共服务的动力，是指推动其开展公共服务的动力来源及其诸要素的相互作用。国家档案馆公共服务的稳定良好发展是内因和外因共同作用的结果，即内外动力综合作用推动其公共服务能力不断发展。
此外，事物普遍是以系统的形态存在的。显然国家档案馆自身是一个由若干要素组成的有机系统，其内部的结构要素，即各子系统，以一定的结构形式相互聯系、相互作用，使国家档案馆得以行使公共服务职能，提供优质的档案信息资源以满足社会公民需要。各子系统性质和功能主要围绕公共服务职能而形成，且在促进公共服务职能方面目标越协调一致，运行推动力就越大，公共服务效果就越好。通过改变各子系统的结合方式，可实现国家档案馆公共服务职能的最大限度发挥。同时，国家档案馆具有开放性，与公民个体、社会团体、科研机构和政府部门等外部环境之间不断地发生能量、信息的交换，积极的外部环境会作用于内部子系统，推动国家档案馆公共服务的发展。系统观要求人们着眼于整体，正确认识和处理系统中的整体与要素之间、各要素之间，以及系统与外部环境之间的关系，实现系统整体功能的最优化。
2 国家档案馆公共服务实现的动力分析
国家档案馆公共服务的动力源分为内部结构要素和外部环境两类。内部结构要素是其行使公共服务职能的内生动力；外部环境是其行使公共服务职能的外在动力。二者相互作用形成合力，推动国家档案馆公共服务职能的发展。
2.1 国家档案馆公共服务发展的内生动力
2.1.1 价值子系统是国家档案馆公共服务发展的驱动力。在运作过程中对公共资源、公共政策和公共资金的占有和利用，决定了国家档案馆的公益性质。国家档案馆的公益性质，要求其承担保存社会记忆、提供馆藏档案资源利用等公共责任，具体表现为馆藏档案资源和档案馆服务的公共性、社会性、服务性等。公益性质和公共责任是国家档案馆存在和发展的价值系统。
2.1.2 资源子系统是国家档案馆公共服务发展的原动力。档案馆提供稀缺的社会资源，即档案及其编研成果或与之有关的服务。档案资源承载了人类记忆和历史文化遗产，能够满足人们特殊的信息需求。档案凭证价值的真实性和稀缺性，使人们对档案资源保有一种信任感，国家档案馆公共服务恰恰应传承这一特质。
2.1.3 组织子系统是国家档案馆公共服务发展的牵引力。组织子系统是合理配置国家档案馆的内部资源，为实现公共服务这一目标而遵循相应的规则和程序构成的一种责权结构安排和人事安排，具体表现为建立健全管理机构，合理配备工作人员，制定完善内部规章制度，营造文化氛围等。组织子系统可有效规范个人、群体、组织和机构的行为活动和相互关系，最大限度地保障内外部环境相互影响，实现交流协作。
2.1.4 技术子系统是国家档案馆公共服务发展的推动力。技术子系统由支持档案资源管理和利用者查询档案信息的技术网络及信息工具所组成，包括电子计算机和现代通信技术等各种科技手段。技术子系统为国家档案馆公共服务发展提供了技术支撑。
四个子系统相互作用，相互支撑，共同促进国家档案馆实施公共服务职能。
2.2 国家档案馆公共服务的外在动力。国家档案馆是一个开放性系统，其内部结构要素与社会政治、经济、文化以及科技等外部环境之间不断地发生能量、信息的交换，积极的外部环境作用于内部子系统，推动国家档案馆公共服务的发展；消极的外部环境作用于内部子系统，对国家档案馆公共服务的发展产生阻碍作用。当前国家档案馆面临着如何与社会协调发展的现实问题。伯恩特·弗里克松说：“档案产生于社会，档案行为也在社会中进行。其中最关键的不仅仅在于对于档案和档案行为的理解，更在于从社会背景的角度对它们分析。”国家档案馆公共服务的发展需要良好的外部环境为其保驾护航。这种外部环境包括政府的政策扶持、法律法规的规范、社会观念的更新、国内外成功案例的示范等。
3 构建我国档案馆公共服务动力机制
国家档案馆要从资源建设、管理体制、技术平台、社会环境和监督机制等五个角度，构建激发内生动力、聚焦外部动力的机制，不断提升公共服务能力。
3.1 构建国家档案馆资源建设机制。整合档案资源，挖掘潜在价值，使档案凭证价值及可持续利用成为国家档案馆公共服务的最原始动力。要扩充档案资源，改善馆藏结构，进行优化配置，满足人民群众的多样化信息需求。设立研究基金，以项目资助的方式，促进馆藏档案价值的发现和利用，构建多方共建、全面覆盖、社会共享的档案资源体系。加快国家档案馆基础设施建设，馆舍选址、建筑风格和内部功能布局等要以亲近公众、方便公众为原则，符合建设标准，展示开放的公共形象。如，美国国家档案馆就以其人性化设计、现代化装备、科学合理布局，最大限度地贴近和便利公众。
3.2 加强国家档案馆的管理机制建设。着眼长远，及时改革现有行政管理体制，并解决好后续问题，引导国家档案馆向公共档案馆的职能转变。管理层要调整档案工作人员的专业结构，同时要让他们参与决策，提高工作人员的公共服务的效率。积极创新服务方式，为用户提供不同层次、多种类型的个性化服务，推动档案信息化服务平台建设。借鉴学习国外档案馆的档案文化产品商业运作模式，深度挖掘档案文化，研发文化创意产品，提供多元化服务，通过营销新方式增强市场服务功能，增加经费来源。
3.3 推动档案信息化服务平台建设。互联网时代，国家档案馆公共服务要与时俱进，不断符合用户习惯，利用计算机数据库技术、搜索引擎技术，建立以数字化信息为档案管理内容、以计算机为管理手段、以网络传递为利用方式的新型档案管理与服务系统，构筑信息化平台，为提供可靠、高效、绿色、便捷的档案馆公共服务创造条件。同时，也可借由新媒体等媒介，加强与公众互动，展示国家档案馆的亲民形象，为档案馆公共服务营造和谐、开放的氛围。
3.4 创造良好的外部环境
3.4.1 完善国家法律法规。公共服务程度较高的国家，均有健全规范的法律制度并严格执行。建议《档案法》明确规定公立档案馆的公共服務职责和建设要求；与国际接轨，将国家档案馆更名为公共档案馆，并明确建设要求，将公共档案馆建设纳入法制化轨道。完善法律法规，既保障公民及时了解档案信息，又避免档案信息因公开不当而造成不应有的损失，确保信息安全。
3.4.2 政府倡导“资源共享”原则。联合档案馆、图书馆、博物馆等公益性文化事业机构，整合文化资源，实施共建共享，增强文化资源的社会共享性和社会知名度。如英国的博物馆、档案馆和图书馆理事会，向所属各馆提供战略指导思想和项目资助，发布行业标准，建立综合资源的指南和门户网站等，值得借鉴学习。但应注意的是，若外力施加不当，会引起系统紊乱，所以政府应在适度范围内对档案馆进行引导、帮助和扶持，而不是干涉与强迫。
3.4.3 激发社会公众的档案意识。国家档案馆应承担公共责任，保障公民知情权，鼓励并培养公民的行使权利，使其意识到档案只有在广泛利用中才能实现价值，使国家档案馆成为普通大众乐意前往的公共场所。
3.5 建立健全国家档案馆的监督机制。当前我国档案馆公共服务的监督机制不健全，严重影响了档案利用的效果，应当建立档案部门自查、职能部门监管、社会舆论监督等相结合的监管机制。首先，进一步修订和完善有关法律法规，做到有法可依。其次，建立评价机制，定期意见反馈，促使各级国家档案馆不断提升公共服务意识，创新工作方式。最后，建立内部考评机制，规范日常监督和考核，定期评价考核，制定合理高效的激励政策。内外监督机制相互配合，以保障国家档案馆公共服务的健康持续发展。
*本文为国家社会科学基金项目“国家建设工程档案资源保障体系研究”（17CTQ049）的阶段性研究成果。
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（作者单位：郑州航空工业管理学院管理工程学院 来稿日期：2018-12-15）
