围绕服务公司发展的思路，创新档案管理工作

    刘维伟

    【摘要】按照公司党委关于开展学习实践科学发展观活动的要求，档案人员认真学习科学发展观理论，以科学的态度和新的观念开展工作。几年来档案工作紧紧围绕公司的生产经营和党建工作，有针对性的服务，取得了一些成绩，也得到了领导的认可。但是在档案围绕企业发展创新服务这一课题上，距离公司的要求还有差距，为此在相关部室进行调研，通过调研得到一些好的意见建议，为档案更好的发挥服务职能找到更科学途径和方法。

    【关键词】档案管理；现代化；服务性

    一、过去的一些做法

    加强管理是企业永恒的主题，企业发展重要的是可持续发展，档案作为企业的无形资产在企业发展过程中发挥着重要和不可替代的作用，几年来在加强档案管理方面作了以下几项工作。

    （一）完善档案管理体制，为档案服务提供保障

    1、公司的档案工作自1990年取得国家一级企业资格，1998年通过国家档案局复验，几年来在规范化、制度化上下功夫，形成了一个公司总经理分管、总经办主管、档案形成部门分管的三级档案管理网，每个岗位、人员都制定了岗位责任制并严格考核。在此基础上档案工作纳入公司年度计划和领导的议事日程，保证了档案工作的顺利进行。

    2、认真搞好两种培训，即专业知识和档案法规的培训。档案专职人员积极参加上级档案部门组织的各种培训，提高法制观念、不断更新业务知识，适应新形势的要求，在公司内部通过采取标语、图片、答卷、公司网等形式向公司领导和员工宣传档案知识和档案法律法规，重视档案工作，提高档案意识。

    3、认真做好三项基础工作：一是坚持档案“三参加”制度，即按时参加项目工程竣工验收、设备开箱验收和科技成果鉴定会，从源头保证档案的完整准确；二是经常深入档案形成部室检查文件材料的安全保管、案卷分类和平时立卷情况，防止档案材料的毁损、错归、漏归和遗失；三是认真做好每年归档文件案卷的质量把关工作，逐卷逐项检查，对不符合立卷的及时整改。

    （二）做好提供利用工作，为公司生产经营和党建工作服务

    提供利用是档案管理的出发点和归宿点，几年来档案部门一是抓基础，档案人员练内功，熟练掌握室藏情况，调卷准确迅速，热情服务，受到利用部门的好评；二是抓编研，根据历年档案编写的专题资料，比如公司历史沿革、大事记汇编在公司一些重大庆祝活动中，都发挥了重要的参考作用，近几年有针对性的编写了近十种有一定使用价值的编研材料，并提供给有关部室利用；三是重视档案利用的信息反馈，几年来公司利用各种载体档案解决技术、项目工程改造、纠纷、保险索赔、司法量刑、员工工龄核审等问题，为其及时准确的提供了最原始的资料凭证，档案为公司带来了较好的社会效益和经济效益。

    二、存在的问题及原因

    公司领导员工对档案的重视程度与现代企业发展速度还不相适应。档案工作不能像蜡烛一样，停电了想起蜡烛，有电了一边去吧。

    企业领导在档案工作中起决定作用。这是因为企业里行政手段在其管理中占主导地位，如机构设置、人员编制、经费使用等问题都必须由领导研究决定。其次，是由其肩负的重任决定的，公司总经理作为档案工作主要领导，既要全方位思考和处理所负责的公司管理工作，又要支持、创造档案事业的发展建设工作，因此，责任重大，其素质和能力关系到企业档案工作的质量和发展速度。因此，领导重视就一定能够有利于档案工作的发展，档案工作中存在的问题和困难就容易解决。我公司的档案工作正是由于公司经理分管，综合档案室主任抓，为公司档案工作的顺利进行起了决定作用。九O年公司取得国家档案一级企业资格，以后几年公司对档案管理的力度逐年加大，不断在基础管理、规范管理上下功夫，特别在档案的收集、整理、保管、利用几个方面做了大量的工作，使档案管理成为公司整体管理工作中不可缺少的一个组成部分，在公司的生产经营中发挥了应有的作用。最近几年，在公司资金紧张的情况下仍投资两万元为档案室更换计算机、和防盗报警器等必要的设施，及时安排档案专职人员，解决新老交替，使公司档案室实现平稳过度。

    档案管理人员是档案工作中的基本因素，是档案管理的基本力量，它关系到档案的基础管理水平和工作质量。这一点在以往的档案工作建设中足以说明。档案工作人员思想素质、业务素质高，积极性得到充分发挥，就能创造高质量的工作，做出成绩，使档案工作进入良性循环的轨道。

    三、对策和建议

    档案是企业几十年工作活动的历史纪录，有雄厚的信息资源，档案工作不但要立足现在，更要着眼未来，创新档案管理工作，适应企业的发展，为公司的生产服务，不仅是当前工作的需要，而且是维护企业历史真实面貌的一项事业。

    （一）应加大对档案工作的宣传力度。档案宣传工作是档案事业的重要组成部分，一个地方档案宣传工作开展的深度和广度，在一定程度上反映了这个地方档案工作的整体水平。积极开展档案宣传工作，是增强社会档案意识、扩大档案工作社会影响力、推动档案事业发展的重要途径。

    （二）档案工作要由被动服务向主动服务转变。档案工作的服务性是档案的基本属性之一，树立服务意识，以服务于企业的发展作为工作的前提，将档案工作做在其他工作的前面，按专题和系统针对性的服务。

    （三）进一步搞好档案的基础性管理工作。要掌握档案业务工作的基本功，提高档案工作水平，研究主动服务特点和规律，做好利用情况的登记，利用效果的手迹，并运用信息反馈来改进档案工作的服务方式，做到“超前服务”，要了解各部室需求，结合公司的工作，有针对性的进行服务。

    （四）推动档案工作现代化。目前，获取档案信息主要是依靠手工操作，查找和提供利用的速度慢且准确率低，不能适应企业的发展，电子计算机等现代化技术在档案工作中的应用，将会大大提高档案部门信息处理的能力从而能够迅速、及时、准确、全面的向利用者提供服务。

    参考文献

    [1]《天津档案》