从年表到目录：1882—1975年加拿大公共档案馆检索工具的体裁演变

    许晓彤

    摘 要：本文基于历史视角，对19世纪至20世纪中期加拿大公共档案馆的年表和目录进行研究。运用修辞体裁研究中的组织结构法，从文本特征、编制过程、阅读实践和社会角色四个维度解析上述档案检索工具，并探索其中蕴含的档案制度、档案职业与社会价值观特征。研究发现，作为“知识文化载体”的年表与目录充分体现加拿大公共档案馆对馆藏开放意义、档案馆功能定位、档案职业认同等问题认识的演进历程。

    关键词：年表与目录；公共档案馆；检索；加拿大

    1 研究背景

    “体裁（Genre）”作为文本组织分析中重要的概念工具，近年来得到了各学科的广泛应用，被看作是“具有强烈意识形态特征、使文本内涵与社会行为随历史进程变化的塑造者”。学者们普遍认为，体裁是各类文本与社会行为的组织与产生方式，二者之间具有复杂、动态的联系。近年来，体裁理论逐渐受到档案工作者的关注，并用于研究档案的功能价值与业务流程。如2012年，《档案科学（Archival Science）》刊发了一组将体裁研究应用于档案学的专题论文，其中两篇论文均将档案著录看作是一种特殊体裁。夏兰·特雷斯（Ciaran Trace）和安德鲁·迪伦（Andrew Dillon）将社会认知视角与体裁理论相结合，对美国的档案检索工具进行了研究；希瑟·麦克尼尔（Heather MacNeil）则基于体裁理论概述了档案著录的概念框架与组织结构。

    体裁理论领域的专家艾米·德威特（Amy Devitt）给出了“体裁”更详细的定义，即“个体行为与反复出现的情景语境、文化语境和语类语境互相塑造的结果”。将德威特对体裁理论的理解引入档案著录研究，可以探究档案著录与下列语境相互塑造的关系：如档案工作者通过各类检索工具使公众了解馆藏信息并获取相关档案文献，此谓情景语境；档案工作者与档案机构扮演的社会历史角色为文化语境；检索工具在形式与内容方面的特征及其影响可视作语类语境。

    安东尼·帕雷（Anthony Paré）和格雷厄姆·斯玛特（Graham Smart）认为，体裁可以从文本特征（Textual Features）、编制过程（Composing Processes）、阅读实践（Reading Practices）和作者与读者的社会角色（Social Roles）四个维度进行理解。这一理论也可以应用到对档案检索工具的分析中，如文本特征对应检索工具的结构与内容，编制过程对应与检索工具编制方法与步骤，阅读实践对应用户如何利用和解读检索工具，作者与读者的社会角色则体现在检索工具反映的职业特征及与之相关的制度。需要说明的是，由于本文研究所涵盖的历史时段内几乎没有档案材料记载公众对年表和目录加以利用并进行自身知识建构，因此，本文未将阅读实践维度作为单独一章进行讨论，而是主要从文本特征、编制过程和社会角色展开研究，并将对阅读实践的探讨融合在社会角色维度的分析的章节中。

    1882年至1975年间，加拿大公共档案馆编制了一系列档案检索工具，包括对外出版的年表、目录、专题指南，以及仅限馆内使用的卡片索引、排架目录等。在加拿大公共档案馆的著录工作全面走向自动化和标准化之前，1884-1949年作为年度报告附件出版的年表和20世纪50-70年代发布的一系列目录代表了其档案开放工作最为深刻且持久的尝试，因此，本文将主要对这两类检索工具进行研究。

    2 加拿大公共档案馆及其著录工作简介

    加拿大公共档案馆的建成与魁北克文学历史学会（Literary and Historical Society of Quebec）的积极倡议密不可分。魁北克文学历史学会成立于1824年，由使用英语的社会精英和知识分子组成，致力于推动加拿大历史研究及相关文献的恢复与出版。1871年，加拿大自治领成立后不久，学会成员向加拿大众议院和总督递交请愿书，意图使新任政府意识到历史档案对国家发展的重要性，请愿书中写道：“与英、法和美国相比，加拿大的作家和文学历史研究者似乎处于非常不利的地位，因为他们几乎接触不到那些记载了加拿大历史发展与社会进步的公共记录、档案与官方文书。”请愿者们指出，加拿大是一个民族多元、阶级多样、宗教信仰复杂的国家，不能因档案事业的落后让历史成为“传闻与片面的陈述”或“服务于政治与宗教偏见的傀儡”，建立可靠的“官方历史”迫在眉睫，目前这些珍贵的材料分散在全国各地，应尽早着手管理已有的档案文献，对其进行分类、编目，并长期保存以备查考。

    加拿大政府很快对请愿书作出了积极回应。1871年，国会命当时负责艺术与制造业的农业部筹备“档案馆计划（Archives Program）”，并拨款4000加币。1872年，蒙特利尔的一位知名记者道格拉斯·布里姆纳（Douglas Brymner）被任命为农业部“高级二等书记员（Senior Second Class Clerk）”，负责加拿大自治领的档案收集与管理。

    由于“库房空虚”，布里姆纳上任后的首要任务就是收集加拿大在殖民地时期的历史文献。“档案馆计划”实施的前两年，布里姆纳调查了早期英国在加拿大和英格兰各地创建的政府文件。第一次前往英国时，他确定了与加拿大历史相关的档案的获取来源，并在多个档案机构学习了保存、分类和著录等实践工作技能。接下来的若干年中，布里姆纳在伦敦和巴黎积极开展档案复制计划，他派遣20支抄录员团队前往英国公共文書局、大英博物馆、法国国家档案馆及英法两国的多个政府部门，将对加拿大历史有显著影响的档案文献进行手抄转录，这些档案文献也构成了早期加拿大公共档案馆的大部分馆藏，并成为之后编纂年表的主要资料来源。

    年表一般作为附件同年度报告一起出版发行，被视为加拿大公共档案馆档案开放服务的最初形式，也被看作档案著录的初次尝试。布里姆纳是年表的推崇者，而第二任馆长阿瑟·乔治·道蒂（Arthur George Doughty，任期为1904-1936）则对年表价值表示怀疑。尽管如此，道蒂及其继任者古斯塔夫·兰科特（Gustave Lanct?t，任期为1937-1948）依旧坚持年表的编纂工作。直到威廉·凯·拉姆（William Kaye Lamb，任期为1948-1968）担任馆长后，才正式开展系统化的档案著录工作，并配套实施了文件与手稿组合制度（Record and Manuscript Group System），以“组合（Group）”为单位编纂并出版目录。

    3 文本特征

    文本特征是指文章的结构、论证模式和写作风格。本研究中的文本特征则侧重于年表和目录的组织结构、文本内容及其隐含的信息。

    3.1 年表。在1882年的年度报告中，布里姆纳介绍了他从大英博物馆复制引进的哈尔迪曼德（Haldimand）和布屈埃（Bouquet）档案汇集（Collection），并表示其年表编纂工作进展良好。1884年起，布里姆纳每年都会在年度报告后附加一卷年表，如哈尔迪曼德档案汇集年表于1884-1890期间分批出版完毕。

    年表既包含文件标题，又包含内容概要，体量巨大，一般数以百页计。如1887年的哈尔迪曼德年表就达500多页。通常情况下，年表中的文件需按照时间顺序排列在其所属卷内。例如，通信文书按时间顺序分列于通信对象名下，并标记文件产生的时间、地点、在案卷中的页码及内容摘要，内容摘要可详可简，篇幅从寥寥几行到洋洋数页不等。此外，布里姆纳还在每卷开头标明了手抄副本对应的原件的卷号与所在地（如大英博物馆、英国公共文书局等）。

    1904年，布里姆纳去世，道蒂继任并提出了停止编纂年表的主张。他认为年表提供的信息过于片面，如果历史学家对具体内容感兴趣，就需要前往渥太华查阅，然而这是极不现实的。由此，道蒂发起了一项档案全文出版计划，但年表的编纂工作仍未停止，甚至其本人也花费了大量心力在达勒姆勋爵（Lord Durham）档案的编纂工作上。

    如前所述，年表与档案馆的年度报告共同出版发行。布里姆纳通常会在报告中着重突出他认为年表中比较新颖的人物及事件并加以评论。例如，布里姆纳在编纂哈尔迪曼德年表时，在相应的年度报告中反驳了前人对哈尔迪曼德在州长任上为人残暴的论断，并运用相关文书的原件或副本证明哈尔迪曼德的英明领导。与布里姆纳不同，道蒂并未在年度报告中提及年表中的历史事件，而是更专注于列举本年度各项工作取得的成就，亦添加了关于年表弊端的诸多论述和其关于历史档案全文出版的主张。

    “年表时代”终结于第四任馆长拉姆的上任。特里·库克（Terry Cook）曾撰文提到：“拉姆任馆长的第二年，年表被分散保存在70多份年度报告中。”随着拉姆对政府文件与私人文书的广泛征集，加拿大公共档案馆的馆藏越发丰富，年表“繁琐、过时、不适用于现代档案”的弊端逐渐突出。同时，拉姆也强调了年表的主观性问题，并提出“年表的编纂是‘省略的艺术，编纂者凭个人兴趣全权决定哪些细节该扩展，哪些内容该省略，其编纂结果有失偏颇”。于是，拉姆决定启用一种新的著录与利用方式——让历史学家能够了解馆藏的基本情况，并通过在全国各地图书馆存放档案的缩微胶片副本查阅和利用档案。

    3.2 初级目录与综合目录。拉姆任馆长期间，加拿大公共档案馆开始以组合为单位进行档案整理。对于政府公共文件，按照其来源部门或机构整理为文件组合（Record Groups），对于私人文件，则按照其时间顺序与功能整理为手稿组合（Manuscript Groups）。1951年，加拿大公共档案馆开始为上述文件和手稿组合出版一系列初级目录。

    初级目录（Preliminary Inventory）旨在简明地著录政府部门、公司、组织和个人产生的文件与手稿。文件组合的初级目录提供了每个文件组合的概述，包括简要情况说明、组织结构变动、行政历史沿革、文件整理、移交与保管信息等，以全面展现文件产生者的背景，同时还分别对文件组合内各个文件系列（Series）进行了著录。手稿组合的著录项目稍有不同，它包括名称、日期、卷数、作者简介、整理、移交与保管信息及检索方式（年表、卡片索引、排架目录等），亦涉及对文件系列级或更低级单位的著录，作为组合级著录的补充。1971年起，加拿大公共档案馆开始发布一系列新的目录——综合目录（General Inventory）以取代现有的初级目录，但二者在结构和内容上并无显著差异。罗伯特·S·戈登（Robert S. Gordon）亦指出，综合目录是对初级目录的修正与完善，并将其以更为系统化的方式呈现。相比于初级目录，综合目录在档案文献的性质、数量、日期及检索方式等方面提供了更为全面的信息。

    通常情况下，多份目录合成一卷进行出版，每卷包括：一份介绍目录的编制目的及与其他检索工具区别的概述、一份介绍卷内各文件或手稿组合性质与特点的说明、一份关于本卷内容的列表。组合级目录包括以下元素：题名、文件性质、日期、范围、在各类检索工具中的检索号、创建者的行政历史沿革、文件整理、移交与保管的信息、其他检索工具信息等。这一著录元素同样应用于系列级的著录中。

    在文本特征方面，初级目录和综合目录的突出区别在于综合目录更为注重对档案管理原则与档案专业术语的采用。来源原则作为档案管理的基本原则，是指按照原始单位对业务过程中生成与积累的文件进行整理与著录。文件与手稿组合制度按照档案的生成机构背景而非时间或主题进行分类，与之前的分类制度相比更突出了對来源原则的尊重，综合目录的编制也紧扣了来源原则的要求，如在“MG11殖民地办事处—伦敦（MG 11 Colonial Office—London）”档案汇集的综合目录中，1952年的初级目录介绍了三个世纪以来该殖民地办事处的行政历史沿革和档案管理基本情况，而综合目录中则对这两个方面展开了更为综合、完善的介绍与分析。同时，综合目录的编制语言风格渐趋“档案化”，除了MG11综合目录中采用的“原始顺序”“证据价值”等档案专业术语外，其整体语言基调的“档案色彩”愈加浓厚，许多初级目录中的常用短语被逐渐替代：如以“Documents”替代 “Papers”，以“Acquired from”替代“Presented by”；对于文件分类整理的表述，也由“Divided into Sections”转变为“Organized or Re-arranged”等。

    4 年表与目录的编制过程

    如果文本特征只是“潜在规律的表现形式”，那编制过程则是指上述规律被编纂的实践活动。在帕雷和斯玛特定义下，体裁理论中的“写作过程”包括信息的收集与分析、写作与重写，以及文本写作技巧等。本文的“编制过程”则是指年表与目录编制的实践和惯例。

    布里姆纳在英、法进行档案调查与收集期间，发现伦敦公共文书局、爱丁堡总登记处均采用严格按照时间顺序整理档案的原则，这与他的思路不谋而合。在后来的一份年度报告中，布里姆纳转引了他于1888年在美国历史学会（American Historical Society）作的关于档案整理与著录方法的报告内容。报告提到他命人将英国陆军部产生的档案从哈利法克斯移交至渥太华永久保管并进行整理和著录，不论案卷来自何种机构，均将它们打散并按照时间顺序排列，再根据其主题重新整理与组织。同时布里姆纳将为档案撰写摘要作为档案整理时的“休闲活动”，这些档案摘要也成为之后年表编纂的素材基础。

    由上可知，布里姆纳并未采纳来源原则的指导思想。与之不同，第二任馆长道蒂常被看作是借鉴欧洲档案管理思想并在加拿大推行来源原则的先驱，但通过考察其与大卫·帕克（1912-1923年任加拿大公共档案馆手稿处负责人）的交往细节可以发现，道蒂似乎“徒有虚名”。在1920年帕克向道蒂提交的一份关于“手稿处1750-1867政府文件整理方案”的备忘录中，帕克批判道蒂对其按照来源整理档案的提议不够支持，还明确提到“道蒂对档案进馆后的工作漠不关心，长期忽视手稿的价值，并将分类工作视为低级‘技能，甚至认为从未接受过任何训练的人都可以胜任这项工作”。卡曼·V·卡罗尔（Carman V. Carroll）将帕克视为加拿大公共档案馆的“档案整理之父”，他指出帕克直至1923年辞职都未得到道蒂的回应，并因此深感挫败。

    拉姆任馆长期间，随着文件与手稿组合制度的采用，来源原则得到了前所未有的重视。拉姆这一主张使政府文件不必打散并重新整理，而是和来自同一部门的文件一起保管。对于非政府文件，拉姆主张按照时间和功能进行整理，虽然这不符合尊重全宗的思想，但总体而言，文件与手稿组合制度的采用已然体现了分类思想的进步。1972年，时任馆长威尔弗里德·I·史密斯（Wilfrid I. Smith）指出，文件与手稿组合制度从源头解决了档案分类的难题。

    5 年表与目录的社会角色

    社会角色是指作者或读者在创建或利用文本中的角色定位及其相互关系。本文重点关注加拿大公共档案馆年表与目录中所体现的对用户需求的认知变化过程，以及检索工具功能定位的演化路径。

    如前所述，加拿大公共档案馆是在魁北克文学与历史学会的倡议下建立的，其成员均由精英与学者组成，他们可被视为加拿大公共档案馆的第一批用户。学会成员们主张对档案进行保管与收集，以便使更多和他们一样拥有“高贵梦想”的学者一起将档案馆变成“历史研究者心之所向的麦加圣地”。

    布里姆纳及其继任者道蒂、兰科特均将历史学家看作档案的主要利用者。正如米勒所言，“加拿大公共档案馆的第一代档案工作者将其对历史研究的热爱蕴于对档案管理的理解之中”，年表的编制则反映了上述愿景，比如档案材料被按照时间顺序排列，以便历史学家查看“事件自然发生的过程”，且每份文件的内容（日期、关键人物、地点、活动等）均被提取并编制成摘要。此外，年表还有一重隐含的目的，即向世人展示加拿大的伟大历史。正如布里姆纳1885年报告中所说：“通过为文件编制摘要，阐述加拿大历史上鲜有人知的重要事件，能够使馆藏的价值得以彰显。”

    和布里姆纳相同，道蒂也怀有同样的愿景，但他却更主张出版完整的档案文献以服务历史学家。尽管如此，年表的编纂工作仍在继续。加拿大公共档案馆的前三位馆长均将自己视为史学研究的推动者。尤其在布里姆纳和道蒂任上，历史学家与档案馆的关系十分密切。道蒂亦通过在加拿大公共档案馆开展历史研究的暑期课程项目增进与各个大学历史学家的联系。

    加拿大公共档案馆成立前50年内，工作重点在于书写历史和推动历史研究。之后的50年内，随着规模进一步扩大，其工作重点转向了政府公共文件的收集与管理。关于档案館角色定位的争论之声亦逐渐增多。特里·库克这样描述1950年后北美长达20年的“档案革命”：“档案职业、档案机构及档案馆藏不断发生着变化。关键的变化在于档案机构从热衷于收集‘类文物或英雄人物的个人档案转向采取更为学术化、系统化和专业化的方法获取当代社会的记录，特别是对新兴政府文件进行有效的管理。同时，档案工作者的角色也逐渐从仅为历史学家保管文献的被动‘守史人转向为服务更广泛用户的学者型档案工作者。”库克认为拉姆是这场变革的主导人，并认为其成就主要体现在三个维度：第一维是档案鉴定，第二维是政府文件管理，第三维则是服务现代学者。

    档案著录实践属于拉姆的第三维成就。库克指出：“拉姆不仅仅从历史学家的角度出发来思索档案著录问题，而是意识到除历史学家外，经济学、社会学、地理学等各学科的研究者也对档案利用有着强烈需求，档案工作者应该尽其所能为各学科研究者提供一视同仁的帮助。”由于针对历史学家编制的年表并不能满足各学科研究人员的需求，拉姆提出应当建立一套更为系统的、可以快速确定档案馆藏是否满足用户需求的著录方案，在这一背景下，目录应运而生。与年表反映了编纂者的个人兴趣与喜好不同，目录着重突出机构的行政历史背景和其中包含的所有文件内容，从而提供了比年表更为广泛和客观的信息。

    对档案用户群体认识的革新引发了档案工作者对自身职业定位的思考。随着加拿大公共档案馆管理的政府文件不断增多，整个加拿大的档案工作者都在讨论档案职业的角色定位——档案工作者是历史学家吗？抑或是服务于政府的行政人员？20世纪70年代后期至20世纪80年代，加拿大《档案（Archivaria）》杂志上刊发了一系列关于档案工作者的角色定位、档案和档案工作者与历史、历史学家、政府、行政部门、信息、文化之间关系的论文，争论声此起彼伏。与此同时，档案界也在思考档案教育的必要性，部分档案工作者建议不应将档案学置于历史学的教育体系下，或仅对档案工作者进行实践培训，应开展体系化的档案学专科教育。

    上述关于档案工作者角色定位、人才培养、专业发展的探讨体现着档案工作者不再将自己划归于历史学家或图书馆员等群体，其职业认同感越发强烈。在检索工具的编制中，档案工作者也不断努力彰显其独特之处，从年表到目录，检索工具的语言风格从历史研究的“学院派”逐渐转向档案的“职业化”。如前文提及的MG11综合目录中，“来源”“原始顺序”等专业术语的采用无不体现着档案职业的元素。

    6 结论

    正如米勒所言，加拿大档案事业发展的早期，文献遗产保护作为与国家建设息息相关的“公共责任”，由自治领政府负责，具体而言，即由加拿大公共档案馆负责。多年来，加拿大公共档案馆的历任馆长秉承着这种责任感，意图通过档案唤起人们的爱国主义情怀。在布里姆纳和道蒂的领导下，档案馆的首要职能是鉴定与获取对加拿大历史研究最有价值的档案素材。布里姆纳始终怀着历史视角撰写报告并编制年表，他认为通过时间顺序整理档案并编写摘要能够为历史学家清晰地展现历史事件的原貌。尽管道蒂不赞同将年表作为档案检索利用的主要途径并提出开展全文出版计划，但年表的编制工作仍持续至20世纪。布里姆纳、道蒂和兰科特均认为自己从事的是历史事业，并从属于历史学家群体。

    这一看法在拉姆上任后得以转变。拉姆积极采用文件与手稿组合制度并编纂了目录，这被看作是加拿大公共档案馆著录工作的重要转折点，同时加拿大的档案机构和档案职业亦发生了根本性变革。档案机构从仅收集历史文献转向对当代政府记录的收集与管理，档案工作者也从被动的“守史人”转向为服务更广泛用户的学者型人员；档案机构将来源原则、尊重全宗的基础理论引入档案管理实踐，以“组合”为单位进行档案整理；档案人逐渐使用更专业化的术语编制目录……均体现着加拿大公共档案馆对档案、档案工作独特性的认识逐渐深刻，其职业认同感也愈加强烈，加拿大的档案工作亦不断向体系化、专业化的方向发展。

    本文对年表和目录的文本特征、编制过程和社会角色进行了分析，发现在上述维度中，均能提炼出加拿大公共档案馆在档案开放意义、档案工作者与用户的关系及档案职业认同感等问题上的认识。年表与目录分别以其各自的方式体现并延续着加拿大公共档案馆的工作目标，也体现着档案工作者对档案的属性、档案学术研究和档案工作的理解与信念。

    （译者单位：武汉大学信息管理学院，图书情报国家级实验教学示范中心（武汉大学） 来稿日期：2018-12-20）