高校学生档案管理现状及改善对策

    孟妍妍

    【摘要】高校学生重要信息资源都存在学生档案中，学生档案可以较全面真实的反应一个学生的面貌。所以，提高学校档案管理水平，力求学校档案的完整性、真实性、系统性，这对于提高学校的学生档案管理水平和教育质量上都有很大的促进作用。

    【关键词】档案管理；资料；高校文案整理

    一、目前高校档案工作存在的主要问题

    （一）学生档案管理重视不够，制度不健全。

    学生档案是高校档案的一部分，然而一些高校仅对学校的教学档案管理工作较为重视，却忽略了学生档案的重要性。还有些学校认为“学生档案是跟着学生走的，学生毕业了就与学校无关了”，所以没必要对学生档案进行过多的管理，在学校议事日程中对于学生档案管理工作也很少提。不但不将学生档案管理工作的优劣作为档案管理部门业绩评比的标准，也不对学生档案管理工作进行必要的检查监督和指导，更是缺乏领导的重视，没有相关的制度建设，管理体制也不完善，一些学校甚至没有专职的学生档案管理人员。

    （二）学生档案管理手段落后，程序不够规范。

    虽然如今已是信息化数字化时代，档案管理方面也有了改善，无论是档案管理的内容还是服务方式及手法都比以往有了突飞猛进的变化，但是一些高校的档案管理人员已经习惯了老旧的手工操作方法来进行档案管理和文书的分类，虽然操作熟练，但远不及现代化办公手段的速度。由于一些高校建立时间不长，一些管理工作还没有步入正轨，还没有科学规范的管理制度，相应的档案管理方法也落后，程序也不规范。

    （三）学生档案数量庞大，深度开发利不到位。

    一些学校尽管已经提出了建设信息化档案馆，但是落到实际上就不尽人意，学校各个部门的档案信息资源没能有效的整合，也没有做到深加工、细致化档案信息，更别说从学校的档案信息资源中提炼出有结论性并且有规律的数据资料，所以这些档案资源就无法对教学管理、教学改革、领导决策服务。如今一些用人单位需要学生提供档案来办理相关手续，但是由于档案具有保密性，严重制约了用人单位工作的开展，让档案管理者也是无奈。

    （四）学生档案管理经费投入不足，发展缓慢。

    如今高校不断扩大招生规模，学生增加了，学生档案管理工作也随之增加，然而学校在学生档案管理方面投入的经费并不够，这让学生档案管理工作很是被动，不能与其他部门建立统一的管理平台，使学生档案管理工作无法顺利的开展。档案信息化建设的人才缺乏也是高校档案管理工作的困难之一，制约着高校档案信息化进展的脚步。高校档案工作不像经济领域一样能产生立竿见影的社会与经济效益，所以理解与支持档案工作的人较少。这些客观与人为因素严重影响了高校档案实现数字化管理的进程。

    （五）毕业生档案传递方式原始，管理落后。

    随着高校毕业生就业制度改革，毕业生实行双向选择，自主择业。毕业生生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，毕业生的档案在两年择业期内由人才市场、人才交流中心或毕业学校待管，待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。这样就导致毕业生学籍档案转递环节复杂，导致一些学生档案丢失。严重影响了学生的就业前景。

    二、高校学生档案管理工作的改善对策

    （一）重视学籍档案管理，提高人员素质。

    加强高校领导以及教职人员的档案意识，将学生档案管理工作当成学校的一项基础工作。学校要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。选拔“业务精、素质高、觉悟高”的人员充实到档案管理队伍中，积极加强档案管理人员的档案业务培训，建立档案工作网络，充分利用计算机辅助档案管理，建立学生档案信息数据库，进而全面提高档案管理水平和服务水平，使学校学生档案工作跟上办公自动化的步伐，为学校教学。科研和其他工作服务。

    （二）完善学籍档案内容，提高档案质量。

    只有收集好学生的各类资料，才能确保学生档案材料的完整性，也能更全面更直接的反应出学生在校期间的能力。学生档案资料收集能否齐全完整，一方面，定期对档案资料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化档案管理，根据学生学习生活特点，增设“信用档案”、“心理健康材料”内容，充分反映学生个性化发展特征。注意收集反映学生成长进步的材料。包括学生的个人作品、荣誉证书、资格证书等方面，充分反映学生多方面的潜能。

    （三）充分开发学籍档案信息资源，提高服务利用价值。

    学生档案信息资源的开发与利用，我们应坚持按规章制度办事，注重改善服务态度，提高服务质量，做到热情、主动、准确、迅速。努力开发档案的教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。要加强档案的开发利用，实现信息共享，就必须加强档案基础管理。档案员在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫的同时，着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全的检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供，满足学生档案利用工作的需要。同时适应社会需求的变化。寻求更为有效的服务新途径，以提高学生档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥学生档案的作用。

    （四）严格毕业生档案的转递工作，确保安全完整。

    学生毕业季的档案传递工作具有时间紧、流量大、涉及面广等特点。所以要结合其特点设置科学合理的传递方式和周密的传递环节，参与传递的人员较多，要严格要求传递手续，来防止毕业生档案的丢失。

    三、结束语

    随着信息技术的发展和教育制度的改革，高等院校的档案管理工作也变得与时俱进，各种新的管理模式和理念需要得到学校的重视。高校学生档案的建立与管理应与学校教学、管理过程相结合，应与高等教育的发展相结合，应与社会要求相结合。在新的形势下，建立内容丰富，具有个性的学生档案，充分发挥学生档案的重要作用成为高校学生档案管理工作的重点。

    参考文献

    [1]倪迎华，刘昊，陈攀峰.高校学生档案管理存在的问题及应对措施[J].河北科技师范学院学报（社会科学版），2006年02期.

    [2]刘波，张志宏，刘轶群，刘博.高职院校学生档案管理存在的问题与对策[J].科技信息，2009年05期.